GoBright Værelsesbookingsystem, Microsoft Outlook & Microsoft Teams

Rart at møde dig

Mødelokaler har altid været et vigtigt element i kontorlandskabet. Kolleger mødes ofte, laver brainstormsessioner og holder møder med gæster. Især med skiftet til en hybrid arbejdsmodel er mødelokalet afgørende for, at kolleger kan etablere relationer og mødes ansigt til ansigt. Det bidrager til en positiv medarbejderoplevelse og har mange fordele for produktiviteten, effektiviteten og det generelle velbefindende. GoBright forstår, at mødelokalet bliver vigtigere med fremkomsten af Smart Office. Med GoBright Room Booking i kombination med Microsoft er det afslappet og bekymringsfrit at organisere et møde.

GoBright Booking af værelse

Med GoBright Room Booking er du altid sikker på at få et passende mødelokale til den aftale, du har planlagt. Find et lokale, der passer til dine præferencer, inviter dine kolleger og/eller gæster, arranger catering og service, og book det på få sekunder. Dit møde er klar til at gå i gang! Room Booking kommer med utallige funktioner, der gør dit møde nemt og smidigt. Er der noget, der ændrer sig i forhold til dit møde? Tidspunktet eller datoen for eksempel? Fordelen ved at arbejde med et Room Booking-system er, at alle ændringer i bookingen automatisk bliver arrangeret. Med GoBright Mapping, som er tilgængelig i onlineportalen, GoBright -appen, men også på skærme, der hænger i hele kontorbygningen, er det nemt at se, hvilke lokaler der er ledige. Vores løsning giver indsigt og klarhed.

På afstand eller på kontoret? Det er ikke noget problem!

I det fleksible kontor er forudsigelighed og solide systemer et must. Du vil være sikker på at have et passende og fuldt udstyret mødelokale, når du skal møde kunder og kolleger. Kan alle ikke deltage i dit fysiske møde på kontoret? Tilføj et Microsoft Teams-link til din invitation. Mødet bliver automatisk også planlagt i dit Teams-miljø.

Rum til flere formål

Rum i det hybride kontor har ofte mange funktioner. Et større mødelokale kan f.eks. deles op i to mindre rum. Med vores Combined Meeting Room Booking-funktion kan disse steder bookes til større møder. Hvis dato, klokkeslæt eller catering- og serviceønsker ændres, tjekker GoBright's system tilgængeligheden af begge lokaler. Mulighederne med GoBright Room Booking giver fleksibilitet og lethed.

Rum-sensorer

For at gøre Room Booking mere komplet kan det være interessant at arbejde med sensorer. Ved at installere sensorer i dine mødelokaler kan du måle belægningen med 100 % nøjagtighed, hvilket giver dig stærke data, som du kan træffe beslutninger ud fra. Sensorer registrerer desuden, om et booket mødelokale er optaget. Det forhindrer dobbeltbookinger eller udeblivelser. Systemet frigør lokalet, så andre kolleger kan booke og bruge det, hvis den, der har booket, ikke dukker op.

Kontrol af rum

Med GoBright Room Control har du fuld kontrol over dit møde, lokalet og dets faciliteter. Skærmen viser, hvor længe dit møde varer. Det forhindrer dig i at løbe tør for tid. Og hvis du har brug for mere tid, skal du bare tjekke, om der er planlagt et møde efter dit. Hvis ikke, kan du bare forlænge dit møde med et par klik. Kontrolskærmen i mødelokalet er selvfølgelig forbundet med rumpanelet uden for mødelokalet. Og begge er forbundet med den skybaserede portal, appen, kortlægningen osv. Så alle ændringer og alle bookinger, du foretager, er synlige overalt.

• Oplev GoBright Værelsesbooking

GoBright Integration med Microsoft Teams

Vi lancerer snart GoBright -integrationen i Microsoft Teams. Det betyder, at en GoBright -app (ikon) kan føjes til Microsoft Teams. Hele GoBright -platformen kan åbnes og er synlig fra dit velkendte Teams-miljø på nettet og i desktop-appen. Når du vil bruge GoBright -integrationen i Microsoft Teams-mobilappen, overføres GoBright -appen til Microsoft Teams-appen. Du behøver ikke længere at skifte system for at lave en værelsesbooking, skrivebordsbooking, parkeringsbooking eller besøgsregistrering. Du skal blot administrere dette ét centralt sted. Det øger brugeroplevelsen, brugervenligheden og effektiviteten.

GoBright System til booking af mødelokaler og Microsoft Outlook

GoBright Room Booking software og Microsoft Outlook har en tovejs integration. Microsoft Outlook er et af de mest anvendte e-mail- og kalenderstyringssystemer for virksomheder. Med integrationen har de to systemer en forbindelse, der fungerer begge veje. Alle bookinger, der foretages i GoBright Online Portal, Mobile App, Mapping eller Room Panel, bliver synlige i Outlook-kalenderen. Den anden vej rundt, når en booking foretages via Outlook-kalenderen, er den automatisk også synlig i GoBright platformen. Enhver rumaktivitet som f.eks. bookinger, ind- og udtjekninger, ad hoc-bookinger, rumbelægning registreret af rumsensorer, ændringer i eksisterende bookinger eller møder, der afkortes, er synlige på begge platforme.

