Système de gestion des visiteurs

Invitez les invités via la solution de gestion des visiteurs du portail ou le plugin Outlook lors de la réservation d'une réunion. Ils reçoivent une invitation avec un code QR de pré-enregistrement, pour s'enregistrer. Le visiteur scanne le code QR à son arrivée et toutes ses coordonnées sont enregistrées dans le portail en ligne. L'hôte de la réunion reçoit automatiquement un message texte ou un courriel l'informant de l'arrivée de son invité. La réceptionniste sait d'emblée à qui s'attendre. Elle peut imprimer des badges à l'avance, lorsqu'elle reçoit de grands groupes de personnes.

• Pas de files d'attente inutiles au guichet.
• Le réceptionniste n'a pas besoin de rechercher des numéros de téléphone ou des collègues.
• Ajoutez des instructions, des consignes de sécurité ou un bilan de santé à votre invitation.
• Entièrement sans papier.

Les visiteurs entrent dans le bâtiment sans invitation de pré-enregistrement et s'enregistrent sur place, en suivant les étapes affichées à l'écran. Ils remplissent les informations demandées, telles que leur nom et leur adresse électronique. Ils recherchent le nom de l'employé auquel ils rendent visite, acceptent les éventuelles consignes de sécurité et s'enregistrent. L'hôte de la réunion reçoit automatiquement un message texte ou un courriel indiquant que l'invité est arrivé.

• Pas de file d'attente au guichet
• Le réceptionniste n'a pas besoin de rechercher des numéros de téléphone ou des collègues.
• Entièrement sans papier

L'impression de badges est un produit optionnel qui vous permet d'accroître la visibilité de vos visiteurs au sein du bâtiment. Imprimez des badges avec votre propre design, votre logo, vos couleurs, le nom de votre visiteur et un code QR. Il est même possible de personnaliser le badge avec une photo dans le système de gestion des visiteurs.

Après la réunion, un simple scan du badge permet au visiteur de quitter le bâtiment. Les visiteurs uniques rendent leur badge à la réception. Les visiteurs qui reviennent peuvent conserver leur badge et l'utiliser à nouveau lors de leur prochaine visite. Le processus d'enregistrement est ainsi encore plus rapide, ce qui est idéal pour les fournisseurs, par exemple.

Bien entendu, nous pouvons vous conseiller les imprimantes de badges Brother et Fargo qui fonctionnent parfaitement avec notre logiciel de réception numérique.

Personnalisez le modèle de l'écran d'enregistrement du système de gestion des visiteurs et de l'e-mail, en fonction de votre image de marque.

• Ajoutez des instructions, des consignes de sécurité ou un bilan de santé à votre invitation.
• Prédéfinissez votre langue préférée
• Précisez les informations dont vous avez besoin de la part de votre visiteur.

Le portail est votre outil de gestion pour toutes les licences Réservation de salles, Réservation de bureaux et Visitor Management System. Tous les paramètres et configurations (spécifiques au client) sont gérés et stockés ici. Pour le système de gestion des visiteurs de GoBright, le portail s'intègre à Microsoft Exchange, Outlook, Office 365, Google Workspace, Active Directory et divers systèmes FMIS. Spécifiez vos paramètres personnels dans le portail. Par exemple, différenciez les types de visiteurs, tels que les clients, les candidats et les fournisseurs. Ou sélectionnez plusieurs lieux où les configurations peuvent être utilisées ; idéal lorsque votre entreprise possède plusieurs sites ou plusieurs zones de réception.

Toutes les données sont sécurisées et conformes au RGPD. Le gestionnaire de l'établissement détermine le nombre de jours pendant lesquels les données des visiteurs seront conservées. Après cela, les données seront définitivement supprimées.

La sécurité avant tout

Le gestionnaire de l'établissement ou le responsable des interventions d'urgence dispose d'un aperçu précis des personnes qui se trouvent dans le bâtiment, en cas d'urgence. Le portail est basé sur le cloud, il peut donc être utilisé sur une tablette ou un téléphone.

Outlook, l'un des programmes de gestion des e-mails et des calendriers les plus courants au bureau. GoBright a développé un plugin qui fonctionne dans Outlook. Utilisez le plugin GoBright dans la barre de menu, lorsque vous planifiez un rendez-vous. Un monde de possibilités s'ouvrira à vous. Recherchez une salle de réunion en fonction de vos préférences. Réservez le service de restauration, les services supplémentaires de la salle et invitez et pré-enregistrez vos participants instantanément, avec votre Réservation de salles.

Une grande victoire !

La date ou le lieu de la réunion sont-ils modifiés, ou sont-ils complètement annulés ? La restauration et les services réservés changent en conséquence. Un seul système, une seule action. Intelligent et simple.

La plateforme GoBright offre des solutions logicielles intelligentes pour Réservation de bureaux, Réservation de salles et le système de gestion des visiteurs, ainsi que l'affichage dynamique, qui s'intègrent parfaitement et sont faciles à utiliser.

• Trouvez et réservez un lieu de travail disponible via le portail, l'application ou le plugin Outlook.
• Invitez et pré-enregistrez les invités.
• Trouvez votre chemin dans le bâtiment grâce au système d'orientation et de cartographie.
• Une visibilité actualisée et précise sur toutes les parties de la plate-forme intelligente.
• Des capteurs intelligents mesurent l'occupation en temps réel des salles de réunion et des bureaux.
• La plateforme GoBright s'intègre à divers systèmes et infrastructure.
• Un bon aperçu de l'utilisation des espaces de bureaux, des taux d'occupation et des flux dans le bâtiment.