GoBright Rombookingssystem, Microsoft Outlook og Microsoft Teams

Hyggelig å treffe deg

Møterom har alltid vært en viktig del av kontorlokalene. Kolleger møtes ofte, har idédugnader og møter med gjester. Spesielt med overgangen til en hybrid arbeidsmodell er møterommet viktig for at kolleger skal kunne etablere relasjoner og møtes ansikt til ansikt. Det bidrar til en positiv medarbeideropplevelse og har mange fordeler for produktivitet, effektivitet og generell trivsel. GoBright forstår at møterommet blir viktigere med fremveksten av Smart Office. Med GoBright Room Booking i kombinasjon med Microsoft er det avslappet og bekymringsfritt å organisere et møte.

GoBright Bestilling av rom

Med GoBright Room Booking er du alltid sikret et passende møterom uansett hvilket møte du har planlagt. Finn et rom som passer til dine preferanser, inviter kolleger og/eller gjester, ordne med catering og service og bestill på sekunder. Møtet ditt er klart til å starte! Room Booking kommer med utallige funksjoner som gjør møtet ditt enkelt og smidig. Er det noe som endrer seg i forbindelse med møtet ditt? Tidspunktet eller datoen for eksempel? Fordelen med å jobbe med et Room Booking-system er at alle endringer som gjøres i bookingen ordnes automatisk. Med GoBright Mapping, som er tilgjengelig i nettportalen, GoBright -appen, men også på skjermer som henger rundt om i kontorbygningen, er det enkelt å se hvilke rom som er ledige. Vår løsning gir innsikt og oversiktlighet.

Eksternt eller på kontoret? Ikke noe problem!

I det fleksible kontoret er forutsigbarhet og solide systemer et must. Du vil være sikret et egnet og fullt utstyrt møterom når du skal møte kunder og kolleger. Kan ikke alle delta på det fysiske møtet på kontoret? Legg til en Microsoft Teams-lenke i invitasjonen. Møtet blir automatisk planlagt i Teams-miljøet ditt også.

Flerbruksrom

Rommene i hybridkontoret har ofte mange funksjoner. Et større møterom kan for eksempel deles opp i to mindre rom. Med funksjonen Combined Meeting Room Booking kan disse lokalene bookes for større sammenkomster. Hvis dato, klokkeslett eller ønsker om forpleining endres, sjekker GoBrightsystemet tilgjengeligheten i begge rommene. Mulighetene med GoBright Room Booking gir fleksibilitet og enkelhet.

Romsensorer

For å gjøre rombookingen mer komplett kan det være interessant å jobbe med sensorer. Ved å installere sensorer i møterommene dine kan du måle belegget med 100 % nøyaktighet, noe som gir deg et godt beslutningsgrunnlag. Sensorer registrerer dessuten om et booket møterom er opptatt. Dette forhindrer dobbeltbookinger eller uteblivelser. Systemet frigjør rommet slik at andre kolleger kan booke og bruke det hvis den som har booket, ikke dukker opp.

Romkontroll

Med GoBright Room Control har du full kontroll over møtet, rommet og fasilitetene. Skjermen viser hvor lenge møtet varer. Slik unngår du at tiden løper ut. Og hvis du trenger mer tid, er det bare å sjekke om det er planlagt et møte etter ditt eget. Hvis ikke, kan du bare forlenge møtet med noen få klikk. Kontrollskjermen i møterommet er selvfølgelig koblet til rompanelet på utsiden av møterommet. Og begge er koblet til den skybaserte portalen, appen, kartleggingen osv. Så alle endringer og bestillinger du gjør, er synlige overalt.

• Opplev GoBright Rombestilling

GoBright Integrasjon med Microsoft Teams

Vi lanserer snart GoBright -integrasjonen i Microsoft Teams. Dette betyr at en GoBright -app (ikon) kan legges til i Microsoft Teams. Hele GoBright -plattformen kan åpnes og er synlig fra det velkjente Teams-miljøet på nettet og i skrivebordsappen. Når du vil bruke GoBright -integrasjonen i Microsoft Teams-mobilappen, overføres GoBright -appen til Microsoft Teams-appen. Du trenger ikke lenger å bytte system for å gjøre en romreservasjon, bordreservasjon, parkeringsreservasjon eller besøksregistrering. Du kan enkelt administrere dette på ett sentralt sted. Dette øker brukeropplevelsen, brukervennligheten og effektiviteten.

GoBright Møteromsbookingssystem og Microsoft Outlook

ProgramvarenGoBright Room Booking og Microsoft Outlook har en toveis integrasjon. Microsoft Outlook er et av de mest brukte e-post- og kalenderhåndteringssystemene for bedrifter. Med integrasjonen har de to systemene en forbindelse som fungerer begge veier. Alle bestillinger som gjøres i GoBright Online Portal, Mobile App, Mapping eller Room Panel blir synlige i Outlook-kalenderen. Omvendt, når en booking gjøres via Outlook-kalenderen, blir den automatisk også synlig i GoBright -plattformen. All romaktivitet, for eksempel bestillinger, innsjekkinger og utsjekkinger, ad hoc-bestillinger, rombelegg oppdaget av romsensorer, endringer i eksisterende bestillinger eller møter som avbrytes, er synlige på begge plattformene.

