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GoBright Réservation de salles Système, Microsoft Outlook et Microsoft Teams

Un triangle amoureux fiable
Donner à vos employés la possibilité d'organiser et de planifier leur propre journée de travail est caractéristique de tout environnement de travail flexible ou hybride. L'utilisation d'un système Réservation de salles est un exemple de logiciel puissant qui favorise la flexibilité et l'appropriation. Mais pourquoi auriez-vous besoin d'un système Réservation de salles ? Après tout, vous pouvez également réserver une chambre via Microsoft Outlook. Qu'est-ce qui rend l'utilisation de GoBright Réservation de salles intéressant et précieux par rapport à Outlook ? Et comment GoBright Réservation de salles , Microsoft Outlook et Microsoft Teams sont-ils liés et comment les systèmes se renforcent-ils mutuellement ? Eh bien, plongeons-y et découvrons-le.


Enchanté de vous rencontrer

Les salles de réunion ont toujours été un élément important de l'espace de bureau. Les collègues se réunissent souvent, organisent des séances de brainstorming et des réunions avec des invités. En particulier avec le passage à un modèle de travail hybride, la salle de réunion est essentielle pour que les collègues puissent établir des relations et se rencontrer face à face. Elle contribue à une expérience positive pour l'employé et présente de nombreux avantages en termes de productivité, d'efficacité et de bien-être général. GoBright comprend qu'avec la montée en puissance de Smart Office, la salle de réunion devient plus importante. Avec GoBright Réservation de salles en combinaison avec Microsoft, l'organisation d'une réunion est détendue et sans souci.

GoBright Réservation de salles

Avec GoBright Réservation de salles , vous êtes toujours assuré de disposer d'une salle de réunion appropriée, quel que soit le rendez-vous que vous avez prévu. Trouvez une salle correspondant à vos préférences, invitez vos collègues et/ou invités, organisez la restauration et les services et réservez en quelques secondes. Votre réunion est prête à commencer ! Réservation de salles est doté d'une multitude de fonctionnalités qui facilitent le déroulement de votre réunion. Un élément de votre réunion a changé ? L'heure ou la date, par exemple ? L'avantage de travailler avec un système Réservation de salles est que toutes les modifications apportées à la réservation sont automatiquement organisées. Grâce à GoBright Mapping, qui est disponible sur le portail en ligne, l'application GoBright mais aussi sur des écrans accrochés dans tout l'immeuble de bureaux, la disponibilité des salles peut être facilement reconnue. Notre solution donne un aperçu et de la clarté.

À distance ou au bureau ? Pas de problème !

Dans un bureau flexible, la prévisibilité et des systèmes solides sont indispensables. Vous voulez être sûr de disposer d'une salle de réunion adaptée et entièrement équipée pour rencontrer vos clients et vos collègues. Tout le monde ne peut pas se joindre à votre réunion physique au bureau ? Ajoutez un lien Microsoft Teams à votre invitation. La réunion est automatiquement programmée dans votre environnement Teams également.

Espaces polyvalents

Les espaces du bureau hybride ont souvent plusieurs fonctions. Une grande salle de réunion peut par exemple être séparée en deux espaces plus petits. Grâce à notre fonction de réunion combinée Réservation de salles, ces espaces peuvent être réservés pour des rassemblements plus importants. Si la date, l'heure ou les souhaits de Catering & Services changent, le système de GoBrightvérifie la disponibilité des deux salles. Les possibilités offertes par GoBright Réservation de salles sont synonymes de flexibilité et de facilité.

Détecteurs de présence

Pour rendre Réservation de salles plus complet, travailler avec des capteurs peut être intéressant. En installant des capteurs dans vos salles de réunion, vous mesurez le taux d'occupation avec une précision de 100 %, ce qui vous donne des données puissantes sur lesquelles vous pouvez prendre des décisions. Les capteurs enregistrent en outre si une salle de réunion réservée est occupée. Cela permet d'éviter les doubles réservations ou les absences. Le système libère la salle pour que d'autres collègues puissent la réserver et l'utiliser si le réservataire ne se présente pas.

