Dutch Railways (NS) är ett av de mest framstående företagen i Nederländerna och sysselsätter 26 000 personer på 35 olika platser. Samarbetet inom en så stor organisation innebär en del utmaningar, särskilt när det gäller att hantera mötesutrymmen på ett effektivt sätt.
En av de viktigaste utmaningarna för The Dutch Railways var att effektivisera bokningsprocessen för mötesrum. Med en mängd anställda och olika behov visade det sig vara en utmanande uppgift att samordna mötesrummen på ett effektivt sätt. Det fanns ett behov av en lösning som kunde förenkla och optimera den här processen.
Själva lösningen måste integreras sömlöst med befintliga arbetsflödesprocesser och samtidigt vara användarvänlig. Det var också spännande att övertyga alla anställda om att använda det nya systemet och att "vinna över dem till att använda det".
Vårt partnerskap med GoBright har utvecklats från att förenkla rumsbokningar till en heltäckande lösning, och det fortsätter att vara till nytta för oss när vi ska navigera i komplexiteten i vår organisation.
Implementeringen av ett smart rumsbokningssystem har inte bara sparat mycket tid åt medarbetarna och minskat frustrationen kring rumstillgängligheten, utan också förbättrat vår professionella image.
NS hittade svaret i GoBright, särskilt i deras rumsbokningssystem och programvara för registrering av besökare . Samarbetet inleddes när NS kontaktade Ricoh AV Services för att få råd om sina mötesrumsproblem. Ricoh rekommenderade GoBright som den bästa lösningen. Med tiden har det som började som en liten implementering med några mötesrum och externa rumsdisplayer utvecklats till en komplett lösning. GoBright är helt integrerat med Microsoft Teams, Outlook och Exchange. Användarna kan enkelt kontrollera rumstillgänglighet, boka möten, bjuda in deltagare, live eller på distans, och starta Microsoft Teams-möten med bara några få klick.
Rumsbokningssystemet GoBright gör det enkelt att boka mötesrum, kontrollera tillgänglighet och bekräfta bokningar för att förhindra onödiga bokningar. Datadrivna insikter har hjälpt NS att optimera rumsutnyttjandet och minska behovet av överflödigt kontorsutrymme. Till exempel används enskilda arbetsytor mindre, men mötesrummen är genomgående mycket efterfrågade, vilket tyder på en förändring i användningen av kontorsutrymmet. Större rum som ligger närmare de mer välbesökta våningarna på kontoren har visat sig vara de mest populära.
"Implementeringen av ett smart rumsbokningssystem har inte bara sparat mycket tid åt medarbetarna och minskat frustrationen över rumstillgängligheten, utan också förbättrat vår professionella image", säger Marco Kaptijn, produktägare på NS.
377
Licenser för rumsbokning
103
Licenser för kartläggning
1
Licens för registrering av besökare
NS är en stor organisation med komplex verksamhet. Deras huvudkontor ligger i Utrecht och har cirka 1 800 anställda som använder GoBright:s tjänster.
Råd till andra organisationer:
Dutch Railways rekommenderar att man involverar Facilities Department och Real Estate Department i implementeringsprocessen för att säkerställa ett smidigt införande. Det är inte bara ett IT-initiativ, utan det påverkar alla i organisationen.
Upprätthålla balans mellan arbete och privatliv samtidigt som vi främjar engagemang på kontoret
Smart arbetsmiljö med korrekta beläggningsdata
Fokusera på samarbete på en aktivitetsbaserad arbetsplats
Motivera medarbetare med parkeringsbokning
Praktiskt hybridarbete med rums- och skrivbordsbokning
Flexibla arbetslösningar i monumental byggnad
Förbättra samarbetet på huvudkontoret
Optimerade möten med smart rumsbokning
Desk Booking för att hantera kontorets beläggning
Workplace management som ett verktyg för att förbättra kontorets beläggningsgrad
Hålla möten i ett modernt, nytt stadshus
Övervinn alla kommunikation-sutmaningar med programvara för digital skyltning
Optimera kontorsutrymmet med praktiska och enkla programvarulösningar
Redo för framtidens kontor med GoBright Smart Office lösningar
Passar perfekt för hållbara och hälsofokuserade arbetsmiljöer
Är du redo att ta nästa steg? Begär en demo för att se våra produkter i aktion eller ställ en fråga om du är osäker.