Nederländska järnvägar (NS)
Dutch Railways (NS) är ett av de mest framstående företagen i Nederländerna och sysselsätter 26 000 personer på 35 olika platser. Samarbetet inom en så stor organisation innebär en del utmaningar, särskilt när det gäller att hantera mötesutrymmen på ett effektivt sätt.
UTMANINGEN
En av de viktigaste utmaningarna för The Dutch Railways var att effektivisera bokningsprocessen för mötesrum. Med en mängd anställda och olika behov visade det sig vara en utmanande uppgift att samordna mötesrummen på ett effektivt sätt. Det fanns ett behov av en lösning som kunde förenkla och optimera den här processen.
Själva lösningen måste integreras sömlöst med befintliga arbetsflödesprocesser och samtidigt vara användarvänlig. Det var också spännande att övertyga alla anställda om att använda det nya systemet och att "vinna över dem till att använda det".
Vittnesmål
Vårt partnerskap med GoBright har utvecklats från att förenkla rumsbokningar till en heltäckande lösning, och det fortsätter att vara till nytta för oss när vi ska navigera i komplexiteten i vår organisation.
Implementeringen av ett smart rumsbokningssystem har inte bara sparat mycket tid åt medarbetarna och minskat frustrationen kring rumstillgängligheten, utan också förbättrat vår professionella image.
Lösningen
NS hittade svaret i GoBright, särskilt i deras rumsbokningssystem och programvara för besökarregistrering . Partnerskapet inleddes när NS kontaktade Ricoh AV Services för att få hjälp med sina mötesrumsproblem. Ricoh rekommenderade GoBright som den bästa lösningen. Med tiden har det som började som en liten implementering med några mötesrum och externa rumsdisplayer utvecklats till en komplett lösning. GoBright är helt integrerat med Microsoft Teams, Outlook och Exchange. Användarna kan enkelt kontrollera rumstillgänglighet, boka möten, bjuda in deltagare, live eller på distans, och starta Microsoft Teams-möten med bara några få klick.
Resultat
GoBright rumsbokningssystem gör det enkelt att boka mötesrum, kontrollera tillgänglighet och bekräfta bokningar för att förhindra onödiga bokningar. Datadrivna insikter har hjälpt NS att optimera rumsutnyttjandet och minska behovet av överflödiga kontorsytor. Till exempel används enskilda arbetsytor mindre, men mötesrummen är genomgående mycket efterfrågade, vilket tyder på en förändring i användningen av kontorsutrymmet. Större rum som ligger närmare de mer välbesökta våningarna på kontoren har visat sig vara de mest populära.
"Implementeringen av ett smart rumsbokningssystem har inte bara sparat mycket tid åt medarbetarna och minskat frustrationen över rumstillgängligheten, utan också förbättrat vår professionella image", säger Marco Kaptijn, produktägare på NS.
Om NS
NS är en stor organisation med komplex verksamhet. Deras huvudkontor ligger i Utrecht och har cirka 1 800 anställda som använder GoBrighttjänster.
Råd till andra organisationer:
De nederländska järnvägarna rekommenderar att man involverar fastighetsavdelningen och fastighetsförvaltningen i implementeringsprocessen för att säkerställa en smidig övergång. Det handlar inte bara om ett IT-initiativ; det påverkar alla inom organisationen.
Implementering av GoBright lösningar hos NS
Är du intresserad av att skapa en fallstudie?
Ta kontakt med Iris
vår marknadschef.
Bli inspirerad, läs våra senaste case
Plieger: Effektivare kommunikation mellan över 80 verksamhetsställen
- Centraliserad innehållshantering på över 80 platser.
- En smidig incheckningsprocess med omedelbara meddelanden till värden vid receptionen.
- Enkel bokning av mötesrum i realtid för en smidig kontorsupplevelse.
- Digital skyltning +2 produkter
