Gemeinde Noardeast-Fryslân

Room Booking, Desk Booking und der Map Viewer vervollständigten das neue Arbeiten und die Renovierung der Gemeinde Noardeast-Fryslân. Die Gemeinde fungiert als lokale Behörde in Friesland und hat ihre Lösungen für Zusammenarbeit und Belegungsmanagement verbessert.

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DIE HERAUSFORDERUNG

Die Gemeinde Noardeast-Fryslân in Friesland in den Niederlanden. Sie umfasst 52 Dörfer und die Stadt Dokkum. Die Gemeinde mit Sitz in Dokkum verfügt über drei Gebäude, von denen eines mit GoBright renoviert wurde. Auf der Suche nach innovativen Arbeitsplätzen integrierte die Gemeinde GoBright während der Renovierung im Mai 2023 und nutzte dabei die Fusion mit dem Rathaus.

Für die Gemeinde Noardeast-Fryslân stand im Vordergrund, welche Funktionen die Arbeitsplätze bieten sollten. Im Mittelpunkt standen dabei das aktivitätsbasierte Arbeiten, die Optimierung der Arbeitsplatznutzung sowie die Ermöglichung einer einfachen Arbeitsplatzbuchung, einschließlich eines Raum- und Arbeitsplatzbuchungssystem. Die Mitarbeiter arbeiten je nach ihren Aufgaben vor Ort und nutzen ihr Zuhause für konzentriertes Arbeiten. Der neue Arbeitsplatz sollte jedoch auch durch die Erreichbarkeit über eine App benutzerfreundlich sein. Die Gemeinde Noardeast-Fryslân benötigte eine zukunftssichere und zuverlässige Lösung.

Bei der Fusion ging es vor allem darum, die Kollegen einander näher zu bringen und ihnen die Freiheit zu geben, so zu arbeiten, wie sie wollen. Die Integration mit den Zugangsausweisen der Mitarbeiter war notwendig. Alle Funktionalitäten mussten in einem einzigen System konsolidiert werden, um die Nutzung zu erleichtern. Die Arbeitsplätze mussten für eine spontane Nutzung zur Verfügung stehen, was eine Integration von Schließfächern und wichtigen Systemen wie Outlook, Teams und TopDesk erforderte. Ein klarer Einblick in die Nutzung der Arbeitsplätze war ebenfalls erforderlich. Der Schwerpunkt bei der Renovierung lag auf der Funktionalität. Dieser Ansatz erfordert ein effektives Verwaltungssystem.

Die Freiheit, zu arbeiten und den Tag so zu gestalten, wie man möchte. [...] Ich habe miterlebt, wie sich ein Gebäude von Grund auf zu etwas Schönem entwickelt hat. Es macht wirklich Spaß, hier herumzulaufen.

Tjitske Leenstra Projektassistentin - Zentraler Wohnungsbau

Die Lösung

Die Gemeinde Noardeast-Fryslân hat die Lösung in GoBright gefunden, insbesondere in unserem Raumreservierungssystem, Arbeitsplatzbuchungssystem sowie in den Funktionen „Analytics“, „Schließfach-Integration“ und „Kartenansicht“.

Die Gemeinde Noardeast-Fryslân wandte sich an unseren Wiederverkäufer bei AENC, weil GoBright alle ihre Anforderungen erfüllte. Die Gemeinde Noardeast-Fryslân bevorzugt ein einheitliches Erscheinungsbild und ein konsistentes Look and Feel. Sie strebt nach Universalität am Arbeitsplatz. Das Gebäude ist auf Zusammenarbeit ausgelegt, was für die Mitarbeiter ein neues Konzept war. Der Lounge-Bereich auf jeder Etage soll die Mitarbeiter ermutigen, ihre Schreibtische zu verlassen, um sich mit ihren Kollegen zu treffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Das Essen in Gemeinschaftsbereichen wird gefördert, um die Gemeinschaft zu stärken, und offene Bereiche motivieren die Kollegen zur Interaktion. Die Gemeinde Noardeast-Fryslân motiviert die Mitarbeiter, bequeme Arbeitsplätze zu wählen, um sich besser konzentrieren zu können. Wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten möchte, erhält er einen speziellen Heimarbeitsplatz.

