International Bank — WiFi-användning

Data från GoBright:s mätning av WiFi-användning visade på en markant obalans: ett överbelagt huvudkontor i Amsterdam två gånger i veckan, medan de regionala kontoren till stor del stod tomma. Denna insikt gav den internationella banken de underlag som behövdes för att stänga tre kontorsbyggnader.

Finans och bankväsende
Huvudkontoret i Amsterdam + 23 regionala kontor
3 färre kontorsbyggnader

Fallstudie om en internationell bank i PDF-format
Kostnadsfri expertkonsultation

Börja resan mot en flexibel och smart arbetsplats redan idag. En av våra experter kommer att kontakta dig för att boka in ett möte. Förvänta dig en konstruktiv diskussion, utan ytterligare förpliktelser, för att förstå din organisations nuvarande situation, behov och förväntningar när det gäller smarta arbetsplatser och flexibelt arbete. Vi förklarar hur våra lösningar löser era utmaningar, med möjlighet att följa upp med produktdemonstrationer.

Namn
Detta fält är för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.
Namn*
Första Sista
E-post adress*

Telefon nummer*
Företagets namn*
Land
Vänligen välj från denna lista

Meddelande
Nyhetsbrev
Ja, från och med nu vill jag ta del av de senaste trenderna och innovationerna inom Smart Workplace Solutions.

Δ

Utmaningen

COVID-19-pandemin förändrade i grunden hur de anställda på denna stora bank utnyttjade kontorsutrymmena. Före pandemin tillämpade banken en traditionell lokalfördelningsplan: affärsenheterna och avdelningarna hade egna arbetsplatser på tilldelade våningar eller i delar av våningarna. Att arbeta på kontoret var normen; att arbeta hemifrån var undantaget.

Med huvudkontor i Amsterdam och 23 regionala kontor över hela Nederländerna utformades bankens kontorsportfölj för att stödja den dåvarande verksamheten. Viktiga funktioner som ledningen, internationell bankverksamhet, handelsrummet och IT var koncentrerade till huvudkontorsområdet, medan privatbanksverksamheten, fastighetsförvaltningen och flera backoffice-avdelningar var fördelade på de regionala kontoren.

Under pandemin införde banken betydande begränsningar för tillträde till kontoren. För att minska användningen av kollektivtrafiken tillät man medarbetarna att arbeta från det kontor som låg närmast deras hem. Efter pandemin införde banken en hybridstrategi för arbetsformer, vilket gör det möjligt för medarbetarna att arbeta delvis – eller i vissa roller helt och hållet – hemifrån.
Detta nya arbetssätt skapade en obalans i kontorsbeläggningen. Huvudkontoret i Amsterdam erbjuder utmärkt tillgänglighet och bekvämligheter, bland annat parkering på plats, en närliggande järnvägsstation och ett köpcentrum inom gångavstånd. Det blev genomgående överbelagt på tisdagar och torsdagar.

Samtidigt var flera regionala kontor, särskilt de utanför storstadsområdet Randstad, i stort sett underutnyttjade. Banken behövde objektiv insikt i hur dess kontorslokaler faktiskt utnyttjades.

Lösningen

Banken valde att analysera kontorsutnyttjandet med hjälp av WiFi Occupancy, vilket gav den datadrivna insikter om beläggningsgraden i olika byggnader, på olika våningar och i olika kontorszoner under hela arbetsveckan.

Det stod snart klart att det inte räckte med att veta hur många anställda som var närvarande. För att effektivt kunna optimera sin arbetsplatsstrategi behövde banken också veta vilka avdelningar som använde vissa kontorslokaler.

En manuell registreringsprocess för beläggningen på avdelningsnivå visade sig vara opraktisk och gick inte att skala upp. Banken frågade om WiFi Occupancy kunde utvidgas för att ge insikter om beläggningen på avdelningsnivå.

Teknisk forskning visade att detta var genomförbart: de anställdas bärbara datorer och mobila enheter var redan försedda med unika tekniska identifierare av säkerhetsskäl. Från första början betraktade banken integriteten som ett grundläggande krav i utformningen, inte som något som lades till i efterhand.

GoBright t utvecklade, i nära samarbete med det centrala företagsrådet, en lösning baserad på ”privacy by design”. Lösningen lagrade inte individuella platsuppgifter och gjorde dem inte heller spårbara. Enheterna användes enbart för att generera anonymiserade uppgifter om närvaro per avdelning, och en lägsta gruppstorlek säkerställde att rapporterna aldrig kunde kopplas till mycket små team eller enskilda medarbetare.

Denna strategi med inbyggt integritetsskydd godkändes av det centrala företagsrådet, vilket gav banken tillförlitlig information om närvaron på avdelningsnivå utan att äventyra de anställdas integritet.

Optimering av fastighetsportföljen

Analysen visade att organisationen behövde betydligt färre arbetsplatser än före pandemin. Genom att samordna avdelningarna på ett mer effektivt sätt stängde banken tre kontorsbyggnader, vilket ledde till betydande besparingar i fastighets- och driftskostnader.