Room Control

Avec le Room Control GoBright , vous avez le contrôle total de votre réunion, de la salle et de ses équipements. L'écran indique la durée de votre réunion. Cela vous évitera de manquer de temps. Et si vous avez besoin de plus de temps, vérifiez simplement si une réunion est prévue après la vôtre. Si ce n'est pas le cas, prolongez votre réunion en quelques clics. Bien entendu, l'écran de contrôle dans la salle de réunion est connecté au panneau de salle à l'extérieur de la salle de réunion. Et tous deux sont connectés au portail basé sur le cloud, à l'application, à la cartographie, etc. Ainsi, chaque modification et chaque réservation que vous effectuez est visible partout.

GoBright Réservation de sallesMicrosoft Outlook, Microsoft Teams

L'intégration de GoBright avec Microsoft Teams

Nous allons bientôt lancer l'intégration de GoBright dans Microsoft Teams. Cela signifie qu'une application (icône) GoBright peut être ajoutée à Microsoft Teams. L'ensemble de la plateforme GoBright peut être ouverte et est visible depuis votre environnement Teams habituel sur le web et l'application de bureau. Lorsque vous souhaitez utiliser l'intégration GoBright sur l'application mobile Microsoft Teams, l'application GoBright est transférée vers l'application Microsoft Teams. Vous n'avez plus besoin de changer de système pour effectuer une réservation de parking ou une inscription de visiteur ( Réservation de salles, Réservation de bureaux). Il suffit de gérer tout cela en un seul endroit central. L'expérience de l'utilisateur, la facilité d'utilisation et l'efficacité s'en trouvent améliorées.

GoBright Réservation de sallesIntégration de Microsoft Teams et de Microsoft Outlook

 

GoBright Système de réunion Réservation de salles et Microsoft Outlook

Le logicielGoBright Réservation de salles et Microsoft Outlook ont une intégration bidirectionnelle. Microsoft Outlook est l'un des systèmes de gestion de courrier électronique et de calendrier les plus utilisés par les entreprises. Grâce à l'intégration, les deux systèmes disposent d'une connexion qui fonctionne dans les deux sens. Toutes les réservations effectuées sur le portail en ligne GoBright , l'application mobile, la cartographie ou le panneau des salles deviennent visibles dans le calendrier Outlook. Dans l'autre sens, lorsqu'une réservation est effectuée via le calendrier Outlook, elle est automatiquement visible sur la plateforme GoBright . Toute activité de salle, telle que les réservations, les entrées et sorties, les réservations ad hoc, l'occupation de la salle détectée par les capteurs de salle, les changements dans les réservations existantes ou les réunions écourtées, est visible dans les deux plateformes.

GoBright Plugin pour Outlook

Pour rendre le travail avec GoBright et Outlook plus complet et plus convivial, GoBright a créé un plugin Outlook qui relie de manière transparente les deux outils. Avec le plugin Outlook GoBright , les fonctionnalités de la plateforme GoBright sont transférées dans votre environnement Outlook. Vous disposez ainsi de puissantes possibilités de recherche et de Réservation de salles directement dans votre calendrier personnel Outlook. Trouvez et réservez une salle en fonction de vos préférences, invitez des collègues, préenregistrez des visiteurs et organisez des services de restauration instantanément, tout cela à partir du plugin Outlook GoBright .

Avec le plugin Outlook GoBright , vous disposez de nombreuses options de filtrage pour trouver et réserver la salle dont vous avez besoin. La date ou le lieu de la réunion sont modifiés ou la réunion est complètement annulée ? Les services de restauration réservés, par exemple, sont modifiés en conséquence. Le tout est synchronisé avec votre calendrier personnel, le calendrier des salles de réunion et la plateforme GoBright . Un seul système, une seule action. Intelligent et simple.

GoBright Mise à jour du plugin Outlook

Avec la dernière mise à jour, il est devenu possible d'utiliser le plugin Outlook sur les appareils Apple MacOS. Nous sommes actuellement en train de développer la prochaine mise à jour du plugin Outlook de GoBright . Avec cette mise à jour, le plan d'étage GoBright de chaque département deviendra également visible dans votre calendrier Outlook personnel, ce qui facilitera la recherche d'une salle disponible.

