Q: Cos'è l'hot desking?

L' Hot Desking è un modo di lavorare flessibile. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno. Con l'hot desking si utilizza la scrivania solo quando se ne ha effettivamente bisogno. Utilizzando il nostro strumento di condivisione delle scrivanie , è possibile ridurre il numero di postazioni di lavoro e introdurre una diversità nel tipo di postazioni di lavoro. Lavorare in un ambiente di hot desking può stimolare la collaborazione e la creatività.

Question 1

Che cos'è un sistema di prenotazione per scrivania?

Accepted Answer

Un sistema di prenotazione delle scrivanie consente ai dipendenti di un'azienda di prenotare il proprio posto di lavoro o la propria scrivania da remoto, ad esempio da casa o in viaggio.

Con GoBright Desk Booking, le scrivanie possono essere prenotate a distanza tramite la piattaforma online e l'app mobile. In questo modo è possibile prenotare una scrivania prima di partire per l'ufficio, in modo da garantirsi il posto di lavoro desiderato. È possibile utilizzare lo strumento di ricerca o la Mappa interattiva. Questa mappa mostra esattamente quali scrivanie sono occupate e da chi, in modo che possiate fare una scelta ponderata su dove volete lavorare quel giorno. All'interno di questa Mappa interattiva, è anche possibile trovare un collega specifico con la funzione "Trova il mio collega". Basta digitare il suo nome e la Mappa vi mostrerà dove è seduto per la giornata!

A volte è necessario effettuare prenotazioni più avanzate. Per questo motivo, nell'ambiente diprenotazione delle scrivanie di GoBright è possibile effettuare prenotazioni ricorrenti, che consentono di prenotare una scrivania per più giorni o per altri periodi di tempo preferiti. È inoltre possibile effettuare prenotazioni di gruppo, per poter collaborare efficacemente con i colleghi. Le prenotazioni di gruppo consentono di prenotare più scrivanie contemporaneamente, in modo da avere la garanzia di essere seduti vicini per collaborare.

Quando si dimentica di prenotare in anticipo o si preferisce prenotare ad hoc, è possibile effettuare il check-in presso le scrivanie del posto di lavoro ogni volta che si arriva in ufficio. È possibile effettuare il check-in tramite il sito GoBright Connect o GoBright Interact sulla scrivania, oppure tramite gli adesivi NFC. La vostra scrivania sarà automaticamente prenotata da voi e visibile sulla mappa della piattaforma GoBright per informazione dei vostri colleghi. Se siete attenti alla vostra privacy, potete anche prenotare un posto in forma anonima. Le persone sapranno che quella specifica postazione è occupata, ma non potranno vedere chi è seduto.

Question 2

Quali sono i vantaggi di un sistema di prenotazione per scrivania?

Accepted Answer

L'implementazione di un sistema di prenotazione in ufficio presenta numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per il datore di lavoro.

1. Facilita nuovi modi di lavorare

Sappiamo che il lavoro flessibile, o Hybrid Working, sta diventando sempre più popolare. Le persone vogliono decidere da sole quando venire in ufficio e quando rimanere a casa. Se decidono di recarsi in ufficio, i dipendenti vogliono avere la certezza di un posto di lavoro. Un sistema di prenotazione della scrivania facilita questo aspetto. Inoltre, stimola la collaborazione. Diventa più facile prenotare un posto di lavoro vicino alla persona con cui si vuole collaborare. La gestione dei tassi di occupazione tramite un sistema di prenotazione delle scrivanie assicura che siano sempre disponibili spazi di lavoro piacevoli. Con un sistema di gestione delle scrivanie, i dipendenti possono filtrare e selezionare una scrivania in base alle proprie preferenze. In questo modo, è possibile offrire ai dipendenti un'ampia libertà e dare loro il controllo su quando e a quale scrivania desiderano lavorare nell'ufficio fisico.

2. Sostenere la collaborazione

Con la prenotazione delle scrivanie, la collaborazione tra team o reparti viene potenziata. I dipendenti possono collaborare meglio semplicemente prenotando le scrivanie fianco a fianco. Ad esempio, la piattaforma di prenotazione delle scrivanie GoBright dispone di una funzione di prenotazione per team progettata per supportare questo tipo di collaborazioni.

Oltre ai vantaggi per i dipendenti, l'utilizzo di Desk Booking è vantaggioso anche per il datore di lavoro.

