GoBright Réservation de salles System, Microsoft Outlook & Microsoft Teams

Enchanté de vous rencontrer

Les salles de réunion ont toujours été un élément important de l'espace de bureau. Les collègues se réunissent souvent, organisent des séances de brainstorming et des réunions avec des invités. En particulier avec le passage à un modèle de travail hybride, la salle de réunion est essentielle pour permettre aux collègues d'établir des relations et de se rencontrer en face à face. Elle contribue à une expérience positive pour les employés et présente de nombreux avantages pour la productivité, l'efficacité et le bien-être général. GoBright comprend qu'avec l'essor du Smart Office, la salle de réunion devient de plus en plus importante. Avec GoBright Réservation de salles en combinaison avec Microsoft, l'organisation d'une réunion se fait en toute sérénité et sans souci.

GoBright Réservation de salles

Avec GoBright Réservation de salles, vous êtes toujours assuré de disposer d'une salle de réunion appropriée, quel que soit le rendez-vous que vous avez planifié. Trouvez une salle correspondant à vos préférences, invitez vos collègues et/ou invités, organisez la restauration et les services et réservez-la en quelques secondes. Votre réunion est prête à démarrer ! Réservation de salles est doté d'une multitude de fonctionnalités qui facilitent le déroulement de votre réunion. Quelque chose change au sujet de votre réunion ? L'heure ou la date par exemple ? L'avantage de travailler avec un système de Réservation de salles est que toutes les modifications apportées à la réservation sont automatiquement prises en compte. Grâce à lacartographie GoBright , qui est disponible sur le portail en ligne, l'application GoBright mais aussi sur les écrans accrochés dans tout l'immeuble de bureaux, la disponibilité des salles peut être facilement identifiée. Notre solution apporte de la clarté et de la perspicacité.

A distance ou au bureau ? Pas de problème !

Dans un bureau flexible, la prévisibilité et des systèmes solides sont indispensables. Vous voulez être sûr de disposer d'une salle de réunion adaptée et entièrement équipée pour rencontrer vos clients et vos collègues. Tout le monde ne peut pas se joindre à votre réunion physique au bureau ? Ajoutez un lien Microsoft Teams à votre invitation. La réunion est automatiquement programmée dans votre environnement Teams.

Espaces polyvalents

Les espaces du bureau hybride ont souvent plusieurs fonctions. Une grande salle de réunion peut par exemple être séparée en deux espaces plus petits. Grâce à notre fonction Combined Meeting Réservation de salles, ces espaces peuvent être réservés pour des réunions plus importantes. Si la date, l'heure ou les souhaits de Catering & Services changent, le système de GoBrightvérifie la disponibilité des deux salles. Les possibilités offertes par GoBright Réservation de salles sont flexibles et faciles à mettre en œuvre.

Détecteurs de présence

Faire Réservation de salles plus complète, il peut être intéressant de travailler avec des capteurs. En installant des capteurs dans vos salles de réunion, vous mesurez le taux d'occupation avec une précision de 100 %, ce qui vous permet de disposer de données solides pour prendre des décisions. Les capteurs enregistrent en outre si une salle de réunion réservée est occupée. Cela permet d'éviter les doubles réservations ou les absences. Le système libère la salle pour que d'autres collègues puissent la réserver et l'utiliser si le réservataire ne se présente pas.

Room Control

Avec le GoBright Room Control, vous contrôlez entièrement votre réunion, la salle et ses équipements. L'écran affiche la durée de votre réunion. Vous ne risquez donc pas de manquer de temps. Et si vous avez besoin de plus de temps, vérifiez simplement si une réunion est prévue après la vôtre. Si ce n'est pas le cas, prolongez votre réunion en quelques clics. Bien entendu, l'écran de contrôle de la salle de réunion est connecté au panneau de la salle situé à l'extérieur de la salle de réunion. Tous deux sont connectés au portail basé sur le cloud, à l'application, à la cartographie, etc. Ainsi, chaque modification et chaque réservation que vous effectuez est visible partout.

• Expérience GoBright Réservation de salles

L'intégration de GoBright à Microsoft Teams

Nous lancerons bientôt l'intégration de GoBright dans Microsoft Teams. Cela signifie qu'une application GoBright (icône) peut être ajoutée à Microsoft Teams. L'ensemble de la plateforme GoBright peut être ouvert et est visible depuis votre environnement Teams familier sur le web et l'application de bureau. Lorsque vous souhaitez utiliser l'intégration GoBright sur l'application mobile Microsoft Teams, l'application GoBright est transférée vers l'application Microsoft Teams. Vous n'avez plus besoin de changer de système pour faire une Réservation de salles, une Réservation de Réservation de bureaux, une Réservation de parking ou un Enregistrement de visiteurs. Il vous suffit de gérer tout cela en un seul endroit. Cela améliore l'expérience utilisateur, la facilité d'utilisation et l'efficacité.

GoBright Meeting Réservation de salles System et Microsoft Outlook

Le logicielGoBright Réservation de salles et Microsoft Outlook ont une intégration bidirectionnelle. Microsoft Outlook est l'un des systèmes de gestion de courrier électronique et de calendrier les plus utilisés par les entreprises. Avec l'intégration, les deux systèmes ont une connexion qui fonctionne dans les deux sens. Toutes les réservations effectuées sur le portail en ligne GoBright , l'application mobile, la cartographie ou le panneau des salles sont visibles dans le calendrier Outlook. Dans l'autre sens, lorsqu'une réservation est faite via le calendrier Outlook, elle est automatiquement visible dans la plateforme GoBright . Toute activité dans la salle, telle que les réservations, les entrées et sorties, les réservations ad hoc, l'occupation de la salle détectée par les capteurs de salle, les changements dans les réservations existantes ou les réunions qui sont écourtées sont visibles dans les deux plateformes.

