Internasjonal bank — WiFi-belegg
Data fra GoBright s WiFi-beleggsmåling avdekket en tydelig ubalanse: et overfylt hovedkvarter i Amsterdam to ganger i uken, og regionale kontorer som stort sett sto tomme. Innsikten ga denne internasjonale banken bevisene for å stenge tre kontorbygg.
- Finans og bankvirksomhet
- Amsterdam hovedkontor + 23 regionale kontorer
- 3 færre kontorbygg
Utfordringen
COVID-19-pandemien endret fundamentalt hvordan ansatte i denne store banken brukte kontorlokaler. Før pandemien opererte banken en tradisjonell arealfordelingsplan: forretningsenheter og avdelinger hadde dedikerte arbeidsområder i tildelte etasjer eller deler av etasjer. Å jobbe fra kontoret var standarden; å jobbe hjemmefra var unntaket.
Med hovedkontor i Amsterdam og 23 regionale kontorer over hele Nederland, var bankens kontorportefølje utformet for å støtte dens forretningsdrift på den tiden. Kritiske funksjoner som toppledelse, internasjonal bankvirksomhet, handelsrommet og IT var konsentrert på hovedkvarterets campus, mens detaljhandel, eiendomsforvaltning og flere backoffice-avdelinger var spredt utover de regionale kontorene.
Under pandemien begrenset banken tilgangen til kontorene betydelig. For å redusere bruken av offentlig transport tillot de ansatte å jobbe fra kontoret nærmest hjemmet. Etter pandemien innførte banken en hybrid arbeidsstrategi, som gjør det mulig for ansatte å jobbe delvis, eller i noen roller helt, hjemmefra.
Denne nye arbeidsmåten skapte en ubalanse i kontorbelegget. Hovedkvarteret i Amsterdam tilbyr utmerket tilgjengelighet og fasiliteter, inkludert parkering på stedet, en nærliggende jernbanestasjon og et kjøpesenter i gangavstand. Det ble gjennomgående overfylt på tirsdager og torsdager.
I mellomtiden var flere regionale kontorer, spesielt de utenfor Randstad-området, fortsatt stort sett underutnyttet. Banken trengte objektiv innsikt i hvordan kontorlokalene deres faktisk ble brukt.
Løsningen
Banken valgte å analysere kontorutnyttelsen ved hjelp av WiFi Occupancy , noe som ga dem datadrevet innsikt i beleggsnivåer på tvers av bygninger, etasjer og kontorsoner gjennom arbeidsuken.
Det ble raskt klart at det ikke var nok å vite hvor mange ansatte som var til stede. For å optimalisere arbeidsplassstrategien sin effektivt, måtte banken også vite hvilke avdelinger som brukte bestemte kontorlokasjoner.
En manuell registreringsprosess for avdelingsbelegg viste seg å være upraktisk og kunne ikke skaleres. Banken spurte om WiFi-belegg kunne utvides til å levere beleggsinnsikt på avdelingsnivå.
Teknisk forskning viste at dette var gjennomførbart: de ansattes bærbare datamaskiner og mobile enheter hadde allerede unike tekniske identifikatorer av sikkerhetshensyn. Helt fra starten av behandlet banken personvern som et grunnleggende designkrav, ikke en ettertanke.
I tett samarbeid med det sentrale samarbeidsrådet, GoBright utviklet en personvernbasert løsning. Den lagret eller gjorde ikke individuelle posisjonsdata sporbare. Enheter ble utelukkende brukt til å generere anonymiserte beleggstall per avdeling, og en minimumsgruppestørrelse sørget for at rapporter aldri kunne relateres til veldig små team eller individuelle ansatte.
Denne tilnærmingen til personvern basert på design sikret godkjenning fra det sentrale arbeidsrådet, noe som ga banken pålitelig innsikt i belegg på avdelingsnivå uten at det kompromitterte de ansattes personvern.
Resultatene
Ved å kombinere data om WiFi-belegg med langsiktig trendanalyse, optimaliserte banken sin arbeidsplassstrategi på et strukturelt grunnlag.
Optimalisering av eiendomsporteføljen
Analysen avdekket at organisasjonen trengte betydelig færre arbeidsstasjoner enn før pandemien. Ved å konsolidere avdelingene mer effektivt stengte banken tre kontorbygg, noe som ga betydelige besparelser i eiendoms- og driftskostnader.
Tilpasse arbeidsområder til faktisk etterspørsel
Dataene viste at etterspørselen etter møterom var betydelig høyere enn forventet. Scrum-økter og teammøter endte ofte opp i korridorer fordi det ikke fantes egnede møtelokaler.
Basert på denne innsikten opprettet banken flere møterom i de gjenværende kontorene og reviderte retningslinjene for rombestilling. Møterom kunne ikke lenger reserveres lang tid i forveien over lengre perioder, banken overvåket aktivt manglende oppmøte og kontaktet arrangører om ubrukte reservasjoner. Som et resultat ble både tilgjengeligheten og utnyttelsen av møtefasilitetene betraktelig forbedret.