GoBright Outlook-plugin

For at gøre arbejdet med GoBright og Outlook mere komplet og brugervenligt har GoBright skabt et Outlook-plugin, der problemfrit forbinder de to værktøjer. Med GoBright Outlook Plugin overføres funktionerne i GoBright -platformen til dit Outlook-miljø. Det giver dig stærke søge- og værelsesbookingmuligheder direkte i din personlige Outlook-kalender. Find og book et lokale baseret på dine præferencer, inviter kolleger, forhåndsregistrer besøgende og arranger catering og service med det samme, alt sammen fra GoBright Outlook Plugin.

Med GoBright Outlook Plugin har du mange filtermuligheder til at finde og booke det lokale, du har brug for. Ændres datoen eller stedet for mødet, eller aflyses det helt? Den bookede forplejning og service, for eksempel, ændres tilsvarende. Det hele synkroniseres med din personlige kalender, mødelokalernes kalender og GoBright platformen. Ét system, én handling. Smart og enkelt.

GoBright Opgradering af Outlook-plugin

Med den seneste opgradering blev det muligt at bruge Outlook-plugin'et på Apple MacOS-enheder. Vi er i øjeblikket i gang med at udvikle den næste opgradering af GoBright Outlook Plugin. Med denne opgradering vil GoBright etagekortet for hver afdeling også blive synligt i din personlige Outlook-kalender, hvilket gør det lettere at finde et ledigt lokale.

Komplet GoBright Outlook-integration

Ud over GoBright Plugin er vi i øjeblikket i gang med at udvikle en komplet integration med Microsoft Outlook. Det betyder, at du snart vil kunne åbne hele GoBright -platformen i Outlook på samme måde som i Microsoft Teams. Det gør det muligt også at få adgang til GoBright 's funktioner til bordbestilling, bilparkering og besøgsregistrering.

Et pålideligt trekantsdrama

De fleste organisationer arbejder med Microsoft Outlook og Outlook-kalenderen. Siden den verdensomspændende coronavirus-pandemi er Microsoft Teams som samarbejdsværktøj vokset voldsomt i popularitet. Microsoft Teams bruges ofte ikke kun som et videomødeværktøj, men også til at gemme dokumenter, dele dokumenter og chatte. Da Outlook og Teams begge er et Microsoft-værktøj, er kalenderne automatisk forbundet.

De GoBright lokalebookinger, der foretages på GoBright platformen, GoBright Outlook Plugin og i Outlook, bliver også synlige i Microsoft Teams-kalenderen. Ved at tilføje et Microsoft Teams-link kan alle medlemmer af mødet deltage, uanset hvor de er. Med GoBright -integrationen i Microsoft Teams og Microsoft Outlook, som gør det muligt at åbne GoBright -platformen fra disse programmer, bliver det lettere at arbejde med GoBright . Kombinationen af de tre er et pålideligt trekantsdrama, som gør medarbejdernes liv bedre.

Opsætning af et effektivt møde

Det kan være en udfordring at arrangere et effektivt og inspirerende møde. Ud over at styre bookingen af mødet skal selve mødet også planlægges. Nedenfor giver vi fire tips til at gøre dit næste møde til en succes.

1. Definer mål for mødet. Sørg for, at deltagerne er klar over, hvad mødet handler om, hvad de kan forvente, og hvad de skal forberede. Det er en fordel at sætte specifikke mål, som du kan arbejde hen imod sammen med dine kolleger.
2. Opret en dagsorden og send kalenderinvitationer. Med en dagsorden arbejder du effektivt. Undgå at løbe tør for tid til vigtige emner, og hold dig motiveret ved at skifte dynamikken ud med forskellige vinkler og emner. Forbered dine deltagere ved at invitere dem til mødet. Med GoBright Room Booking i kombination med Microsoft Outlook bliver alt arrangeret perfekt.
3. Skab et trygt rum for samarbejde. For at få de mest frugtbare møder er det vigtigt, at alle deltagere føler sig hjemme. En del af det er at være velforberedt ved at opstille forventninger og finde et passende sted. En anden del er at tænke på et brugervenligt og brugercentreret arbejdsområde. Kombinationen af fleksibelt kontordesign og smart teknologi skaber forudsigelighed, hvilket er afgørende for at føle sig tryg på kontoret.
4. Slut af med klare handlingspunkter til næste møde. En runde med dine kolleger og besøgende efter mødet hjælper med at opfriske sindet. Afslut mødet, og sæt handlingspunkter for det næste møde. Så starter cyklussen igen... Forbered dine kolleger ved at sætte forventninger, håndtere anmodninger og præferencer, find et passende lokale, inviter besøgende, og find det perfekte mødelokale via Outlook Plugin til din næste brainstorm-session!

GoBright's værelsesbookingsystem er en gennemtænkt softwareplatform. At skabe den bedste brugeroplevelse er vores topprioritet og forbliver det under opgraderinger af vores system. På GoBright skaber vi tilgængelighed for alle.