Histoire de cas
Une seule solution pour trois entreprises qui partagent la salle de réunion, la diffusion étroite et les installations d'enregistrement des visiteurs.
Le défi
Vitelia était à la recherche d'une solution permettant d'assurer l'avenir, de numériser la réservation des salles de réunion, de la rendre plus conviviale et d'optimiser l'accueil. La question était donc de permettre à trois entreprises, disposant chacune de sa propre infrastructure informatique, d'utiliser conjointement une solution pour la réservation des salles de réunion et l'enregistrement des visiteurs.
Mise en œuvre du programme "Meet, Visit and View" à Vitelia
la solution
GoBright; une solution intégrée
ViteliaFOXX AV, le revendeur de GoBright , a recommandé lessolutionsSmart Office avec l'intégration des composants Visit, Meet et View. Ce qui offre à Vitelia une solution pour le (pré) enregistrement des visiteurs, la réservation de salles de réunion et la gestion de l'information (signalisation numérique). Le tout intégré dans une plateforme conviviale, basée sur le cloud, liée à Outlook. Et comme nous le savons tous, la plupart des entreprises travaillent avec Outlook, il n'était donc pas nécessaire d'installer des programmes compliqués.
En plus du logiciel GoBright , Vitelia avait également besoin du matériel pour supporter la solution. FOXX AV a veillé à ce que tout soit mis en œuvre correctement.
Le défi supplémentaire, à savoir que tous les locataires du bâtiment devaient être connectés à une seule plateforme, n'a pas posé de problème à GoBright. L'utilisation du portail en ligne GoBright ou de l'application mobile permet de créer plus d'hospitalité et d'utiliser plus efficacement les salles de réunion.
Planifier une réunion
Vitelia Les employés, les partenaires et les locataires peuvent désormais programmer une réunion dans l'une des 12 salles de réunion via Outlook. Plus de doubles réservations, plus d'absences, et une sélection claire des salles de réunion appropriées avec la bonne capacité et les équipements nécessaires. En outre, le service de restauration pour la réunion peut également être réservé via GoBright . Les panneaux de salle GoBright sont fixés aux murs des salles de réunion et indiquent si une salle est occupée et pour combien de temps. Des capteurs ont été placés dans les salles de réunion afin de contrôler de manière centralisée l'utilisation et l'occupation des salles.
Enregistrement des visiteurs
Les visiteurs peuvent être préenregistrés en leur envoyant un courriel d'invitation avec un code QR ou ils peuvent s'auto-enregistrer numériquement à leur arrivée. L'organisateur de la réunion reçoit une notification numérique indiquant que le ou les invités sont présents. Il est désormais possible de savoir immédiatement qui séjourne dans le bâtiment, par exemple en cas d'urgence.
Diffusion étroite
Les écrans de diffusion étroite (ou affichage numérique) fournissent aux visiteurs des informations sur l'entreprise et des nouvelles. Ils affichent également le système Wayfinding pour diriger les visiteurs vers le bon étage et la bonne salle de réunion. Grâce au système de guidage, vous pouvez également voir le statut d'occupation de chaque salle de réunion.
À propos de Vitelia
ViteliaL'Association des agriculteurs néerlandais, qui existe depuis plus de 100 ans, est une coopération agricole située dans le sud des Pays-Bas. Elle se concentre pour ses membres et ses clients sur, entre autres, les aliments composés pour animaux, les produits agricoles et dispose d'un magasin "jardin et animaux".
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