Anpassa arbetsplatserna efter den faktiska efterfrågan

Uppgifterna visade att efterfrågan på mötesrum var betydligt högre än väntat. Scrum-möten och teammöten fick ofta hållas i korridorerna eftersom det inte fanns några lämpliga möteslokaler tillgängliga.
Utifrån dessa insikter inrättade banken ytterligare mötesrum på sina övriga kontor och reviderade sin policy för rumsbokning. Mötesrum kunde inte längre bokas långt i förväg för längre perioder, banken övervakade aktivt uteblivna möten och kontaktade arrangörerna angående outnyttjade bokningar. Som ett resultat förbättrades både tillgängligheten och utnyttjandet av möteslokalerna avsevärt.

Ökad insyn för de anställda

Medarbetarna fick en överblick över de förväntade beläggningsnivåerna på varje kontorsplats. Detta gjorde det möjligt för dem att fatta bättre underbyggda beslut om när och var de skulle arbeta, vilket bidrog till en mer balanserad fördelning av närvaron på kontoret och en trevligare arbetsmiljö.

Datastyrd fördelning av närvaro på kontoret

Analysen visade tydligt att beläggningen var som högst på tisdagar och torsdagar. Utifrån dessa resultat införde banken riktlinjer för att fördela möten och teamdagar jämnare över veckan. Man uppmuntrade affärsenheterna att schemalägga sammankomster på olika veckodagar, vilket ledde till ett mer balanserat beläggningsmönster och ett mer effektivt utnyttjande av den tillgängliga kontorskapaciteten.

Slutsats

Genom att kombinera WiFi Occupancy med en noggrant utformad ”privacy-by-design”-strategi omvandlade banken sin arbetsplatsstrategi från antagandebaserat beslutsfattande till faktabaserad förvaltning. Organisationen fick inte bara insikt i hur många medarbetare som var närvarande, utan också i hur olika avdelningar faktiskt utnyttjade kontorslokalerna. Denna datadrivna strategi gjorde det möjligt för banken att sänka fastighetskostnaderna, bättre anpassa kontorslayouten efter medarbetarnas behov och på ett hållbart sätt stödja hybridarbete. Resultatet är en flexibel, effektiv och framtidsanpassad arbetsplats där data utgör grunden för strategiskt beslutsfattande.

Om denna bank

I enlighet med sin interna kommunikationspolicy förblir denna internationella bank anonym i denna publikation. Banken har gett sitt tillstånd att dela med sig av sina erfarenheter för att hjälpa andra organisationer att uppnå hållbara förbättringar inom arbetsplatsledning och hybridarbete.

Låt oss göra din arbetsplats
smartare, tillsammans

Kontakta Chris

vår CCO

Ring +31 (0)88-2626126
Begär en demo

Är du redo att ta nästa steg?

Begär en demonstration för att se våra produkter i praktiken.

En av våra Smart Workplace-experter kommer att kontakta dig för att planera en demosession utifrån dina frågor och behov, oavsett om det är användarfokuserat eller mer tekniskt. Vi kan hålla demonstrationen online eller på vårt kontor och visa våra lösningar, funktioner, dataanalyser och integrationer.

Kommentarer
Detta fält är för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.
Namn*
Första Sista
E-post adress*

Telefon nummer*
Företagets namn*
Land
Vänligen välj från denna lista

Meddelande
Nyhetsbrev
Ja, från och med nu vill jag ta del av de senaste trenderna och innovationerna inom Smart Workplace Solutions.

Δ

GoBright - Teammedlemmar - Försäljning - Kommersiell direktör Chris

International Bank — WiFi-användning

Finans och bankväsende
Huvudkontoret i Amsterdam + 23 regionala kontor
Mätning av antalet personer via Wi-Fi
3 färre kontorsbyggnader

GoBright Kundfall: Thomas More – mätning av antalet personer via WiFi

Thomas More – mätning av WiFi-användning

Gilde College

Smarta arbetsplatser inom utbildningssektorn
Smartare utnyttjande av utrymmet ~ 50 % färre skrivbord
Verkliga användningsdata ligger till grund för varje beslut
Bordsbokning +5 produkter

Kundcase: Plieger – GoBright besökshantering

Plieger-koncernen

Centraliserad innehållshantering på över 80 platser.
En smidig incheckningsprocess med omedelbara meddelanden till värden vid receptionen.
Enkel bokning av mötesrum i realtid för en smidig kontorsupplevelse.
Digital skyltning +2 produkter

GoBright – CFC:s panoramatavla i styrelserummet

CFC:s teckning

En framtidsanpassad arbetsplats med GoBright Kinly
ett modernt huvudkontor som stödjer företagets fortsatta tillväxt
Rumsbokning +2 produkter

Aston University

Utmaning: att göra det möjligt för personal och studenter att arbeta mer effektivt och skapa en verkligt flexibel campusmiljö.
Lösning: Möjlighet till omedelbara bokningar, automatisk frigöring av rum och tydlig insikt för att optimera campusutrymmena på ett effektivt sätt.
Rumsbokning +1 produkt

Land van Cuijk

Sammanför fem platser till ett framtidssäkert stadshus
Optimera arbetsytan genom att minska antalet skrivbord med 50% med hjälp av smarta kontorslösningar
Digitala skyltar håller anställda och medborgare informerade
Bordsbokning +4 produkter