Scroll
Casus
Vitelia
Eén oplossing voor drie bedrijven die de vergaderruimte, narrowcasting en bezoekersregistratievoorzieningen delen.
Eén oplossing voor drie bedrijven die de vergaderruimte, narrowcasting en bezoekersregistratievoorzieningen delen.
ViteliaHet hoofdkantoor is gevestigd in het Regional Business Center (RBC) "de Oelderse Halte" in Oirlo en Vitelia is ook de eigenaar van het gebouw. In het RBC zijn drie bedrijven gevestigd die op ICT-gebied niet met elkaar verbonden zijn. Ze opereren autonoom. De bedrijven delen wel de faciliteiten binnen het RBC-gebouw en ze maken gebruik van een centrale ontvangstruimte waar een gastheer/gastvrouw de gasten ontvangt en de vergaderruimtes beheert.
Vitelia zocht naar een oplossing om dit toekomstbestendig te maken, het reserveren van ruimtes te digitaliseren, gebruiksvriendelijker te maken en de gastvrijheid te optimaliseren. De vraag was dus om drie bedrijven, elk met een eigen ICT-infrastructuur, gezamenlijk gebruik te laten maken van een oplossing voor het reserveren van ruimtes en het registreren van bezoekers.
Het platform GoBright is uiterst gebruiksvriendelijk en voldoet aan al onze behoeften.
ViteliaDe reseller FOXX AV raadde de GoBright Smart Office oplossingen aan met integratie van de Visitor Management, Room Booking en Digital Signage oplossingen. Dat bood Vitelia een oplossing voor het (vooraf) registreren van bezoekers, het boeken van vergaderzalen en informatiebeheer (digital signage). En dat alles geïntegreerd in één gebruiksvriendelijk, cloudgebaseerd platform, gekoppeld aan Outlook. En zoals we allemaal weten werken de meeste bedrijven met Outlook, dus het was niet nodig om ingewikkelde programma's te installeren.
Naast de GoBright software had Vitelia ook de hardware nodig om de oplossing te ondersteunen. FOXX AV zorgde ervoor dat alles correct werd geïmplementeerd.
De extra uitdaging dat alle huurders in het gebouw aangesloten moesten zijn op één platform, was voor GoBright geen enkel probleem. Door gebruik te maken van de GoBright online portal, of de mobiele App, wordt er meer gastvrijheid gecreëerd en worden vergaderzalen efficiënter gebruikt.
Vitelia Medewerkers, partners en huurders kunnen nu via Outlook een vergadering plannen in een van de 12 vergaderruimtes. Geen dubbele boekingen meer, geen no-shows en een duidelijke selectie van geschikte vergaderzalen met de juiste capaciteit en de nodige faciliteiten. Daarnaast kan ook de catering voor de vergadering geboekt worden via GoBright . De GoBright Room Panels zijn bevestigd aan de muren van de vergaderzalen en geven aan of een zaal bezet is en hoe lang. In de vergaderzalen werden sensoren geplaatst om het gebruik en de bezetting van de zalen centraal te monitoren.
Bezoekers kunnen vooraf worden aangemeld door hen een uitnodigingsmail met een QR-code te sturen of zij kunnen zichzelf bij aankomst digitaal aanmelden. De organisator van de bijeenkomst ontvangt een digitale melding dat de gast(en) aanwezig is/zijn. Nu is direct duidelijk wie er in het gebouw verblijft, bijvoorbeeld in geval van een calamiteit.
Narrowcasting (of Digital Signage) schermen voorzien bezoekers van actuele bedrijfsinformatie en nieuwsberichten. Ze tonen ook het Wayfinding-systeem om bezoekers naar de juiste verdieping en vergaderruimte te leiden. Met wayfinding kun je ook de bezettingsstatus van elke vergaderzaal zien.
Vitelia, al meer dan 100 jaar springlevend, is een landbouwcoöperatie in het zuiden van Nederland. Ze richt zich voor haar leden en klanten onder andere op mengvoeders, landbouwproducten en ze hebben een winkel voor 'tuin & dier'.
De balans tussen werk en privé behouden en tegelijkertijd de betrokkenheid op kantoor stimuleren
Slimme werkomgeving, met nauwkeurige bezettingsgegevens
Focussen op samenwerking in een activiteitsgerichte werkomgeving
Medewerkers motiveren met parkeren
Praktisch Hybride Werken met Ruimte & Werkplekreservering
Flexibel werken in monumentaal pand
De samenwerking op het hoofdkantoor verbeteren
Geoptimaliseerde vergaderingen met slimme ruimtereservering
Desk Booking voor het beheer van de kantoorbezetting
Werkplekbeheer als instrument om de kantoorbezetting te verbeteren
Ben je klaar om de volgende stap te zetten? Vraag een demo aan om onze producten te bekijken of stel een vraag als je twijfelt.