GoBright Outlook Plugin

Pour rendre le travail avec GoBright et Outlook plus complet et plus convivial, GoBright a créé un plugin Outlook qui relie de manière transparente les deux outils. Avec le GoBright Outlook Plugin, les fonctionnalités de la plateforme GoBright sont transférées dans votre environnement Outlook. Vous disposez ainsi de puissantes possibilités de recherche et de Réservation de salles directement dans votre calendrier personnel Outlook. Trouvez et réservez une salle en fonction de vos préférences, invitez des collègues, préenregistrez des visiteurs et organisez des services de restauration instantanément, le tout à partir du GoBright Outlook Plugin.

Avec le plugin GoBright Outlook, vous disposez de nombreuses options de filtrage pour trouver et réserver la salle dont vous avez besoin. La date ou le lieu de la réunion changent-ils, ou est-elle complètement annulée ? La restauration et les services réservés, par exemple, changent en conséquence. Tout cela est synchronisé avec votre calendrier personnel, le calendrier des salles de réunion et la plateforme GoBright . Un système, une action. Intelligent et simple.

Mise à jour du plugin GoBright Outlook

Avec la dernière mise à jour, il est devenu possible d'utiliser le plugin Outlook sur les appareils Apple MacOS. Nous sommes actuellement en train de développer la prochaine mise à jour du plugin Outlook de GoBright . Avec cette mise à jour, le plan d'étage GoBright de chaque département deviendra également visible dans votre calendrier Outlook personnel, ce qui facilitera la recherche d'une chambre disponible.

Intégration complète de GoBright Outlook

Outre le plugin GoBright , nous sommes actuellement en train de développer une intégration complète avec Microsoft Outlook. Cela signifie que vous serez bientôt en mesure d'ouvrir l'ensemble de la plateforme GoBright dans Outlook, de la même manière que dans Microsoft Teams. Il sera ainsi possible d'accéder aux fonctionnalités de GoBright pour la Réservation de bureaux, le stationnement de voitures et l'enregistrement des visiteurs.

Un triangle amoureux fiable

La plupart des organisations utilisent Microsoft Outlook et le calendrier Outlook. Depuis la pandémie mondiale de coronavirus, la popularité de Microsoft Teams en tant qu'outil de collaboration a considérablement augmenté. Microsoft Teams n'est pas seulement utilisé comme outil de réunion vidéo, mais aussi pour enregistrer et partager des documents et pour chatter. Outlook et Teams étant tous deux des outils Microsoft, les calendriers sont automatiquement connectés.

Les réservations de salles GoBright effectuées dans la plateforme GoBright , le plugin GoBright Outlook et dans Outlook deviennent également visibles dans le calendrier Microsoft Teams. En ajoutant un lien Microsoft Teams, tous les membres de la réunion peuvent participer où qu'ils soient. Grâce à l'intégration de GoBright dans Microsoft Teams et Microsoft Outlook, qui permet d'ouvrir la plateforme GoBright à partir de ces applications, travailler avec GoBright devient plus facile. La combinaison des trois est un triangle d'amour fiable qui améliore la vie des employés.

Organiser une réunion efficace

L'organisation d'une réunion efficace et stimulante peut s'avérer difficile. Outre la gestion de la réservation de la réunion, il faut également planifier la réunion elle-même. Nous vous donnons ci-dessous quatre conseils pour que votre prochaine réunion soit couronnée de succès.

1. Définissez les objectifs de la réunion. Assurez-vous que vos participants sont conscients de l'objet de la réunion, de ce à quoi ils peuvent s'attendre et de ce qu'ils doivent préparer. Il est utile de fixer des objectifs spécifiques à atteindre avec vos pairs.
2. Créez un agenda et envoyez des invitations au calendrier. Avec un agenda, vous travaillez de manière efficace et efficiente. Ne manquez pas de temps pour aborder les sujets importants et restez motivé en changeant la dynamique avec des angles et des sujets différents. Préparez vos participants en les invitant à la réunion. Avec GoBright Réservation de salles en combinaison avec Microsoft Outlook, tout est parfaitement organisé.
3. Créer un espace de collaboration sûr. Pour que les réunions soient les plus fructueuses possibles, il est essentiel que tous les participants se sentent à l'aise. Pour cela, il faut être bien préparé, en définissant les attentes et en choisissant un lieu adéquat. Une autre partie consiste à penser à un espace de travail convivial et centré sur l'utilisateur. La combinaison d'un aménagement de bureau flexible et d'une technologie intelligente crée une prévisibilité qui est essentielle pour se sentir en sécurité au bureau.
4. Terminez par des points d'action clairs pour la prochaine réunion. Une séance de synthèse avec vos collègues et vos visiteurs après la réunion permet de se rafraîchir l'esprit. Concluez la réunion et fixez des points d'action pour la prochaine. Le cycle recommence... Préparez vos collègues en définissant les attentes, en gérant les demandes et les préférences, en trouvant une salle appropriée, en invitant les visiteurs et en trouvant la salle de réunion idéale via le plugin Outlook pour votre prochaine séance de brainstorming !

Le systèmeRéservation de salles GoBrightest une plate-forme logicielle bien pensée. La création d'une expérience utilisateur optimale est notre priorité absolue et le reste lors des mises à jour de notre système. Chez GoBright , nous créons de la disponibilité pour tous.