International Bank – WLAN-Auslastung
Daten aus der WLAN-Belegungsmessung von „ GoBright“ zeigten ein krasses Ungleichgewicht: Eine zweimal wöchentlich überfüllte Zentrale in Amsterdam und weitgehend leerstehende Regionalbüros. Diese Erkenntnis lieferte der internationalen Bank den Anstoß, drei Bürogebäude zu schließen.
- Finanzen und Bankwesen
- Hauptsitz in Amsterdam + 23 Regionalbüros
- 3 Bürogebäude weniger
Die Herausforderung
Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie die Mitarbeiter dieser Großbank ihre Büroräume nutzen, grundlegend verändert. Vor der Pandemie verfolgte die Bank einen traditionellen Raumzuweisungsplan: Geschäftsbereiche und Abteilungen verfügten über fest zugewiesene Arbeitsplätze auf bestimmten Etagen oder in bestimmten Bereichen einer Etage. Das Arbeiten im Büro war die Regel, das Arbeiten von zu Hause aus die Ausnahme.
Mit ihrem Hauptsitz in Amsterdam und 23 Regionalniederlassungen in den Niederlanden war das Büroporfolio der Bank darauf ausgelegt, die damaligen Geschäftsabläufe zu unterstützen. Wichtige Funktionen wie die Geschäftsleitung, das internationale Bankgeschäft, der Handelsraum und die IT waren auf dem Hauptsitzgelände konzentriert, während das Privatkundengeschäft, das Facility Management und mehrere Backoffice-Abteilungen auf die Regionalniederlassungen verteilt waren.
Während der Pandemie schränkte die Bank den Zugang zu den Büros erheblich ein. Um die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel zu reduzieren, erlaubte sie den Mitarbeitern, von der ihrem Wohnort am nächsten gelegenen Niederlassung aus zu arbeiten. Nach der Pandemie führte die Bank eine hybride Arbeitsstrategie ein, die es den Mitarbeitern ermöglicht, teilweise – in manchen Funktionen sogar vollständig – von zu Hause aus zu arbeiten.
Diese neue Arbeitsweise führte zu einem Ungleichgewicht bei der Büronutzung. Der Campus der Zentrale in Amsterdam bietet eine hervorragende Erreichbarkeit und eine gute Infrastruktur, darunter Parkplätze vor Ort, einen nahegelegenen Bahnhof und ein Einkaufszentrum in Laufnähe. Dienstags und donnerstags kam es dort regelmäßig zu einer Überbelegung.
Unterdessen blieben mehrere Regionalniederlassungen, insbesondere jene außerhalb des Ballungsraums Randstad, weitgehend ungenutzt. Die Bank benötigte objektive Einblicke in die tatsächliche Nutzung ihrer Standorte.
Die Lösung
Die Bank entschied sich dafür, die Büroauslastung mithilfe von „WiFi Occupancy“ zu analysieren, wodurch sie datengestützte Einblicke in die Auslastung in den einzelnen Gebäuden, auf den Etagen und in den Bürobereichen während der gesamten Arbeitswoche erhielt.
Es stellte sich schnell heraus, dass es nicht ausreichte, zu wissen, wie viele Mitarbeiter anwesend waren. Um ihre Arbeitsplatzstrategie effektiv zu optimieren, musste die Bank auch wissen, welche Abteilungen bestimmte Bürostandorte nutzten.
Ein manueller Erfassungsprozess für die Auslastung der Abteilungen erwies sich als unpraktisch und nicht skalierbar. Die Bank fragte an, ob „WiFi Occupancy“ erweitert werden könne, um Auslastungsdaten auf Abteilungsebene bereitzustellen.
Technische Untersuchungen zeigten, dass dies machbar war: Die Laptops und Mobilgeräte der Mitarbeiter verfügten aus Sicherheitsgründen bereits über eindeutige technische Kennungen. Von Anfang an betrachtete die Bank den Datenschutz als grundlegende Anforderung bei der Konzeption und nicht als nachträglichen Einfall.
