GoBright Ruimte Reserveringssysteem, Microsoft Outlook & Microsoft Teams
Een betrouwbare liefdesdriehoek
Uw werknemers de mogelijkheid geven om hun eigen werkdag te organiseren en te plannen is kenmerkend voor elke flexibele of hybride werkomgeving. Het gebruik van een Room Booking systeem is een voorbeeld van krachtige software die flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid ondersteunt. Maar waarom zou u een Room Booking systeem nodig hebben? Je kunt immers ook via Microsoft Outlook een kamer boeken. Wat maakt het gebruik van GoBright Room Booking interessant en waardevol ten opzichte van Outlook? En hoe zijn GoBright Room Booking, Microsoft Outlook en Microsoft Teams met elkaar verbonden en hoe versterken de systemen elkaar? Wel, laten we erin duiken en het uitzoeken.
Leuk je te ontmoeten
Vergaderruimtes zijn altijd een belangrijk onderdeel geweest van het kantoor. Collega's komen vaak samen, houden brainstormsessies en vergaderen met gasten. Vooral met de verschuiving naar een model van hybride werken is de vergaderruimte essentieel voor collega's om relaties aan te knopen en face-to-face samen te komen. Het draagt bij aan een positieve Employee Experience en heeft veel voordelen voor productiviteit, effectiviteit en algemeen welzijn. GoBright begrijpt dat met de opkomst van de Smart Office de vergaderruimte belangrijker wordt. Met GoBright Ruimte Reservering in combinatie met Microsoft wordt het organiseren van een vergadering ontspannen en zorgeloos.
GoBright Ruimte Reservering
Met GoBright Ruimte Reservering ben je altijd verzekerd van een geschikte vergaderruimte voor welke afspraak dan ook. Zoek een ruimte die aansluit bij je voorkeuren, nodig je collega's en/of gasten uit, regel Catering & Services en boek binnen enkele seconden. Je vergadering is klaar! Ruimte Reservering wordt geleverd met eindeloze functies die je vergadering soepel en gemakkelijk laten verlopen. Verandert er iets aan je vergadering? Het tijdstip of de datum bijvoorbeeld? Het voordeel van werken met een ruimte reserveringssysteem is dat alle wijzigingen in de reservering automatisch geregeld worden. Met GoBright Mapping, die beschikbaar is in de Online Portal, de GoBright App maar ook op displays die door het hele kantoorpand hangen, is de beschikbaarheid van ruimtes eenvoudig te herkennen. Onze oplossing geeft inzicht en duidelijkheid.
Op afstand of op kantoor? Geen probleem!
In het flexibele kantoor zijn voorspelbaarheid en solide systemen een must. Je wilt verzekerd zijn van een geschikte en volledig uitgeruste vergaderruimte om klanten en collega's te ontmoeten. Kan niet iedereen deelnemen aan de fysieke vergadering op kantoor? Voeg een Microsoft Teams link toe aan je uitnodiging. De vergadering wordt automatisch ook in je Teams-omgeving ingepland.
Multifunctionele ruimtes
Ruimtes in het hybride kantoor hebben vaak vele functies. Een grotere vergaderruimte kan bijvoorbeeld worden opgesplitst in twee kleinere ruimtes. Met onze functie Gecombineerde Ruimtereservering zijn deze locaties boekbaar voor grotere bijeenkomsten. Als de datum, tijd of Catering & Services wensen veranderen, controleert GoBright's systeem de beschikbaarheid van beide ruimtes. De mogelijkheden met GoBright Room Booking geven flexibiliteit en gemak.
Ruimtesensoren
Om Ruimte Reservering completer te maken, kan het werken met sensoren interessant zijn. Door sensoren in je vergaderzalen te installeren, meet je de bezetting met 100% nauwkeurigheid waardoor je krachtige gegevens krijgt waarmee beslissingen kunnen worden genomen. Sensoren registreren bovendien of een geboekte vergaderruimte bezet is. Dit voorkomt dubbele boekingen of no-shows. Het systeem maakt de ruimte vrij voor andere collega's om te reserveren en te gebruiken als de boeker niet komt opdagen.
