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GoBright Raumbuchungssystem, Microsoft Outlook und Microsoft Teams

Ein verlässliches Liebesdreieck
Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihren Arbeitstag selbst zu organisieren und zu planen, ist charakteristisch für jede flexible oder hybride Arbeitsumgebung. Der Einsatz eines Raumbuchungssystems ist ein Beispiel für eine leistungsstarke Software, die Flexibilität und Eigenverantwortung unterstützt. Aber warum sollten Sie ein Raumbuchungssystem benötigen? Schließlich kann man auch über Microsoft Outlook einen Raum buchen. Was macht den Einsatz von GoBright Room Booking im Vergleich zu Outlook interessant und wertvoll? Und wie sind GoBright Room Booking, Microsoft Outlook und Microsoft Teams miteinander verbunden und wie verstärken sich die Systeme gegenseitig? Nun, lassen Sie uns eintauchen und es herausfinden.


Schön, Sie kennenzulernen

Besprechungsräume sind seit jeher ein wichtiger Bestandteil von Büroräumen. Kollegen kommen oft zusammen, führen Brainstorming-Sitzungen durch und haben Treffen mit Gästen. Vor allem mit der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell ist der Besprechungsraum für Kollegen unerlässlich, um Beziehungen aufzubauen und von Angesicht zu Angesicht zusammenzukommen. Er trägt zu einer positiven Employee Experience bei und hat viele Vorteile für die Produktivität, die Effektivität und das allgemeine Wohlbefinden. GoBright weiß, dass mit dem Aufkommen von Smart Office der Besprechungsraum immer wichtiger wird. Mit GoBright Room Booking in Kombination mit Microsoft ist die Organisation eines Meetings entspannt und sorgenfrei.

GoBright Zimmer buchen

Mit der GoBright Raumbuchung haben Sie immer die Gewissheit, dass Sie einen geeigneten Besprechungsraum für den von Ihnen geplanten Termin finden. Finden Sie einen Raum, der Ihren Wünschen entspricht, laden Sie Ihre Kollegen und/oder Gäste ein, arrangieren Sie Catering und Service und buchen Sie ihn in Sekunden. Ihr Meeting ist startklar! Die Raumbuchung verfügt über zahlreiche Funktionen, die einen reibungslosen und einfachen Ablauf Ihres Meetings ermöglichen. Ändert sich etwas an Ihrem Meeting? Die Uhrzeit oder das Datum zum Beispiel? Der Vorteil der Arbeit mit einem Room Booking System ist, dass alle Änderungen an der Buchung automatisch vorgenommen werden. Mit GoBright Mapping, das im Online-Portal, in der GoBright App, aber auch auf Displays, die im gesamten Bürogebäude hängen, verfügbar ist, kann die Verfügbarkeit von Räumen leicht erkannt werden. Unsere Lösung gibt Einblick und Klarheit.

Aus der Ferne oder im Büro? Kein Problem!

Im flexiblen Büro sind Berechenbarkeit und solide Systeme ein Muss. Sie wollen sicher sein, dass Sie einen geeigneten und voll ausgestatteten Besprechungsraum haben, um Kunden und Kollegen zu treffen. Kann nicht jeder an Ihrem physischen Meeting im Büro teilnehmen? Fügen Sie einen Microsoft Teams-Link zu Ihrer Einladung hinzu. Die Besprechung wird automatisch auch in Ihrer Teams-Umgebung angesetzt.

Mehrzweckräume

Räume im Hybrid Office haben oft mehrere Funktionen. Ein größerer Besprechungsraum kann zum Beispiel in zwei kleinere Räume aufgeteilt werden. Mit unserer Funktion zur Buchung kombinierter Besprechungsräume können diese Räume für größere Versammlungen gebucht werden. Ändern sich das Datum, die Uhrzeit oder die Wünsche von Catering & Services, prüft das System von GoBrightdie Verfügbarkeit der beiden Räume. Die Möglichkeiten von GoBright Room Booking bieten Flexibilität und Leichtigkeit.

Raumsensoren

Um die Raumbuchung zu vervollständigen, kann die Arbeit mit Sensoren interessant sein. Durch die Installation von Sensoren in Ihren Besprechungsräumen messen Sie die Belegung mit 100-prozentiger Genauigkeit und erhalten so aussagekräftige Daten, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden können. Sensoren registrieren außerdem, ob ein gebuchter Besprechungsraum belegt ist. Dadurch werden Doppelbuchungen oder Nichterscheinen verhindert. Das System gibt den Raum für andere Kollegen frei, die ihn buchen und nutzen können, wenn der Buchende nicht erscheint.

