Vitelia
Une seule solution pour trois entreprises qui partagent la salle de réunion, le narrowcasting et les installations d'enregistrement des visiteurs.
LE DÉFI
Le siège social de Viteliaest situé dans le Regional Business Center (RBC) "de Oelderse Halte" à Oirlo et Vitelia est également propriétaire du bâtiment. Le RBC abrite trois entreprises qui ne sont pas reliées entre elles en termes de TIC. Elles fonctionnent de manière autonome. Les entreprises partagent les installations du bâtiment RBC et utilisent une zone de réception centrale où un hôte/une hôtesse reçoit les invités et gère les salles de réunion.
Vitelia était à la recherche d'une solution pour assurer l'avenir, numériser la réservation des salles de réunion, la rendre plus conviviale et optimiser l'accueil. Il s'agissait donc de permettre à trois entreprises, disposant chacune de leur propre infrastructure TIC, d'utiliser conjointement une solution pour la réservation des salles de réunion et l'enregistrement des visiteurs.
Témoignages
La plateforme GoBright est extrêmement conviviale et répond à tous nos besoins.
Mise en place des modules Réservation de salles », « Accueil visiteurs « Affichage numérique » chez Vitelia
GoBright: une solution intégrée
FOXX AV, revendeur Vitelia, a recommandé lesSmart Office GoBright Smart Office avec intégration du Accueil visiteurs, Réservation de salles et d’affichage dynamique. Cela a permis à Vitelia de disposer Vitelia solution pour l’enregistrement (préalable) des visiteurs, la réservation de salles de réunion et la gestion de l’information (affichage dynamique). Le tout intégré dans une plateforme cloud conviviale, reliée à Outlook. Et comme nous le savons tous, la plupart des entreprises utilisent Outlook ; il n’a donc pas été nécessaire d’installer des programmes complexes.
Outre le logiciel GoBright , Vitelia avait également besoin du matériel nécessaire à la mise en œuvre de la solution. FOXX AV a veillé à ce que tout soit mis en œuvre correctement.
Le défi supplémentaire que représentait le fait que tous les locataires de l'immeuble devaient être connectés à une seule plateforme n'a pas été un problème pour GoBright. En utilisant le portail en ligne GoBright ou l'application mobile, on crée plus d'hospitalité et les salles de réunion sont utilisées plus efficacement.
Planification d'une réunion
Les employés, partenaires et locataires de Vitelia peuvent désormais planifier une réunion dans l'une des 12 salles de réunion via Outlook. Plus de doubles réservations, plus de défections, et une sélection claire de salles de réunion adéquates avec la bonne capacité et les équipements nécessaires. En outre, la restauration pour la réunion peut également être réservée via GoBright . Lespanneaux GoBright Room Panels sont fixés aux murs des salles de réunion et indiquent si une salle est occupée et pour combien de temps. Des capteurs ont été placés dans les salles de réunion pour contrôler de manière centralisée l'utilisation et l'occupation des salles.
Enregistrement des visiteurs
Les visiteurs peuvent être préenregistrés en leur envoyant un courriel d'invitation avec un code QR ou ils peuvent s'auto-enregistrer numériquement à leur arrivée. L'organisateur de la réunion reçoit une notification numérique indiquant que le(s) invité(s) est/sont présent(s). Il est désormais possible de savoir immédiatement qui séjourne dans le bâtiment, par exemple en cas d'urgence.
Narrowcasting
Les écrans de Narrowcasting (ou Digital Signage) fournissent aux visiteurs des informations sur l'actualité de l'entreprise et des nouvelles. Ils affichent également le logo de l'entreprise. Wayfinding pour diriger les visiteurs vers l'étage et la salle de réunion appropriés. Le système d'orientation permet également de connaître l'état d'occupation de chaque salle de réunion.
À propos de Vitelia
ViteliaVitelia, qui existe depuis plus de 100 ans, est une coopérative agricole située dans le sud des Pays-Bas. Pour ses membres et ses clients, elle se concentre notamment sur les aliments composés, les produits agricoles et dispose d'un magasin "jardin et animaux".
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