Room Control
Met de GoBright Room Control heb je de volledige controle over je vergadering, de ruimte en de faciliteiten. Op het scherm zie je hoe lang je vergadering nog duurt. Zo voorkom je dat je tijd te kort komt. En als je meer tijd nodig hebt, controleer je gewoon of er na je vergadering nog een andere vergadering gepland staat. Zo niet, dan verleng je de vergadering in een paar klikken. Uiteraard is het Control scherm in de vergaderzaal verbonden met het Room Panel aan de buitenkant van de vergaderzaal. En beide zijn verbonden aan de cloud-based Portal, de App, Mapping etc. Dus elke wijziging en elke reservering die je maakt, is overal zichtbaar.
De GoBright integratie met Microsoft Teams
Binnenkort lanceren we de GoBright Integratie in Microsoft Teams. Dit betekent dat een GoBright App (icoon) kan worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Het gehele GoBright Platform kan dan worden geopend en is zichtbaar vanuit je vertrouwde Teams omgeving in de webversie en de desktop app. Wanneer je de GoBright integratie wilt gebruiken op de Microsoft Teams Mobiele app, wordt de GoBright App overgezet naar de Microsoft Teams App. Je hoeft niet langer van systeem te wisselen om een ruimte, werkplek, en parkeerplek reservering, of Visitor Registration te maken. Je beheert dit eenvoudig op één centrale plek. Dit verhoogt de gebruikerservaring, het gebruiksgemak en de efficiëntie.
GoBright Ruimte Reserveringssysteem en Microsoft Outlook
De GoBright Ruimte Reserveringssoftware en Microsoft Outlook hebben een tweezijdige integratie. Microsoft Outlook is een van de meest gebruikte e-mail- en agendabeheersystemen voor bedrijven. Met de integratie hebben de twee systemen een verbinding die in beide richtingen werkt. Alle boekingen gemaakt in de GoBright Online Portal, Mobile App, Mapping, of het Room Panel worden zichtbaar in de Outlook agenda. Andersom, wanneer een boeking wordt gemaakt via de Outlook agenda is deze automatisch ook zichtbaar in het GoBright platform. Alle ruimte activiteiten zoals, boekingen, check-ins en outs, ad-hoc boekingen, ruimtebezetting gedetecteerd door kamersensoren, wijzigingen in bestaande boekingen, of vergaderingen die worden afgebroken zijn zichtbaar in beide platformen.
GoBright Outlook Plug-in
Om het werken met GoBright en Outlook completer en gebruiksvriendelijker te maken, heeft GoBright een Outlook Plug-in ontwikkeld die de twee tools naadloos met elkaar verbindt. Met de GoBright Outlook Plug-in worden de functionaliteiten van het GoBright platform overgebracht naar je Outlook omgeving. Dit geeft je krachtige zoek- en boekingsmogelijkheden direct in je persoonlijke Outlook agenda. Zoek en boek een ruimte op basis van je voorkeuren, nodig collega's uit, registreer bezoekers vooraf en regel Catering & Services direct, allemaal vanuit de GoBright Outlook Plug-in.
Met de GoBright Outlook Plugin heb je vele filteropties om de gewenste ruimte te vinden en te boeken. Verandert de datum of locatie van de vergadering, of wordt deze volledig geannuleerd? Dan veranderen bijvoorbeeld de geboekte Catering & Services mee. Het synchroniseert allemaal met je persoonlijke agenda, de agenda van de vergaderruimtes en het GoBright Platform. Eén systeem, één actie. Slim en eenvoudig.
GoBright Outlook Plug-in Upgrade
Met de laatste upgrade werd het mogelijk om de Outlook Plug-in te gebruiken op Apple MacOS apparaten. We zijn momenteel bezig met de ontwikkeling van de volgende upgrade van de GoBright Outlook Plug-in. Met deze upgrade wordt de GoBright plattegrond van elke afdeling ook zichtbaar in je persoonlijke Outlook Agenda, waardoor het vinden van een beschikbare ruimte eenvoudiger wordt.