Raumkontrolle

Mit der GoBright Raumsteuerung haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Besprechung, den Raum und seine Ausstattung. Auf dem Bildschirm wird angezeigt, wie lange Ihre Besprechung dauert. So können Sie verhindern, dass Ihnen die Zeit davonläuft. Und wenn Sie mehr Zeit benötigen, prüfen Sie einfach, ob nach Ihrer Besprechung eine andere angesetzt ist. Wenn nicht, verlängern Sie Ihre Besprechung einfach mit ein paar Klicks. Natürlich ist der Kontrollbildschirm im Besprechungsraum mit dem Raumbediengerät an der Außenseite des Besprechungsraums verbunden. Und beide sind mit dem cloudbasierten Portal, der App, dem Mapping usw. verbunden. So ist jede Änderung und jede Buchung, die Sie vornehmen, überall sichtbar.

GoBright Raumbuchung, Microsoft Outlook, Microsoft Teams

Die GoBright Integration mit Microsoft Teams

Wir werden in Kürze die GoBright Integration in Microsoft Teams einführen. Dies bedeutet, dass eine GoBright App (Symbol) zu Microsoft Teams hinzugefügt werden kann. Die gesamte GoBright Plattform kann geöffnet werden und ist in Ihrer gewohnten Teams-Umgebung im Web und in der Desktop-App sichtbar. Wenn Sie die GoBright Integration auf der mobilen Microsoft Teams App nutzen wollen, wird die GoBright App in die Microsoft Teams App übertragen. Sie müssen nicht mehr das System wechseln, um eine Raumbuchung, Schreibtischbuchung, Parkplatzbuchung oder Besucherregistrierung vorzunehmen. Verwalten Sie dies einfach an einer zentralen Stelle. Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.

GoBright Integration von Raumbuchung, Microsoft Teams und Microsoft Outlook

 

GoBright Buchungssystem für Tagungsräume und Microsoft Outlook

Die GoBright Raumbuchungssoftware und Microsoft Outlook verfügen über eine wechselseitige Integration. Microsoft Outlook ist eines der meistgenutzten E-Mail- und Kalendermanagementsysteme für Unternehmen. Mit der Integration haben die beiden Systeme eine Verbindung, die in beide Richtungen funktioniert. Alle Buchungen, die im GoBright Online Portal, der Mobile App, dem Mapping oder dem Raumpanel vorgenommen werden, werden im Outlook-Kalender sichtbar. Umgekehrt ist eine Buchung, die über den Outlook-Kalender getätigt wird, automatisch auch auf der Plattform GoBright sichtbar. Alle Raumaktivitäten wie Buchungen, Ein- und Auschecken, Ad-hoc-Buchungen, von Raumsensoren erkannte Raumbelegungen, Änderungen bestehender Buchungen oder abgebrochene Meetings sind auf beiden Plattformen sichtbar.

GoBright Outlook-Plugin

Um die Arbeit mit GoBright und Outlook noch vollständiger und benutzerfreundlicher zu gestalten, hat GoBright ein Outlook Plugin entwickelt, das die beiden Tools nahtlos miteinander verbindet. Mit dem GoBright Outlook Plugin werden die Funktionalitäten der GoBright Plattform auf Ihre Outlook-Umgebung übertragen. Dadurch erhalten Sie leistungsstarke Such- und Zimmerbuchungsmöglichkeiten direkt in Ihrem persönlichen Outlook-Kalender. Finden und buchen Sie einen Raum nach Ihren Präferenzen, laden Sie Kollegen ein, melden Sie Besucher an und arrangieren Sie Catering & Services sofort, alles über das GoBright Outlook Plugin.

Mit dem GoBright Outlook Plugin haben Sie viele Filteroptionen, um den gewünschten Raum zu finden und zu buchen. Ändert sich das Datum oder der Ort des Meetings, oder wird es ganz abgesagt? Dann ändern sich zum Beispiel die gebuchten Catering & Services entsprechend. Das alles wird mit Ihrem persönlichen Kalender, dem Kalender der Besprechungsräume und der Plattform GoBright synchronisiert. Ein System, eine Aktion. Intelligent und einfach.

GoBright Outlook Plugin Upgrade - Was ist neu?

Mit dem letzten Upgrade wurde es möglich, das Outlook Plugin auf Apple MacOS Geräten zu verwenden. Wir sind derzeit dabei, das nächste Upgrade für das GoBright Outlook Plugin zu entwickeln. Mit diesem Upgrade wird der GoBright Etagenplan jeder Abteilung auch in Ihrem persönlichen Outlook-Kalender sichtbar werden, was die Suche nach einem freien Raum erleichtert.

