Banque internationale — Taux d'occupation du réseau Wi-Fi
Les données issues de l'outil de mesure de la fréquentation via Wi-Fi d'GoBrightont révélé un déséquilibre flagrant : un siège social à Amsterdam surpeuplé deux fois par semaine, et des bureaux régionaux restés en grande partie vides. Ces informations ont fourni à cette banque internationale les éléments nécessaires pour fermer trois immeubles de bureaux.
- Finance et banque
- Siège social à Amsterdam + 23 agences régionales
- 3 immeubles de bureaux en moins
Le défi
La pandémie de COVID-19 a profondément bouleversé la manière dont les employés de cette grande banque utilisaient les espaces de bureau. Avant la pandémie, la banque appliquait un plan d’affectation des espaces classique : les unités opérationnelles et les services disposaient d’espaces de travail dédiés, situés à des étages ou dans des zones d’étages qui leur étaient attribués. Le travail au bureau était la norme ; le télétravail, l’exception.
Avec son siège social à Amsterdam et 23 agences régionales réparties à travers les Pays-Bas, le parc immobilier de la banque avait été conçu pour soutenir ses activités commerciales de l’époque. Les fonctions clés telles que la direction générale, les activités bancaires internationales, la salle des marchés et l’informatique étaient concentrées sur le campus du siège social, tandis que la banque de détail, la gestion des installations et plusieurs services administratifs étaient répartis entre les agences régionales.
Pendant la pandémie, la banque a considérablement restreint l’accès à ses bureaux. Afin de réduire l’utilisation des transports en commun, elle a autorisé ses employés à travailler depuis le bureau le plus proche de leur domicile. Après la pandémie, la banque a mis en place une stratégie de « le travail hybride », permettant aux employés de travailler partiellement, voire entièrement pour certains postes, depuis leur domicile.
Ce nouveau mode de travail a entraîné un déséquilibre dans le taux d’occupation des bureaux. Le campus du siège social à Amsterdam offre une excellente accessibilité et de nombreux équipements, notamment un parking sur place, une gare à proximité et un centre commercial accessible à pied. Il était systématiquement surpeuplé les mardis et jeudis.
Dans le même temps, plusieurs agences régionales, notamment celles situées en dehors de la zone métropolitaine du Randstad, restaient largement sous-utilisées. La banque avait besoin d'une analyse objective de l'utilisation réelle de ses locaux.
La solution
La banque a choisi d'analyser l'occupation des bureaux à l'aide de la solution « WiFi Occupancy », ce qui lui a permis d'obtenir des informations fondées sur des données concernant les niveaux d'occupation dans l'ensemble des bâtiments, des étages et des zones de bureaux tout au long de la semaine de travail.
Il est rapidement apparu que le simple fait de connaître le nombre d'employés présents ne suffisait pas. Pour optimiser efficacement sa stratégie d'aménagement des espaces de travail, la banque devait également savoir quels services utilisaient tel ou tel site.
Le processus manuel d'enregistrement de la fréquentation par service s'est avéré peu pratique et peu évolutif. La banque a demandé si la solution « WiFi Occupancy » pouvait être étendue afin de fournir des informations sur la fréquentation au niveau des services.
Des études techniques ont démontré que cela était faisable : les ordinateurs portables et les appareils mobiles des employés étaient déjà dotés d'identifiants techniques uniques à des fins de sécurité. Dès le départ, la banque a considéré la protection de la vie privée comme une exigence fondamentale de conception, et non comme un élément secondaire.
En étroite collaboration avec le Comité d’entreprise central, GoBright a mis au point une solution intégrant la protection de la vie privée dès la conception. Celle-ci ne stockait pas les données de localisation individuelles et ne permettait pas de les retracer. Les appareils servaient uniquement à générer des statistiques anonymisées sur la fréquentation par service, et la taille minimale des groupes garantissait que les rapports ne pouvaient en aucun cas se rapporter à de très petites équipes ou à des employés pris individuellement.
Cette approche axée sur la protection de la vie privée dès la conception a été approuvée par le Comité central d'entreprise, permettant ainsi à la banque de disposer d'informations fiables sur la présence du personnel au niveau des services sans porter atteinte à la vie privée des salariés.
Les résultats
En combinant les données d'occupation via le Wi-Fi avec une analyse des tendances à long terme, la banque a optimisé sa stratégie en matière d'espaces de travail de manière structurelle.
Optimisation du portefeuille immobilier
L'analyse a révélé que l'organisation avait besoin d'un nombre de postes de travail nettement inférieur à celui d'avant la pandémie. En regroupant plus efficacement ses services, la banque a fermé trois immeubles de bureaux, ce qui lui a permis de réaliser d'importantes économies en termes de coûts immobiliers et d'exploitation.
Adapter les espaces de travail à la demande réelle
Les données ont montré que la demande de salles de réunion était nettement supérieure aux prévisions. Les sessions Scrum et les réunions d’équipe se déroulaient souvent dans les couloirs, faute d’espace de réunion adapté.
Sur la base de ces observations, la banque a créé des salles de réunion supplémentaires dans ses autres bureaux et a revu sa politique d’ Réservation de salles . Il n’était désormais plus possible de réserver des salles de réunion longtemps à l’avance pour des périodes prolongées ; la banque surveillait activement les absences et contactait les organisateurs en cas de réservations non utilisées. En conséquence, tant la disponibilité que le taux d’utilisation des salles de réunion se sont considérablement améliorés.
Une plus grande transparence pour les salariés
Les collaborateurs ont pu se faire une idée précise des taux d'occupation prévus dans chaque site. Cela leur a permis de prendre des décisions plus éclairées quant au moment et au lieu où travailler, ce qui a contribué à une répartition plus équilibrée de la présence au bureau et à un environnement de travail plus agréable.
Répartition de la présence au bureau fondée sur les données
L'analyse a clairement montré que le taux d'occupation atteignait son pic les mardis et jeudis. Sur la base de ces conclusions, la banque a mis en place des mesures visant à répartir plus uniformément les réunions et les journées d'équipe tout au long de la semaine. Elle a encouragé les unités opérationnelles à programmer leurs réunions à différents jours de la semaine, ce qui a permis d'obtenir un profil d'occupation plus équilibré et une utilisation plus efficace de la capacité disponible des bureaux.
Conclusion
En associant la solution « WiFi Occupancy » à une approche de « protection de la vie privée dès la conception » soigneusement élaborée, la banque a transformé sa stratégie en matière d’espaces de travail, passant d’une prise de décision fondée sur des hypothèses à une gestion fondée sur des faits. L'organisation a ainsi pu obtenir des informations non seulement sur le nombre d'employés présents, mais aussi sur la manière dont les différents services utilisaient réellement les locaux. Cette approche fondée sur les données a permis à la banque de réduire ses coûts immobiliers, de mieux adapter l'aménagement des bureaux aux besoins des employés et de favoriser durablement l'le travail hybride. Le résultat : un environnement de travail flexible, efficace et tourné vers l'avenir, où les données constituent le fondement de la prise de décision stratégique.
À propos de cette banque
Conformément à sa politique de communication interne, cette banque internationale souhaite rester anonyme dans cette publication. Elle a donné son accord pour partager son expérience afin d’aider d’autres organisations à améliorer durablement la gestion de leur environnement de travail et l’ le travail hybride.
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