Volledige GoBright Outlook-integratie
Naast de GoBright Plug-in zijn we momenteel ook bezig met de ontwikkeling van een volledige integratie met Microsoft Outlook. Dit betekent dat je binnenkort het volledige GoBright Platform kunt openen in Outlook, op dezelfde manier als in Microsoft Teams. Hierdoor wordt het mogelijk om ook toegang te krijgen tot de GoBright functies voor werkplek reserveringen, parkeerplaats reserveringen en bezoekersregistratie.
Een betrouwbare liefdesdriehoek
De meeste organisaties werken met Microsoft Outlook en de Outlook Agenda. Sinds de wereldwijde coronavirus pandemie heeft Microsoft Teams als samenwerkingstool een enorme vlucht genomen. Microsoft Teams wordt vaak niet alleen gebruikt als tool voor videovergaderingen, maar ook om documenten op te slaan, documenten te delen en te chatten. Omdat Outlook en Teams beiden een tool van Microsoft zijn, zijn de agenda's automatisch met elkaar verbonden.
De GoBright Ruimte Reserveringen gemaakt in het GoBright Platform, de GoBright Outlook Plug-in en in Outlook worden ook zichtbaar in de Microsoft Teams agenda. Door het toevoegen van een Microsoft Teams Link kunnen alle leden van de vergadering meedoen, waar ze zich ook bevinden. Met de GoBright Integratie in Microsoft Teams en Microsoft Outlook, waarmee het GoBright Platform vanuit deze applicaties kan worden geopend, wordt het werken met GoBright eenvoudiger. De combinatie van de drie is een betrouwbare liefdesdriehoek die het leven van medewerkers beter maakt.
Een doeltreffende vergadering opzetten
Het opzetten van een effectieve en inspirerende vergadering kan een uitdaging zijn. Naast het managen van het reservering van de vergaderruimte, moet ook de vergadering zelf gepland worden. Hieronder geven we vier tips om je volgende vergadering tot een succes te maken.
Bepaal doelstellingen voor de vergadering. Zorg ervoor dat uw aanwezigen weten waar de bijeenkomst over gaat, wat ze kunnen verwachten en wat ze moeten voorbereiden. Het is goed om specifieke doelen te stellen waar je met je collega's naartoe kunt werken.Maak een agenda en verstuur agenda-uitnodigingen. Met een agenda werk je efficiënt en effectief. Kom geen tijd tekort voor belangrijke onderwerpen en blijf gemotiveerd door de dynamiek af te wisselen met verschillende invalshoeken en onderwerpen. Bereid uw aanwezigen voor door ze uit te nodigen voor de vergadering. Met GoBright Room Booking in combinatie met Microsoft Outlook is alles perfect geregeld.Creëer een veilige ruimte voor samenwerking. Voor de meest vruchtbare vergaderingen is het essentieel dat alle deelnemers zich thuis voelen. Een deel daarvan is een goede voorbereiding, met verwachtingen en een geschikte locatie. Een ander deel is denken aan een gebruiksvriendelijke en gebruikersgerichte werkruimte. De combinatie van flexibele kantoorinrichting en slimme technologie creëert voorspelbaarheid, wat essentieel is voor een veilig gevoel op kantoor.Eindig met duidelijke actiepunten voor uw volgende vergadering. Een round-up sessie met uw collega's en bezoekers na de vergadering helpt om de geest te verfrissen. Sluit de vergadering af met actiepunten voor de volgende. De cyclus begint dan opnieuw... Bereid uw collega's voor door verwachtingen te stellen, verzoeken en voorkeuren te beheren, een geschikte ruimte te vinden, bezoekers uit te nodigen en via de Outlook Plugin de perfecte vergaderruimte te vinden voor uw volgende brainstormsessie!
GoBright's Ruimte Reserveringssysteem is een goed doordacht softwareplatform. Het creëren van de beste gebruikerservaring is onze topprioriteit en dat blijft zo tijdens upgrades van ons systeem. Bij GoBright creëren we Beschikbaarheid voor iedereen.