In enger Zusammenarbeit mit dem Zentralbetriebsrat entwickelte GoBright eine „Privacy-by-Design“-Lösung. Dabei wurden keine individuellen Standortdaten gespeichert oder nachverfolgbar gemacht. Die Geräte dienten ausschließlich dazu, anonymisierte Anwesenheitszahlen nach Abteilungen zu ermitteln, und eine Mindestgruppengröße stellte sicher, dass sich die Berichte niemals auf sehr kleine Teams oder einzelne Mitarbeiter beziehen konnten.
Dieser „Privacy-by-Design“-Ansatz wurde vom Zentralbetriebsrat genehmigt und verschafft der Bank zuverlässige Einblicke in die Belegung auf Abteilungsebene, ohne die Privatsphäre der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
Die Ergebnisse
Durch die Kombination von WLAN-Belegungsdaten mit einer langfristigen Trendanalyse hat die Bank ihre Arbeitsplatzstrategie strukturell optimiert.
Optimierung des Immobilienportfolios
Die Analyse ergab, dass das Unternehmen deutlich weniger Arbeitsplätze benötigte als vor der Pandemie. Durch eine effizientere Zusammenlegung von Abteilungen schloss die Bank drei Bürogebäude und erzielte so erhebliche Einsparungen bei den Immobilien- und Betriebskosten.
Anpassung der Arbeitsbereiche an den tatsächlichen Bedarf
Die Daten zeigten, dass die Nachfrage nach Besprechungsräumen deutlich höher war als erwartet. Scrum-Sitzungen und Teambesprechungen fanden häufig auf den Fluren statt, da keine geeigneten Besprechungsräume zur Verfügung standen.
Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse richtete die Bank in ihren übrigen Niederlassungen zusätzliche Besprechungsräume ein und überarbeitete ihre Richtlinien zur „ Raumbuchung “-Nutzung. Besprechungsräume konnten nicht mehr lange im Voraus für längere Zeiträume reserviert werden; die Bank überwachte aktiv Nichterscheinen und kontaktierte die Organisatoren bei ungenutzten Reservierungen. Infolgedessen verbesserten sich sowohl die Verfügbarkeit als auch die Auslastung der Besprechungsräume erheblich.
Mehr Transparenz für die Mitarbeiter
Die Mitarbeiter erhielten einen Überblick über die voraussichtliche Auslastung der einzelnen Bürostandorte. Dadurch konnten sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wann und wo sie arbeiten wollten, was zu einer ausgewogeneren Verteilung der Anwesenheit im Büro und einem angenehmeren Arbeitsumfeld beitrug.
Datengestützte Verteilung der Anwesenheit im Büro
Die Analyse zeigte deutlich, dass die Auslastung dienstags und donnerstags ihren Höhepunkt erreichte. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse führte die Bank Maßnahmen ein, um Besprechungen und Teamtage gleichmäßiger über die Woche zu verteilen. Sie ermutigte die Geschäftsbereiche, Treffen an unterschiedlichen Wochentagen anzusetzen, was zu einem ausgewogeneren Auslastungsmuster und einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Bürokapazitäten führte.
Schlussfolgerung
Durch die Kombination von „WiFi Occupancy“ mit einem sorgfältig konzipierten „Privacy-by-Design“-Ansatz hat die Bank ihre Arbeitsplatzstrategie von einer auf Annahmen basierenden Entscheidungsfindung zu einem faktengestützten Management umgestaltet. Das Unternehmen gewann nicht nur Einblicke in die Anzahl der anwesenden Mitarbeiter, sondern auch darin, wie verschiedene Abteilungen die Büroräume tatsächlich nutzten. Dieser datengestützte Ansatz ermöglichte es der Bank, die Immobilienkosten zu senken, die Bürogestaltung besser an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen und hybrides Arbeiten nachhaltig zu fördern. Das Ergebnis ist ein flexibler, effizienter und zukunftsfähiger Arbeitsplatz, an dem Daten die Grundlage für strategische Entscheidungen bilden.
Über diese Bank
Entsprechend ihrer internen Kommunikationsrichtlinie bleibt diese internationale Bank in dieser Veröffentlichung anonym. Sie hat ihre Zustimmung gegeben, ihre Erfahrungen weiterzugeben, um anderen Organisationen dabei zu helfen, nachhaltige Verbesserungen im Bereich des Arbeitsplatzmanagements und des hybriden Arbeitens zu erzielen.
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