Storia di un caso
Le Ferrovie Olandesi (NS) sono una delle aziende più importanti dei Paesi Bassi e impiegano 26.000 persone in 35 sedi diverse. La collaborazione all'interno di un'organizzazione così vasta comportava alcune sfide, in particolare la gestione efficiente degli spazi per le riunioni.
La sfida
La soluzione stessa doveva integrarsi perfettamente con i processi di flusso di lavoro esistenti, pur rimanendo di facile utilizzo. Convincere tutti i dipendenti ad adottare questo nuovo sistema e "conquistarli all'uso" è stato altrettanto entusiasmante.
La soluzione
NS ha trovato la risposta in GoBright, in particolare nel loro sistema di prenotazionesale riunioni e nel software di registrazione dei visitatori . Questa collaborazione è iniziata quando l'azienda si è rivolta ai servizi AV di Ricoh per avere una guida sui problemi relativi a sale riunioni riunioni. Ricoh ha consigliato GoBright come soluzione migliore. Nel corso del tempo, quella che era iniziata come una piccola implementazione con alcune sale riunioni e display esterni sale riunioni si è evoluta in una soluzione completa. GoBright si integra completamente con Microsoft Teams, Outlook ed Exchange. Gli utenti possono facilmente controllare la disponibilità di sale riunioni , prenotare riunioni, invitare partecipanti, dal vivo o in remoto, e avviare riunioni di Microsoft Teams con pochi clic.
Risultati
Il sistema di prenotazione GoBright sale riunioni semplifica la prenotazione delle sale riunioni, la verifica della disponibilità e la conferma delle prenotazioni, evitando così le prenotazioni non necessarie. Gli approfondimenti basati sui dati hanno aiutato NS a ottimizzare l'utilizzo di sale riunioni e a ridurre la necessità di spazio in eccesso negli uffici. Ad esempio, mentre i singoli spazi di lavoro vengono utilizzati meno, le sale riunioni sono sempre molto richieste, il che indica un cambiamento nell'utilizzo dello spazio in ufficio. Le sale più grandi, situate in prossimità dei piani più popolati degli uffici, si sono rivelate le più richieste.
"L'implementazione di un sistema di prenotazione intelligente sale riunioni non solo ha fatto risparmiare tempo ai dipendenti e ha alleviato le frustrazioni legate alla disponibilità di sale riunioni , ma ha anche migliorato la nostra immagine professionale", secondo Marco Kaptijn, Product Owner di NS.
Informazioni su NS
NS è un'organizzazione enorme con operazioni complesse. La sua sede centrale si trova a Utrecht e conta circa 1.800 dipendenti che utilizzano i servizi di GoBright.
Consigli per altre organizzazioni:
Le ferrovie olandesi consigliano di coinvolgere il dipartimento strutture e il dipartimento immobiliare nel processo di implementazione per garantire un'adozione senza problemi. Non si tratta solo di un'iniziativa informatica, ma ha un impatto su tutti i membri dell'organizzazione.
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