Større åpenhet for ansatte
Ansatte fikk innsikt i forventet beleggsnivå på hvert kontor. Dette lot dem ta bedre informerte beslutninger om når og hvor de skulle jobbe, noe som bidro til en mer balansert fordeling av kontoroppmøte og et mer behagelig arbeidsmiljø.
Datadrevet fordeling av kontorfremmøte
Analysen viste tydelig at beleggsnivået var på topp på tirsdager og torsdager. Basert på disse funnene innførte banken retningslinjer for å spre møter og teamdager jevnere utover uken. Den oppfordret forretningsenhetene til å planlegge samlinger på forskjellige ukedager, noe som resulterte i et mer balansert beleggsmønster og mer effektiv bruk av tilgjengelig kontorkapasitet.
Konklusjon
Ved å kombinere WiFi-belegg med en nøye utformet personvernbasert tilnærming, transformerte banken sin arbeidsplassstrategi fra antagelsesbasert beslutningstaking til faktabasert administrasjon. Organisasjonen fikk innsikt ikke bare i hvor mange ansatte som var til stede, men også i hvordan ulike avdelinger faktisk brukte kontorlokasjoner. Denne datadrevne tilnærmingen gjorde det mulig for banken å redusere eiendomskostnader, bedre tilpasse kontoroppsettet til de ansattes behov og bærekraftig støtte hybridarbeid. Resultatet er en fleksibel , effektiv og fremtidsrettet arbeidsplass der data danner grunnlaget for strategisk beslutningstaking.
Om denne banken
I tråd med sin interne kommunikasjonspolicy forblir denne internasjonale banken anonym i denne publikasjonen. Den har gitt tillatelse til å dele sine erfaringer for å hjelpe andre organisasjoner med å oppnå bærekraftige forbedringer innen arbeidsplassledelse og hybridarbeid.
la oss gjøre arbeidsplassen din
smartere, sammen
Ta kontakt med Chris
vår CCO
Bli inspirert, les våre siste saker
Internasjonal bank — WiFi-belegg
- Finans og bankvirksomhet
- Amsterdam hovedkontor + 23 regionale kontorer
- Måling av WiFi-belegg
- 3 færre kontorbygg
Thomas More WiFi-beleggmåling
Gilde høyskole
- Smarte arbeidsplasser i utdanning
- Smartere plassutnyttelse ~ 50 % færre skrivebord
- Reelle bruksdata bak hver beslutning
- Skrankebestilling +5 produkter
Plieger-gruppen
- Sentralisert innholdshåndtering på tvers av over 80 lokasjoner.
- Smidig innsjekkingsprosess med umiddelbare varsler fra verten i resepsjonen.
- Enkel bestilling av møterom i sanntid for en sømløs kontoropplevelse.
- Digital skilting +2 produkter
CFC-underwriting
- En fremtidsklar arbeidsplass med GoBright og Kinly
- et smart hovedkontor som støtter fortsatt vekst
- Rombooking +2 produkter
Aston University
- Utfordring: å gjøre det mulig for ansatte og studenter å jobbe mer effektivt og omfavne et virkelig fleksibelt campusmiljø.
- Løsning: Muliggjør umiddelbar bestilling, automatisk romfrigjøring og tydelig innsikt for å optimalisere campusplasser effektivt.
- Rombestilling +1 produkt
Land van Cuijk
- Samler fem lokasjoner til ett fremtidssikkert rådhus
- Optimalisering av arbeidsplassen ved å redusere skrivebord med 50 % ved hjelp av smarte kontorløsninger
- Digital skilting holder ansatte og innbyggere informert
- Skrankebestilling +4 produkter
KRUK
- Utfordring: administrere et hybrid arbeidsmiljø
- Rombooking +2 produkter
POLIMI universitetet
- Utfordring: tillat plassbehandling og informer lærere og elever
- Rombooking +3 produkter
Kommune Noardeast-Fryslân
- Utfordring: Øk samarbeid og tilknytning på arbeidsplassen
- Rombestilling +1 produkt
Admiralgruppen
- Utfordring: Fokus på aktivt samarbeid
- Rombooking +2 produkter
Viridium Gruppe
- Utfordring: Å finne den rette balansen med hybridarbeid
- Rombestilling +1 produkt
IJsselheem
- Utfordring: Øk samarbeid og tilknytning på arbeidsplassen
- Rombooking +2 produkter
Subaru
- Utfordring: Optimaliser hybrid arbeidsstrategi
- Rombooking +2 produkter
Dutch Railways (NS)
- Utfordring: Strømlinjeforme bestillingsprosessen for møterom
- Rombestilling +1 produkt
