Internationale Bank — WiFi-bezetting
Uit gegevens van de WiFi-bezettingsmeting van GoBrightbleek een schrijnende onevenwichtigheid: een overvol hoofdkantoor in Amsterdam twee keer per week, terwijl de regionale kantoren grotendeels leeg stonden. Dit inzicht leverde deze internationale bank het bewijs om drie kantoorgebouwen te sluiten.
- Financiën en bankwezen
- Hoofdkantoor in Amsterdam + 23 regionale vestigingen
- 3 kantoorgebouwen minder
De uitdaging
De COVID-19-pandemie heeft de manier waarop medewerkers van deze grote bank gebruik maakten van kantoorruimte ingrijpend veranderd. Vóór de pandemie hanteerde de bank een traditioneel ruimteverdelingsplan: bedrijfsonderdelen en afdelingen beschikten over vaste werkplekken op toegewezen verdiepingen of delen daarvan. Werken op kantoor was de norm; thuiswerken was de uitzondering.
Met het hoofdkantoor in Amsterdam en 23 regionale vestigingen verspreid over Nederland was de kantorenportefeuille van de bank destijds zo ontworpen dat deze de bedrijfsactiviteiten ondersteunde. Essentiële functies zoals het uitvoerend management, International Banking, de handelszaal en IT waren geconcentreerd op de hoofdkantoorlocatie, terwijl Retail Banking, Facility Management en diverse backoffice-afdelingen verspreid waren over de regionale vestigingen.
Tijdens de pandemie heeft de bank de toegang tot de kantoren aanzienlijk beperkt. Om het gebruik van het openbaar vervoer te verminderen, mochten medewerkers werken vanuit het kantoor dat het dichtst bij hun woonplaats lag. Na de pandemie heeft de bank een hybride werkstrategie ingevoerd, waardoor medewerkers gedeeltelijk – of in sommige functies volledig – vanuit huis kunnen werken.
Deze nieuwe manier van werken zorgde voor een onevenwichtige bezetting van de kantoren. De hoofdkantoorlocatie in Amsterdam biedt uitstekende bereikbaarheid en voorzieningen, waaronder parkeergelegenheid op het terrein, een nabijgelegen treinstation en een winkelcentrum op loopafstand. Op dinsdagen en donderdagen was het er steevast overvol.
Ondertussen bleven verschillende regionale kantoren, met name die buiten het grootstedelijk gebied van de Randstad, grotendeels onderbenut. De bank had behoefte aan objectief inzicht in hoe haar kantoorlocaties daadwerkelijk werden gebruikt.
De oplossing
De bank koos ervoor om het kantoorgebruik te analyseren met behulp van WiFi Occupancy, waardoor ze gedurende de hele werkweek datagestuurde inzichten kreeg in de bezettingsgraad van gebouwen, verdiepingen en kantoorzones.
Al snel werd duidelijk dat het niet voldoende was om te weten hoeveel medewerkers er aanwezig waren. Om haar werkplekstrategie effectief te optimaliseren, moest de bank ook weten welke afdelingen gebruik maakten van bepaalde kantoorlocaties.
Een handmatig registratieproces voor de bezettingsgraad per afdeling bleek onpraktisch en niet schaalbaar. De bank vroeg of WiFi Occupancy kon worden uitgebreid om inzicht te bieden in de bezettingsgraad op afdelingsniveau.
Uit technisch onderzoek bleek dat dit haalbaar was: de laptops en mobiele apparaten van de medewerkers waren om veiligheidsredenen al voorzien van unieke technische identificatiecodes. Vanaf het begin beschouwde de bank privacy als een fundamentele ontwerpvereiste, en niet als iets dat pas achteraf werd toegevoegd.
GoBright heeft in nauwe samenwerking met de Centrale Ondernemingsraad een ‘privacy-by-design’-oplossing ontwikkeld. Hierbij werden geen individuele locatiegegevens opgeslagen of traceerbaar gemaakt. De apparaten werden uitsluitend gebruikt om geanonimiseerde aanwezigheidscijfers per afdeling te genereren, en dankzij een minimale groepsgrootte konden de rapporten nooit worden herleid tot zeer kleine teams of individuele medewerkers.
Deze ‘privacy-by-design’-aanpak kreeg de goedkeuring van de Centrale Ondernemingsraad, waardoor de bank betrouwbaar inzicht kreeg in de bezetting op afdelingsniveau zonder de privacy van de medewerkers in het gedrang te brengen.
De resultaten
Door WiFi-bezettingsgegevens te combineren met een analyse van langetermijntrends heeft de bank haar werkplekstrategie structureel geoptimaliseerd.
Het vastgoedportfolio optimaliseren
Uit de analyse bleek dat de organisatie aanzienlijk minder werkplekken nodig had dan vóór de pandemie. Door afdelingen efficiënter samen te voegen, heeft de bank drie kantoorgebouwen gesloten, wat heeft geleid tot aanzienlijke besparingen op vastgoed- en exploitatiekosten.
Werkplekken afstemmen op de werkelijke vraag
Uit de gegevens bleek dat de vraag naar vergaderruimtes aanzienlijk hoger was dan verwacht. Scrum-sessies en teamvergaderingen vonden vaak in de gangen plaats omdat er geen geschikte vergaderruimte beschikbaar was.
