IJsselheem
Kamerreservering en balieboeking voltooiden de renovaties van IJsselheem, actief in de ouderenzorg, en gaven hun oplossingen voor bezettingsbeheer en vergaderen een boost.
DE UITDAGING
IJsselheem Mysotis, in de binnenstad van Kampen, was na 15 jaar hard toe aan een renovatie van de werkplek. De oude situatie was voorzien van vaste werkplekken, stille werkplekken, losse speakers en schermen met een HDMI-kabel zonder camera. De stuurgroep werd opgericht vóór de Covid-19 pandemie. IJsselheem had behoefte aan een oplossing voor bureaubeheer. In het verleden was er geen inzicht in de bezetting en de bureauruimtes stonden vaak leeg. Na de Covid-19 pandemie begon de uitvoering van het project er echter iets anders uit te zien. De medewerkers van IJsselheem wilden flexibeler werken. Ze wilden werken met MS Teams Rooms om vergaderingen op afstand en op locatie te combineren. Dit leidde tot de behoefte om deze vergaderruimtes te boeken en direct een MS Teams koppeling aan de vergadering toe te voegen. Ze waren op zoek naar een geschikte oplossing die dit mogelijk kon maken, zodat ze op een georganiseerde en gestructureerde manier naar kantoor konden komen.
De integratie met Microsoft 365, Teams en Outlook, was een belangrijke vereiste en er zijn niet veel leveranciers die dit bieden, maar GoBright wel.
De oplossing
IJsselheem vond het antwoord in GoBright, met name in hun Room Booking systeem, Desk Booking systeem en Microsoft Integraties.
IJsselheem kwam via AENC in contact met GoBright . Kees Schouten, functioneel beheerder ICT, was vanuit zijn vorige baan al bekend met de narrowcasting van GoBright. Hij wist dat alle producten GoBright op één gebruiksvriendelijk platform werken. Medewerkers van IJsselheem kunnen nu eenvoudig de beschikbaarheid van kamers checken. In het begin moesten sommige collega's wennen aan het concept. Soms vergaten ze te reserveren of in te checken en dan was de kamer of balie ineens bezet door iemand anders. Maar nu is dat geen probleem meer en zien ze de voordelen van de producten GoBright .
Daarnaast heeft IJsselheem ervoor gekozen om de werkomgeving van haar medewerkers te verbeteren door te investeren in de beste audio-hardware.
Resultaten
Desk Booking- en Room Booking-systemen hebben de toewijzing van werkplekken in verschillende omgevingen veranderd. Binnen de afdeling van IJsselheem zijn 70 werkplekken beschikbaar voor ongeveer 120 collega's. Nog eens 8 bureaus worden gereserveerd op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, exclusief toegankelijk op locatie. Dit zorgt ervoor dat zelfs als een medewerker vergeet te reserveren, er nog een gegarandeerde werkplek beschikbaar is. De ruimtes zijn op de meeste dagen bijna volledig bezet.
Vlakbij de servicebalie staat een scherm met digital signage software met intern nieuws, hoewel het dashboard nog in ontwikkeling is. Op dit moment bevat het scherm interne mededelingen en het weerbericht. De schermen zijn allemaal ontworpen in de huisstijl van IJsselheem en zijn eenvoudig zelf te gebruiken.
Vergaderruimtes zijn uitgerust met grote matte whiteboards en projectoren, waardoor een naadloze mix van analoge en digitale hulpmiddelen ontstaat. Deze dynamische opstelling stimuleert actieve deelname tijdens presentaties en voorkomt dat vergaderingen statisch worden. Verschillende vergaderzalen hebben schermen van hoge kwaliteit en videoconferentieapparatuur, aangevuld met aparte microfoons voor een optimale geluidskwaliteit.
Uitbreiding van het werkplekconcept
Dit innovatieve werkplekconcept is succesvol gebleken en dient als interne business case voor IJsselheem. De positieve uitkomsten maken uitbreiding van het concept naar andere locaties mogelijk.
Implementatie van de oplossingen van GoBright bij IJsselheem
Wilt u een casestudy opzetten?
Neem contact op met Iris
onze marketingmanager.
