Vitelia
Eén oplossing voor drie bedrijven die de vergaderruimte, narrowcasting en bezoekersregistratie delen.
DE UITDAGING
Het hoofdkantoor van Viteliais gevestigd in het Regional Business Center (RBC) "de Oelderse Halte" in Oirlo en Vitelia is ook eigenaar van het gebouw. In het RBC zijn drie bedrijven gevestigd die op ICT-gebied niet met elkaar verbonden zijn. Ze opereren autonoom. De bedrijven delen wel de faciliteiten binnen het RBC-gebouw en ze maken gebruik van een centrale ontvangstruimte waar een gastheer/gastvrouw de gasten ontvangt en de vergaderruimtes beheert.
Vitelia zocht naar een oplossing om dit toekomstbestendig te maken, het reserveren van ruimtes te digitaliseren, gebruiksvriendelijker te maken en de gastvrijheid te optimaliseren. De vraag was dus om drie bedrijven, elk met een eigen ICT-infrastructuur, gezamenlijk gebruik te laten maken van een oplossing voor het reserveren van ruimtes en het registreren van bezoekers.
Getuigenissen
Het GoBright platform is uiterst gebruiksvriendelijk en voldoet aan al onze behoeften.
Implementatie van kamerreservering, bezoekersbeheer en digital signage bij Vitelia
GoBright, een geïntegreerde oplossing
Vitelia's reseller FOXX AV adviseerde de GoBright Smart Office oplossingen met integratie van de oplossingen Visitor Management, Room Booking en Digital Signage. Dit bood Vitelia een oplossing voor het (vooraf) registreren van bezoekers, het boeken van vergaderzalen en informatiebeheer (digital signage). En dat alles geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk, cloudgebaseerd platform, gekoppeld aan Outlook. En zoals we allemaal weten werken de meeste bedrijven met Outlook, dus het was niet nodig om ingewikkelde programma's te installeren.
Naast de GoBright software had Vitelia ook de hardware nodig om de oplossing te ondersteunen. FOXX AV zorgde ervoor dat alles correct werd geïmplementeerd.
De extra uitdaging dat alle huurders in het gebouw aangesloten moesten zijn op één platform, was voor GoBright geen enkel probleem. Door gebruik te maken van de GoBright online portal, of de mobiele App, wordt er meer gastvrijheid gecreëerd en worden vergaderruimtes efficiënter gebruikt.
Een vergadering plannen
Medewerkers, partners en huurders Vitelia kunnen nu via Outlook een vergadering inplannen in een van de 12 vergaderruimtes. Geen dubbele boekingen meer, geen no-shows en een duidelijke selectie van geschikte vergaderruimtes met de juiste capaciteit en de benodigde faciliteiten. Daarnaast kan ook de catering voor de vergadering via GoBright geboekt worden. De GoBright Room Panels zijn bevestigd aan de wanden van de vergaderzalen en geven aan of een zaal bezet is en hoe lang. In de vergaderzalen zijn sensoren geplaatst om het gebruik en de bezetting van de zalen centraal te monitoren.
Bezoekersregistratie
Bezoekers kunnen vooraf worden geregistreerd door ze een uitnodigingsmail met een QR-code te sturen of ze kunnen zichzelf digitaal registreren bij aankomst. De organisator van de vergadering ontvangt een digitale melding dat de gast(en) aanwezig is/zijn. Nu is meteen duidelijk wie er in het gebouw verblijft, bijvoorbeeld in geval van nood.
Narrowcasting
Narrowcasting (of Digital Signage) schermen voorzien bezoekers van actuele bedrijfsinformatie en nieuwsberichten. Ze tonen ook de Wayfinding systeem om bezoekers naar de juiste verdieping en vergaderruimte te leiden. Met wayfinding kun je ook de bezettingsstatus van elke vergaderzaal zien.
Over Vitelia
ViteliaVitelia, al meer dan 100 jaar springlevend, is een landbouwcoöperatie in het zuiden van Nederland. Zij richt zich voor haar leden en klanten onder andere op mengvoeders, landbouwproducten en ze hebben een winkel voor 'tuin & dier'.
Wilt u een casestudy opzetten?
Neem contact op met Iris
onze marketingmanager.
Laat je inspireren, lees onze laatste cases
Plieger: slimmere communicatie tussen meer dan 80 vestigingen
- Gecentraliseerd contentbeheer voor meer dan 80 locaties.
- Een vlot incheckproces met directe meldingen voor de gastheer bij de receptie.
- Eenvoudige, realtime reservering van vergaderruimtes voor een naadloze kantoorervaring.
- Digital Signage +2 producten
Universiteit van Aston
- Uitdaging: medewerkers en studenten in staat stellen om efficiënter te werken en een echt flexibele campusomgeving te omarmen.
- Oplossing: Directe boekingen, automatische vrijgave van ruimtes en duidelijke inzichten mogelijk maken om campusruimtes efficiënt te optimaliseren.
Land van Cuijk
- Vijf locaties samenbrengen in één toekomstbestendig stadhuis
- Werkruimte optimaliseren door bureaus met 50% te verminderen met slimme kantooroplossingen
- Digital Signage houdt werknemers en burgers op de hoogte
- Bureau reserveren +4 producten
KRUK
- Uitdaging: een hybride werkomgeving beheren
- Kamer reserveren +2 producten
POLIMI Universiteit
- Uitdaging: ruimtebeheer mogelijk maken en docenten en leerlingen informeren
- Kamer reserveren +3 producten
Gemeente Noardeast-Fryslân
- Uitdaging: Samenwerking en verbinding op de werkplek stimuleren
- Kamer reserveren +1 product
Admiraal Groep
- Uitdaging: Focus op actieve samenwerking
- Kamer reserveren +2 producten
Viridium Groep
- Uitdaging: De juiste balans vinden met hybride werken
- Kamer reserveren +1 product
IJsselheem
- Uitdaging: Samenwerking en verbinding op de werkplek stimuleren
- Kamer reserveren +2 producten
Subaru
- Uitdaging: Strategie voor hybride werken optimaliseren
- Kamer reserveren +2 producten