3. Costo efficace

Il software di prenotazione delle scrivanie consente di gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. I dati raccolti permettono di capire meglio come viene utilizzato l'ufficio. Grazie alla conoscenza dell'occupazione effettiva, molti uffici hanno scoperto di non aver bisogno del numero di scrivanie che avevano. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni strategiche basate sui dati, al fine di riorganizzare l'ufficio e offrire ai dipendenti un ambiente ottimale. Potreste anche essere in grado di eliminare alcuni costi immobiliari, perché avete scoperto di avere troppo spazio in ufficio. Anche dal punto di vista dei costi!

4. Sostenibilità

Il Desk Booking incoraggia le persone a utilizzare solo lo spazio di cui hanno realmente bisogno. In questo modo, l'ufficio diventa molto più sostenibile. Niente più spazi inutilizzati e costosi.

5. Efficienza temporale

Nella maggior parte dei casi, non tutti i dipendenti saranno in ufficio nello stesso momento, a causa di nuovi modelli di lavoro e altri cambiamenti nell'ambiente di lavoro. In alcuni giorni l'ufficio potrebbe essere tranquillo, mentre in altri potrebbe essere molto più affollato del previsto. Indipendentemente dalla situazione, se un dipendente decide di venire in ufficio, deve essere disponibile una bella postazione di lavoro. L'utilizzo di un sistema di prenotazione delle scrivanie consente di valutare in anticipo la situazione dell'ufficio. Potendo anticipare, non si perde tempo a recarsi in ufficio e non si incorre in sorprese.

6. Approfondimento dell'analisi

Un luogo di lavoro intelligente e basato sui dati è ciò di cui si parla al giorno d'oggi. Grazie ai dati ricavati dalle soluzioni di prenotazione delle scrivanie, è possibile comprendere molto meglio il comportamento dei dipendenti. Potrete capire come viene utilizzato l'ufficio. Perché i dipendenti prenotano spesso le loro scrivanie su un piano specifico? Cosa c'è di speciale in queste scrivanie? Forse ai vostri dipendenti piace lavorare dove c'è più luce naturale o vicino al ristorante aziendale? Queste sono tutte analisi preziose che possono aiutarvi a ottimizzare l'ufficio. Adattare l'ufficio al comportamento dei dipendenti è uno dei modi più importanti per garantire che il vostro ufficio sia a prova di futuro.

7. Attirare una nuova generazione

Senza dimenticare che le nuove generazioni entrano nel mercato del lavoro con nuovi ideali. La flessibilità e la libertà sono un must per loro. Non vogliono essere legati al tradizionale cubicolo dell'ufficio dalle 9 alle 5. Si aspettano un posto di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. Si aspettano un luogo di lavoro che rappresenti i loro standard e soddisfi i loro desideri. L'integrazione della prenotazione della scrivania nell'ufficio si adatta molto bene alla prospettiva che questa generazione ha dell'ufficio del futuro. Perché l'ufficio del futuro è un ufficio intelligente.

8. Salute e sicurezza

Con il desk sharing, più persone condividono la stessa scrivania in ufficio. Si potrebbe pensare che questo comporti automaticamente problemi di salute, igiene e sicurezza. Tuttavia, la storia ha due risvolti. Quando le persone utilizzano la stessa scrivania e questo processo non viene monitorato, si verifica un aumento dei rischi per l'igiene e la sicurezza. Tuttavia, con l'uso di un sistema di prenotazione delle scrivanie, questo processo è di fatto monitorato. Soprattutto nei momenti in cui la sicurezza deve essere particolarmente enfatizzata (ad esempio, durante una pandemia), l'uso dei sistemi di prenotazione delle scrivanie assicura che l'ufficio non sia troppo affollato. Ad esempio, il responsabile dell'ufficio può bloccare alcune scrivanie in modo da garantire una distanza di sicurezza. Inoltre, grazie al controllo del tasso di occupazione, è possibile garantire che non ci siano mai troppe persone al piano nello stesso momento.

Anche con il monitoraggio, le scrivanie vengono utilizzate da più persone. Come può essere sicuro? GoBright ci ha già pensato. Con GoBright Connect è possibile regolare il proprio stato mentre si lavora alla scrivania. Oltre agli ovvi "Occupato" o "Disponibile", si regola anche su "Necessità di pulizia" quando un dipendente ha lasciato la scrivania. Il reparto strutture viene automaticamente avvisato che la scrivania deve essere pulita correttamente. Dopo la pulizia, la scrivania sarà di nuovo "disponibile".

In conclusione, i vantaggi dell'utilizzo di un sistema di Desk Booking sono molteplici. Supporta il nuovo modo di lavorare, stimola la collaborazione ed è efficace in termini di costi e di tempo. È inoltre utile per la sostenibilità dell'ufficio, attira nuovi talenti, stimola la salute e la sicurezza in ufficio e fornisce informazioni sull'occupazione dell'ufficio.

