Casus
Met GoBright Meet kregen Strukton-medewerkers de beschikking over een eenvoudige en efficiënte tool voor het reserveren van ruimtes. Dit vergrootte het algehele inzicht in de beschikbaarheid van vergaderruimtes
De uitdaging
Consultant Ruud de Haas en facilitair coördinatoren Esther Snel en Ilse Maas van Strukton Worksphere waren deze uitdaging als team aangegaan. Zij zijn begonnen met het grondig onderzoeken van de mogelijkheden in de markt, waarna zij de realisatie van het project hebben begeleid.
"Voorheen moesten we vergaderruimte reserveren via e-mail of telefoon bij onze Servicedesk. De receptioniste van de servicedesk checkte dan de beschikbaarheid en maakte een reservering in het FMIS. Alle facilitaire meldingen werden daarbij vastgelegd. Ook eventuele cateringverzoeken konden aan de reservering worden toegevoegd. Dit kon echter alleen door de servicedesk worden gedaan, niet door de medewerkers zelf. Onze receptionisten konden natuurlijk wel bestaande reserveringen inzien, maar voor medewerkers was er geen inzicht", vertelt Esther.
Room Booking bij Strukton Worksphere
Resultaten
De flexibiliteit van ruimtereservering
Strukton werkte samen met Comcross aan de succesvolle implementatie van GoBright Room Booking en GoBright Wayfinding op twee van haar locaties. Elke ruimte heeft nu een touchscreen bij de ingang dat de actuele beschikbaarheid toont. Je kunt de ruimte direct reserveren zonder tussenkomst van een servicebalie. In het oorspronkelijke plan was voorzien dat voor cateringbestellingen een koppeling met het FMIS zou worden gemaakt. Maar intussen heeft GoBright een nieuwe module gelanceerd voor gebruikers die catering willen bestellen. Met de toevoeging van deze cateringmodule maakt Strukton nu gebruik van één platform dat zeer efficiënt werkt. Op twee locaties kan men werken met GoBright , dankzij een stukje maatwerk dat men heeft kunnen doorvoeren.
"Technologieleverancier Comcross is geen onbekende voor Strukton. Het was dan ook een logische stap om hun expertise in te huren. Een van hun producten, GoBright Room Booking, is een platform waarmee gebruikers eenvoudig ruimtes kunnen reserveren. Na de implementatie hebben we kort uitgelegd hoe GoBright Room Booking werkt. Ook hebben we een FAQ bestand gemaakt en voorwaarden opgesteld hoe om te gaan met catering. GoBright Room Booking is zeer goed ontvangen door onze collega's", vult Ruud aan.
De mobiele app
"De app is een ideale aanvulling voor onze collega's die veel onderweg zijn". zegt Esther. "De verschillende reserveringsmogelijkheden maken het een zeer flexibel en efficiënt systeem. De gebruiker kan keuzes maken die het beste aansluiten bij zijn behoeften.
De organisatie
Strukton heeft drie werkmaatschappijen: Strukton Rail, Strukton Civiel en Strukton Worksphere. Elk van deze bedrijven ontwikkelt technologieën en integreert oplossingen die bijdragen aan de veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid van spoorvervoer, weginfrastructuur, technische installaties en gebouwen.
Laat je inspireren, lees onze laatste cases
Geoptimaliseerde vergaderingen met slimme kamerreservering
Desk Booking voor het beheer van de kantoorbezetting
Werkplekbeheer als instrument om de kantoorbezetting te verbeteren
Vergaderingen houden in een modern, nieuw gemeentehuis
Overwin elke communicatie-uitdaging met digital signage software