Op basis van deze inzichten creëerde de bank extra vergaderruimtes in haar overige kantoren en herzag zij haar beleid voor het reserveren van ruimtes. Vergaderruimtes konden niet langer ver van tevoren voor langere periodes worden gereserveerd; de bank hield actief toezicht op no-shows en nam contact op met organisatoren over ongebruikte reserveringen. Hierdoor verbeterden zowel de beschikbaarheid als de bezettingsgraad van de vergaderfaciliteiten aanzienlijk.
Meer transparantie voor werknemers
Medewerkers kregen inzicht in de verwachte bezettingsgraad van elke kantoorlocatie. Hierdoor konden ze beter onderbouwde beslissingen nemen over wanneer en waar ze zouden werken, wat bijdroeg aan een evenwichtigere spreiding van de aanwezigheid op kantoor en een aangenamere werkomgeving.
Datagestuurde verdeling van de aanwezigheid op kantoor
Uit de analyse bleek duidelijk dat de bezettingsgraad op dinsdag en donderdag het hoogst was. Op basis van deze bevindingen heeft de bank maatregelen genomen om vergaderingen en teamdagen gelijkmatiger over de week te spreiden. De bank moedigde de bedrijfsonderdelen aan om bijeenkomsten op verschillende weekdagen te plannen, wat resulteerde in een evenwichtiger bezettingspatroon en een efficiënter gebruik van de beschikbare kantoorcapaciteit.
Conclusie
Door ‘WiFi Occupancy’ te combineren met een zorgvuldig ontworpen ‘privacy-by-design’-aanpak, heeft de bank haar werkplekstrategie omgevormd van besluitvorming op basis van aannames naar beheer op basis van feiten. De organisatie kreeg niet alleen inzicht in hoeveel medewerkers aanwezig waren, maar ook in hoe verschillende afdelingen de kantoorlocaties daadwerkelijk gebruikten. Dankzij deze datagestuurde aanpak kon de bank de vastgoedkosten verlagen, de kantoorindeling beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers en hybride werken op een duurzame manier ondersteunen. Het resultaat is een flexibele, efficiënte en toekomstbestendige werkplek waar data de basis vormen voor strategische besluitvorming.
Over deze bank
In overeenstemming met haar interne communicatiebeleid blijft deze internationale bank in deze publicatie anoniem. De bank heeft toestemming gegeven om haar ervaringen te delen, om zo andere organisaties te helpen bij het realiseren van duurzame verbeteringen op het gebied van werkplekbeheer en hybride werken.
Laten we uw werkplek
samen slimmer maken
Neem contact op met Chris
onze CCO
Laat je inspireren, lees onze laatste cases
Internationale Bank — WiFi-bezetting
- Financiën en bankwezen
- Hoofdkantoor in Amsterdam + 23 regionale vestigingen
- Meting van de bezettingsgraad via wifi
- 3 kantoorgebouwen minder
Thomas More: meting van het WiFi-gebruik
Gilde College
- Slimme werkplekken in het onderwijs
- Slimmer ruimtegebruik ~ 50% minder bureaus
- Achter elke beslissing schuilen echte gebruiksgegevens
- Tafel reserveren +5 producten
Plieger Group
- Gecentraliseerd contentbeheer voor meer dan 80 locaties.
- Een vlot incheckproces met directe meldingen voor de gastheer bij de receptie.
- Eenvoudige, realtime reservering van vergaderruimtes voor een naadloze kantoorervaring.
- Digital Signage +2 producten
CFC-verzekering
- Een toekomstbestendige werkplek met GoBright Kinly
- een modern hoofdkantoor dat de verdere groei van het bedrijf ondersteunt
- Kamer reserveren +2 producten
Universiteit van Aston
- Uitdaging: medewerkers en studenten in staat stellen om efficiënter te werken en een echt flexibele campusomgeving te omarmen.
- Oplossing: Directe boekingen, automatische vrijgave van ruimtes en duidelijke inzichten mogelijk maken om campusruimtes efficiënt te optimaliseren.
- Kamer reserveren +1 product
Land van Cuijk
- Vijf locaties samenbrengen in één toekomstbestendig stadhuis
- Werkruimte optimaliseren door bureaus met 50% te verminderen met slimme kantooroplossingen
- Digital Signage houdt medewerkers en burgers op de hoogte
- Bureau reserveren +4 producten
KRUK
- Uitdaging: een hybride werkomgeving beheren
- Kamer reserveren +2 producten
POLIMI Universiteit
- Uitdaging: ruimtebeheer mogelijk maken en docenten en leerlingen informeren
- Kamer reserveren +3 producten
Gemeente Noardeast-Fryslân
- Uitdaging: Samenwerking en verbinding op de werkplek stimuleren
- Kamer reserveren +1 product
Admiraal Groep
- Uitdaging: Focus op actieve samenwerking
- Kamer reserveren +2 producten
Viridium Groep
- Uitdaging: De juiste balans vinden met hybride werken
- Kamer reserveren +1 product
IJsselheem
- Uitdaging: Samenwerking en verbinding op de werkplek stimuleren
- Kamer reserveren +2 producten
Subaru
- Uitdaging: Strategie voor hybride werken optimaliseren
- Kamer reserveren +2 producten
Dutch Railways (NS)
- Uitdaging: Het boekingsproces van vergaderruimtes stroomlijnen
- Kamer reserveren +1 product