Aktivitätsorientiertes Arbeiten

Sie wollten "Landing Spots", die als zwanglose Treffpunkte dienen, ähnlich wie in einem Wohnzimmer. Festlegung der erforderlichen Arbeitsplätze für verschiedene Situationen, einschließlich geschlossener Kabinen für Anrufe. Bieten Sie ihren Mitarbeitern ein modernes Arbeitsumfeld, in dem aktivitätsorientiertes Arbeiten Standard ist. Bereitstellung von Einrichtungen für verschiedene Arbeitsstile. Dazu gehören verschiedene Besprechungsräume, "Landing Spots" für schnelle Diskussionen und E-Mail-Checks, spezielle Microsoft-Teams-Räume (für maximal 2 Personen) und ruhige Telefonkabinen. Als Teil des neuen Büros und der neuen Arbeitsweise werden verschiedene Räume eingerichtet, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Die Mitarbeiter der Gemeinde Noardeast-Fryslân können jetzt ganz einfach die Verfügbarkeit von Zimmern und Schreibtischen prüfen und ihren Arbeitsplatz buchen. Die Arbeitsplätze der Stadtverwaltung sind an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Über 60 % der Mitarbeiter haben einen Schreibtisch. Beim Betreten der Etage sollte ein Map Viewer den Mitarbeitern sofort zeigen, wie viele Schreibtische und Räume belegt sind. Es gibt bestimmte Zonen, in denen die Mitarbeiter nicht einfach bestimmte Arbeitsplätze buchen können. Diese Arbeitsplätze sind für bestimmte Gruppen bestimmt, z. B. für Beamte in Zivilangelegenheiten und Vollzugsbeamte. Die Arbeitsplätze innerhalb dieser Zonen können nur von den jeweiligen Kollegen gebucht werden.

Ergebnisse

Die Gemeinde Noardeast-Fryslân ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis. GoBrightwurde schnell akzeptiert, zum Teil, weil das Gebäude überfüllt war, und vor allem, weil unser System benutzerfreundlich war. Das interne Projektteam organisierte mehrere Treffen, um das neue System vorzustellen und zu erklären. Nur eine Handvoll Personen meldete sich mit Fragen, was auf eine hohe und schnelle Akzeptanz bei den Benutzern hindeutet. Da die Gemeinde Noardeast-Fryslân die Zahl der Fehlzeiten reduzieren wollte, installierte sie auf Anraten von AENC GoBright Interact auf allen Arbeitsplätzen. Mit diesem Gerät kann man einchecken, sehen, ob ein Platz frei ist, und ihn direkt buchen.

Laut Christiaan Eelkema und Tjitske Leenstra sind die Mitarbeiter stolz darauf, an ihrem neuen Arbeitsplatz zu arbeiten. Ein angenehmes Arbeitsumfeld, in dem alles durchdacht ist.

GoBright - Gemeinde Noardeast-Fryslân - Interact - Schreibtisch buchen

Über die Gemeinde Noardeast-Fryslân

Die Gemeinde Noardeast-Fryslân mit Sitz in Dokkum dient als Drehscheibe für die Arbeit der Kommunalverwaltung und für kommunale Dienstleistungen. Es repräsentiert den Stolz der Bürger und dient der Gemeinde, zu der 52 Dörfer und die Stadt Dokkum in der niederländischen Provinz Friesland gehören. Durch die Aufnahme der Namen der Gemeinden und Städte in die friesische Sprache unterstreicht das Rathaus seine lokale Identität und trägt zur Erhaltung und Förderung der friesischen Sprache bei, was mit den regionalen Zielen übereinstimmt.

In verschiedenen Räumen der Gemeinde finden Sie Fotos der friesischen Umgebung, die von Anja Brouwer aufgenommen wurden. Sie möchte den Gemeinschaftssinn in Noardeast-Fryslân fördern. Sie ist Naturfotografin und arbeitet auch für die Gemeinde Noardeast-Fryslân. Anja Brouwer wurde zur Naturfotografin des Jahres 2023 gewählt.

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