GoBright Plugin pour Outlook

Intégration complète de GoBright Outlook

Outre le plugin GoBright , nous sommes actuellement en train de développer une intégration complète avec Microsoft Outlook. Cela signifie que vous serez bientôt en mesure d'ouvrir l'ensemble de la plate-forme GoBright dans Outlook, de la même manière que dans Microsoft Teams. Il sera ainsi possible d'accéder aux fonctionnalités de GoBright pour Réservation de bureaux, les parkings et l'enregistrement des visiteurs.

Un triangle amoureux fiable

La plupart des organisations travaillent avec Microsoft Outlook et le calendrier Outlook. Depuis la pandémie mondiale de coronavirus, la popularité de Microsoft Teams en tant qu'outil de collaboration s'est considérablement accrue. Microsoft Teams n'est pas seulement utilisé comme un outil de réunion vidéo, mais aussi pour enregistrer des documents, les partager et chatter. Comme Outlook et Teams sont tous deux des outils Microsoft, les calendriers sont automatiquement connectés.

Les réservations de salles GoBright effectuées dans la plateforme GoBright , le plugin Outlook GoBright et dans Outlook deviennent également visibles dans le calendrier Microsoft Teams. En ajoutant un lien Microsoft Teams, tous les membres de la réunion peuvent y participer où qu'ils soient. Grâce à l'intégration de GoBright dans Microsoft Teams et Microsoft Outlook, qui permet d'ouvrir la plate-forme GoBright à partir de ces applications, le travail avec GoBright devient plus facile. La combinaison des trois est un triangle amoureux fiable qui améliore la vie des employés.

Triangle amoureux fiable : GoBright, MS Teams et Outlook

 

Organiser une réunion efficace

Organiser une réunion efficace et stimulante peut être un défi. Outre la gestion de la réservation de la réunion, la réunion elle-même doit également être planifiée. Nous vous donnons ci-dessous quatre conseils pour faire de votre prochaine réunion un succès.

  1. Définissez les objectifs de la réunion. Assurez-vous que vos participants sont conscients de l'objet de la réunion, de ce qu'ils peuvent attendre et de ce qu'ils doivent préparer. Il est bénéfique de fixer des objectifs spécifiques à atteindre avec vos pairs.
  2. Créez un agenda et envoyez des invitations de calendrier. Avec un agenda, vous travaillez de manière efficace et efficiente. Ne manquez pas de temps pour les sujets importants et restez motivé en changeant la dynamique avec des angles et des sujets différents. Préparez vos participants en les invitant à la réunion. Avec GoBright Réservation de salles en combinaison avec Microsoft Outlook, tout est parfaitement organisé.
  3. Créez un espace sûr pour la collaboration. Pour que les réunions soient les plus fructueuses, il est essentiel que tous les participants se sentent à l'aise. Pour cela, il faut être bien préparé, en fixant des attentes et en choisissant un lieu approprié. Une autre partie consiste à penser à un espace de travail convivial et centré sur l'utilisateur. La combinaison d'une conception flexible des bureaux et d'une technologie intelligente crée une prévisibilité, ce qui est essentiel pour se sentir en sécurité au bureau.
  4. Terminez par des points d'action clairs pour votre prochaine réunion. Une séance de synthèse avec vos collègues et vos visiteurs après la réunion permet de se rafraîchir l'esprit. Concluez la réunion et définissez des points d'action pour la prochaine. Le cycle recommence alors... Préparez vos collègues en définissant les attentes, en gérant les demandes et les préférences, en trouvant une salle adaptée, en invitant les visiteurs et en trouvant la salle de réunion idéale via le plugin Outlook pour votre prochaine session de brainstorming !

GoBrightLe systèmeRéservation de salles est une plateforme logicielle bien pensée. Créer la meilleure expérience utilisateur est notre priorité absolue et le reste lors des mises à jour de notre système. Sur GoBright , nous créons de la disponibilité pour tous.

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