Question 3

Cos'è l'hot desking?

Accepted Answer

L'Hot Desking è un modo di lavorare flessibile. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno. Con l'hot desking si utilizza la scrivania solo quando se ne ha effettivamente bisogno. Utilizzando il nostro strumento di condivisione delle scrivanie, è possibile ridurre il numero di postazioni di lavoro e introdurre una diversità nel tipo di postazioni di lavoro. Lavorare in un ambiente di hot desking può stimolare la collaborazione e la creatività.

Question 4

Come si gestisce il luogo di lavoro ibrido?

Accepted Answer

Uno dei motori del modello di lavoro ibrido è la flessibilità. I dipendenti di tutto il mondo si chiedono come sia possibile aumentare la propria flessibilità all'interno e all'esterno dell'ufficio. Ma anche l'autonomia, la responsabilità personale, la comunicazione chiara e il coinvolgimento sono estremamente importanti. Si vuole mantenere i dipendenti impegnati e motivati. Il senso di appartenenza è fondamentale per la soddisfazione della vita, la felicità, la salute mentale e fisica e persino la longevità. Ci dà uno scopo e un significato. Le ricerche hanno dimostrato che la perdita di senso di appartenenza è stata associata a stress, malattie, diminuzione del benessere e depressione.

Le persone vogliono sentirsi ascoltate e viste. Hanno bisogno di sapere qual è la loro posizione. Sia a casa che in ufficio. Se si decide di venire in ufficio per un giorno, si vuole sapere in anticipo se è disponibile un posto. Le aziende hanno quindi bisogno di nuovi strumenti per offrire la sicurezza e gli approfondimenti che i loro dipendenti meritano.

Prenotazione della scrivania nell'ufficio ibrido

Arredando l'ufficio con soluzioni tecnologiche intelligenti, è possibile aumentare l'efficacia, la produttività e la flessibilità. In particolare, un sistema di prenotazione delle scrivanie contribuisce alla flessibilità necessaria quando le persone lavorano su base ibrida. I dipendenti possono controllare lo stato di occupazione e prenotare la propria scrivania nel portale GoBright o nell'app mobile in pochi secondi. Con GoBright Desk Booking è possibile stimolare l'hot desking. Se i dipendenti vogliono lavorare a casa o in ufficio, possono sempre gestire il loro spazio di lavoro.

sale riunioni Prenotazione presso l'ufficio ibrido

GoBright sale riunioni Laprenotazione contribuisce anche alla flessibilità del lavoro in ufficio. I dipendenti possono prenotare una riunione sale riunioni in base alle loro preferenze (attrezzature AV / illuminazione / servizi di catering). Il nostro sistema di prenotazione sale riunioni permette ai dipendenti di assicurarsi un sale riunioni adatto alle loro esigenze. Inoltre, i dipendenti possono anche prendere sale riunioni spontaneamente o effettuare una prenotazione ad hoc per ottenere il massimo della flessibilità. Anche in questo caso, sia che i dipendenti vogliano incontrarsi online o in ufficio, possono controllare e gestire le riunioni in ufficio con le soluzioni GoBright .

Question 5

Perché ho bisogno di una soluzione di Desk Booking?

Accepted Answer

Desk Booking consente di gestire e controllare l'occupazione dell'ufficio. Il monitoraggio e la misurazione del tasso di occupazione presentano molti vantaggi interessanti. In primo luogo, è possibile creare disponibilità per i dipendenti. Con Desk Booking, i dipendenti sono sempre sicuri di avere uno spazio di lavoro piacevole in ufficio. Inoltre, è possibile gestire l'igiene. In pratica, i datori di lavoro possono personalizzare il loro spazio di lavoro in ufficio. Funzionalità come Team Booking e "Trova il mio collega", che rendono il lavoro in ufficio flessibile ed efficiente, attirano i dipendenti.

Il Desk Booking contribuisce all'esperienza positiva complessiva dei dipendenti. Anche attrarre e trattenere i talenti fa parte dell'esperienza dei dipendenti.

La gestione e il monitoraggio del tasso di occupazione offrono spunti interessanti per i datori di lavoro. È possibile risparmiare sulle spese immobiliari ed energetiche. Può sembrare che ci sia molto meno spazio di quanto si pensava. Con il software Desk Booking è possibile misurare la quantità di spazio realmente necessaria per gli uffici. Inoltre, grazie a GoBright Analytics, che deriva dalla misurazione dell'occupazione, è possibile conoscere il comportamento e le preferenze dei dipendenti. Grazie a informazioni precise, è possibile riprogettare e ottimizzare lo spazio dell'ufficio.

Sistema di prenotazione delle scrivanie

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