GoBright Outlook-Plugin

Vollständige GoBright Outlook-Integration

Neben dem GoBright Plugin sind wir gerade dabei, eine vollständige Integration mit Microsoft Outlook zu entwickeln. Das bedeutet, dass Sie bald in der Lage sein werden, die gesamte GoBright Plattform in Outlook zu öffnen, auf die gleiche Weise wie in Microsoft Teams. Damit wird es möglich, auch auf die GoBright Funktionen für die Tischreservierung, das Parken von Fahrzeugen und die Besucherregistrierung zuzugreifen.

Ein verlässliches Liebesdreieck

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Microsoft Outlook und dem Outlook-Kalender. Seit der weltweiten Coronavirus-Pandemie hat Microsoft Teams als Tool für die Zusammenarbeit massiv an Popularität gewonnen. Microsoft Teams wird häufig nicht nur für Videokonferenzen genutzt, sondern auch zum Speichern von Dokumenten, zum Teilen von Dokumenten und zum Chatten. Da Outlook und Teams beide ein Microsoft-Tool sind, sind die Kalender automatisch miteinander verbunden.

Die GoBright Raumbuchungen, die über die GoBright Plattform, das GoBright Outlook Plugin und in Outlook vorgenommen werden, werden auch im Microsoft Teams Kalender sichtbar. Durch das Hinzufügen eines Microsoft Teams Links können alle Mitglieder des Meetings teilnehmen, egal wo sie sich befinden. Mit der GoBright Integration in Microsoft Teams und Microsoft Outlook, mit der die GoBright Plattform aus diesen Anwendungen heraus geöffnet werden kann, wird das Arbeiten mit GoBright einfacher. Die Kombination der drei ist ein verlässliches Liebesdreieck, das das Leben der Mitarbeiter besser macht.

Zuverlässiges Liebesdreieck: GoBright, MS Teams und Outlook

 

Vorbereitung einer effektiven Besprechung

Die Organisation eines effektiven und inspirierenden Meetings kann eine Herausforderung sein. Neben der Buchung des Meetings sollte auch das Meeting selbst geplant werden. Im Folgenden geben wir vier Tipps, damit Ihre nächste Sitzung erfolgreich wird.

  1. Legen Sie die Ziele für das Treffen fest. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer wissen, worum es in der Sitzung geht, was sie erwarten können und worauf sie sich vorbereiten sollten. Es ist von Vorteil, wenn Sie sich konkrete Ziele setzen, auf die Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen hinarbeiten können.
  2. Erstellen Sie eine Agenda und versenden Sie Kalendereinladungen. Mit einer Agenda arbeiten Sie effizient und effektiv. Die Zeit für wichtige Themen wird nicht knapp und Sie bleiben motiviert, indem Sie die Dynamik mit verschiedenen Blickwinkeln und Themen variieren. Bereiten Sie Ihre Teilnehmer vor, indem Sie sie zu der Besprechung einladen. Mit GoBright Room Booking in Kombination mit Microsoft Outlook ist alles perfekt geregelt.
  3. Schaffen Sie einen sicheren Raum für die Zusammenarbeit. Für möglichst fruchtbare Sitzungen ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer wohl fühlen. Dazu gehört auch eine gute Vorbereitung, indem Erwartungen und ein geeigneter Ort festgelegt werden. Ein anderer Teil ist die Gestaltung eines benutzerfreundlichen und benutzerorientierten Arbeitsbereichs. Die Kombination aus flexiblem Bürodesign und intelligenter Technologie schafft Vorhersehbarkeit, die für ein sicheres Gefühl im Büro unerlässlich ist.
  4. Beenden Sie die Sitzung mit klaren Aktionspunkten für die nächste Sitzung. Eine Gesprächsrunde mit Ihren Kollegen und Besuchern nach der Sitzung hilft, den Geist zu erfrischen. Beenden Sie die Sitzung und legen Sie Aktionspunkte für die nächste Sitzung fest. Der Zyklus beginnt von neuem... Bereiten Sie Ihre Kollegen vor, indem Sie Erwartungen festlegen, Anfragen und Präferenzen verwalten, einen geeigneten Raum finden, Besucher einladen und über das Outlook-Plugin den perfekten Besprechungsraum für Ihre nächste Brainstorming-Sitzung finden!

GoBrightDas Zimmerbuchungssystem ist eine gut durchdachte Software-Plattform. Die beste Benutzererfahrung zu schaffen, hat für uns oberste Priorität und bleibt auch bei Upgrades unseres Systems so. Auf GoBright schaffen wir Verfügbarkeit für alle.

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