GoBright Outlook-programtillegg

For å gjøre arbeidet med GoBright og Outlook mer komplett og brukervennlig, har GoBright laget en Outlook Plugin som sømløst kobler de to verktøyene sammen. Med GoBright Outlook Plugin overføres funksjonaliteten til GoBright -plattformen til Outlook-miljøet ditt. Dette gir deg kraftige muligheter for søk og rombooking direkte i din personlige Outlook-kalender. Finn og bestill et rom basert på dine preferanser, inviter kolleger, forhåndsregistrer besøkende og arranger catering og tjenester umiddelbart, alt fra GoBright Outlook Plugin.

Med GoBright Outlook Plugin har du mange filteralternativer for å finne og bestille det rommet du trenger. Endres datoen eller stedet for møtet, eller avlyses det helt? Da endres for eksempel de bestilte catering- og servicetjenestene tilsvarende. Alt synkroniseres med din personlige kalender, møterommenes kalender og plattformen GoBright . Ett system, én handling. Smart og enkelt.

GoBright Oppgradering av Outlook-plugin

Med den siste oppgraderingen ble det mulig å bruke Outlook Plugin på Apple MacOS-enheter. Vi er for tiden i ferd med å utvikle den neste oppgraderingen av GoBright Outlook Plugin. Med denne oppgraderingen vil GoBright etasjekartet for hver avdeling også bli synlig i din personlige Outlook-kalender, noe som gjør det enklere å finne et ledig rom.

Komplett GoBright Outlook-integrasjon

I tillegg til GoBright Plugin er vi for tiden i ferd med å utvikle en komplett integrasjon med Microsoft Outlook. Dette betyr at du snart vil kunne åpne hele GoBright -plattformen i Outlook, på samme måte som i Microsoft Teams. Det gjør det mulig å få tilgang til GoBright -funksjonene for bordbestilling, parkering og besøksregistrering.

Et pålitelig trekantdrama

De fleste organisasjoner jobber med Microsoft Outlook og Outlook-kalenderen. Siden den verdensomspennende koronapandemien har Microsoft Teams som samarbeidsverktøy vokst enormt i popularitet. Microsoft Teams brukes ofte ikke bare som et verktøy for videomøter, men også til å lagre dokumenter, dele dokumenter og chatte. Siden Outlook og Teams begge er Microsoft-verktøy, er kalenderne automatisk koblet sammen.

Rombestillingene på GoBright som gjøres på GoBright Platform, GoBright Outlook Plugin og i Outlook, blir også synlige i Microsoft Teams-kalenderen. Ved å legge til en Microsoft Teams-kobling kan alle medlemmer av møtet delta uansett hvor de befinner seg. Med GoBright Integration i Microsoft Teams og Microsoft Outlook, som gjør det mulig å åpne GoBright Platform fra disse applikasjonene, blir det enklere å jobbe med GoBright . Kombinasjonen av de tre er et pålitelig trekantdrama som gjør livet til de ansatte bedre.

Organisering av et effektivt møte

Det kan være utfordrende å arrangere et effektivt og inspirerende møte. I tillegg til å administrere bookingen av møtet, bør også selve møtet planlegges. Nedenfor gir vi fire tips for å gjøre ditt neste møte vellykket.

1. Definer målene for møtet. Sørg for at deltakerne er klar over hva møtet handler om, hva de kan forvente og hva de bør forberede seg på. Det er en fordel å sette seg konkrete mål å jobbe mot sammen med kollegene.
2. Opprett en agenda og send kalenderinvitasjoner. Med en agenda jobber du effektivt og målrettet. Ikke gå tom for tid til viktige temaer, og hold motivasjonen oppe ved å variere dynamikken med ulike vinklinger og temaer. Forbered deltakerne ved å invitere dem til møtet. Med GoBright Room Booking i kombinasjon med Microsoft Outlook blir alt perfekt tilrettelagt.
3. Skap et trygt rom for samarbeid. For å få de mest fruktbare møtene er det viktig at alle deltakerne føler seg hjemme. En del av dette handler om å være godt forberedt, ved å avklare forventninger og finne et egnet sted. En annen del er å tenke på et brukervennlig og brukersentrert arbeidsområde. Kombinasjonen av fleksibel kontordesign og smart teknologi skaper forutsigbarhet, noe som er avgjørende for å føle seg trygg på kontoret.
4. Avslutt med klare handlingspunkter for neste møte. En runde med kolleger og besøkende etter møtet bidrar til å friske opp tankene. Oppsummer møtet, og sett opp handlingspunkter for neste møte. Så starter syklusen på nytt... Forbered kollegene dine ved å sette forventninger, håndtere forespørsler og preferanser, finn et passende rom, inviter besøkende, og finn det perfekte møterommet via Outlook Plugin for neste idédugnad!

GoBrightRoom Booking-systemet er en gjennomtenkt programvareplattform. Å skape den beste brukeropplevelsen er vår høyeste prioritet, og det fortsetter vi å gjøre ved oppgraderinger av systemet vårt. På GoBright skaper vi tilgjengelighet for alle.