Casus
Eén oplossing voor drie bedrijven die de vergaderruimte, narrowcasting en bezoekersregistratievoorzieningen delen.
De uitdaging
Vitelia zocht naar een oplossing om dit toekomstbestendig te maken, het reserveren van ruimtes te digitaliseren, gebruiksvriendelijker te maken en de gastvrijheid te optimaliseren. De vraag was dus om drie bedrijven, elk met een eigen ICT-infrastructuur, gezamenlijk gebruik te laten maken van een oplossing voor het reserveren van ruimtes en het registreren van bezoekers.
Invoering van Meet, Visit en View bij Vitelia
de oplossing
GoBright, een geïntegreerde oplossing
ViteliaDe reseller FOXX AV adviseerde de GoBright Smart Office oplossingen met integratie van de Visit, Meet en View componenten. Die boden Vitelia een oplossing voor het (vooraf) registreren van bezoekers, het boeken van vergaderruimtes en informatiebeheer (narrowcasting). En dat alles geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk, cloud-based platform, gekoppeld aan Outlook. En zoals we allemaal weten werken de meeste bedrijven met Outlook, dus het was niet nodig om ingewikkelde programma's te installeren.
Naast de GoBright software had Vitelia ook de hardware nodig om de oplossing te ondersteunen. FOXX AV zorgde ervoor dat alles correct werd geïmplementeerd.
De extra uitdaging dat alle huurders in het gebouw op één platform aangesloten moesten zijn, was voor GoBright geen enkel probleem. Door gebruik te maken van de GoBright online portal, of de mobiele App, wordt er meer gastvrijheid gecreëerd, en worden ruimtes efficiënter gebruikt.
Een vergadering plannen
Medewerkers, partners en huurders van Vitelia kunnen nu via Outlook een vergadering plannen in een van de 12 ruimtes. Geen dubbele boekingen meer, geen no-shows, en een overzichtelijke selectie van geschikte ruimtes met de juiste capaciteit en de nodige faciliteiten. Daarnaast kan ook de catering voor de vergadering geboekt worden via GoBright . De GoBright Room Panels zijn bevestigd aan de wanden van de ruimtes en geven aan of een ruimte bezet is en voor hoe lang. In de ruimtes werden sensoren geplaatst om het gebruik en de bezetting van de ruimtes centraal te monitoren.
Bezoekersregistratie
Bezoekers kunnen vooraf worden aangemeld door hen een uitnodigingsmail met een QR-code te sturen of zij kunnen zichzelf bij aankomst digitaal aanmelden. De organisator van de bijeenkomst ontvangt een digitale melding dat de gast(en) aanwezig is/zijn. Nu is direct duidelijk wie er in het gebouw verblijft, bijvoorbeeld in geval van een calamiteit.
Narrowcasting
Narrowcasting (of Digital Signage) schermen voorzien bezoekers van actuele bedrijfsinformatie en nieuwsberichten. Ze tonen ook het Wayfinding systeem om bezoekers naar de juiste verdieping en vergaderzaal te leiden. Met wayfinding kunt u ook de bezettingsstatus van elke vergaderzaal zien.
Over Vitelia
Vitelia, al meer dan 100 jaar springlevend, is een landbouwcoöperatie in het zuiden van Nederland. Zij concentreert zich voor haar leden en afnemers op o.a. mengvoeders, landbouwproducten en zij hebben een winkel voor 'tuin & dier'.
Laat je inspireren, lees onze laatste cases
Geoptimaliseerde vergaderingen met slimme kamerreservering
Desk Booking voor het beheer van de kantoorbezetting
Werkplekbeheer als instrument om de kantoorbezetting te verbeteren
Vergaderingen houden in een modern, nieuw gemeentehuis
Overwin elke communicatie-uitdaging met digital signage software
