Bezoekersregistratiesysteem

Nodig gasten uit via het Bezoekersregistratiesysteem in de Portal of Outlook Plugin bij het boeken van een vergadering. Zij ontvangen een uitnodiging met een pre-registratie QR code, om in te checken. De bezoeker scant de QR-code bij aankomst en al zijn/haar gegevens worden opgeslagen in de online portal. De gastheer van de vergadering ontvangt automatisch een sms of e-mail dat de gast is aangekomen. De receptioniste weet vooraf wie ze kan verwachten. Zij kan vooraf badges afdrukken, wanneer zij grote groepen mensen ontvangt.

• Geen onnodige rijen bij de receptie.
• De receptioniste hoeft geen telefoonnummers of collega's op te sporen.
• Voeg aanwijzingen, veiligheidsinstructies of een gezondheidscheck toe aan je uitnodiging.
• Volledig papierloos.

Bezoekers betreden het gebouw zonder uitnodiging tot voorregistratie en registreren zichzelf ter plaatse door de stappen op het scherm te volgen. Zij vullen de gevraagde gegevens in, zoals naam en e-mail. Ze zoeken de naam op van de medewerker die ze bezoeken, accepteren eventuele veiligheidsinstructies en checken in. De host van de vergadering ontvangt automatisch een sms of e-mail met de melding dat de gast is gearriveerd.

• Geen wachtrijen bij de receptie
• Receptioniste hoeft geen telefoonnummers of collega's op te sporen
• Volledig papierloos

Het printen van badges is een optioneel product waarmee u de zichtbaarheid van uw bezoekers in het gebouw kunt vergroten. Print badges met uw eigen ontwerp, logo, kleuren, de naam van uw bezoeker en een QR-code. Het is zelfs mogelijk om de badge te personaliseren met een foto in het Bezoekersregistratiesysteem.

Na de vergadering kan de bezoeker met een eenvoudige badgescan het gebouw verlaten. Eenmalige bezoekers leveren hun badge in bij de receptie. Terugkerende bezoekers kunnen hun badge bewaren en bij een volgend bezoek opnieuw gebruiken. Dit versnelt het incheckproces nog meer, wat ideaal is voor bijvoorbeeld leveranciers.

Natuurlijk kunnen wij je adviseren welke badgeprinters van Brother en Fargo feilloos werken met onze digitale receptiesoftware.

Pas het sjabloon van de registratieweergave van het bezoekersregistratiesysteem en de e-mail aan volgens uw huisstijl.

• Voeg aanwijzingen, veiligheidsinstructies of een gezondheidscheck toe aan jouw uitnodiging
• Stel jouw voorkeurstaal vooraf in
• Geef aan welke informatie je van jouw bezoeker nodig hebt.

De portal is uw beheertool voor alle Ruimtereservering, Werkplekreservering en Bezoekersregistratie licenties. Alle (klantspecifieke) instellingen en configuraties worden hier beheerd en opgeslagen. Voor GoBright's Bezoekersregistratiesysteem integreert de portal met Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google Workspace, Active Directory en diverse FMIS-systemen. Specificeer uw persoonlijke instellingen in de portal. Maak bijvoorbeeld onderscheid in de soorten bezoekers, bijvoorbeeld klanten, sollicitanten en leveranciers. Of selecteer meerdere locaties waar de configuraties gebruikt kunnen worden; ideaal wanneer uw bedrijf meerdere locaties of meerdere ontvangstruimtes heeft.

Alle gegevens zijn veilig en AVG-proof beveiligd. De facility manager bepaalt het aantal dagen dat bezoekersgegevens worden bewaard. Daarna worden de gegevens definitief verwijderd.

Safety First

De facility manager of de noodhulpfunctionaris heeft een nauwkeurig overzicht van de mensen die zich in het gebouw bevinden, in geval van nood. Het portaal is cloudgebaseerd, zodat het kan worden gebruikt op een tablet of telefoon.

Outlook, een van de meest gebruikte e-mail en agenda management programma's op kantoor. GoBright heeft een Plugin ontwikkeld die werkt binnen Outlook. Gebruik de GoBright Plugin in de menubalk, bij het plannen van een afspraak. Een wereld van mogelijkheden gaat voor je open. Zoek naar een vergaderruimte op basis van je voorkeuren. Reserveer catering, extra services en nodig je gasten uit en registreer ze vooraf, samen met jouw ruimte reservering.

Een groot voordeel!

Verandert de datum of locatie van de vergadering, of wordt deze volledig geannuleerd? De geboekte catering en diensten veranderen mee. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.

Het platform GoBright biedt slimme softwareoplossingen voor Werkplekreservering, Ruimtereservering en Bezoekersregistratie en Digital Signage die perfect op elkaar aansluiten en eenvoudig te gebruiken zijn.

• Zoek en boek een beschikbare werkplek via Portal, App of Outlook Plugin.
• Nodig gasten uit en registreer ze vooraf.
• Vind je weg door het gebouw met Wayfinding en Mapping.
• Up-to-date en nauwkeurig zicht op alle onderdelen van het smart platform.
• Slimme sensoren meten de real-time bezetting van ruimtes en werkplekken.
• Het GoBright platform integreert met verschillende systemen.
• Goed inzicht in het gebruik van kantoorruimten, de bezettingsgraad en de gebruikers in het gebouw.