Q: Cos'è l'hot desking?

L' Hot Desking è un modo di lavorare flessibile. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno. Con l'hot desking si utilizza la scrivania solo quando se ne ha effettivamente bisogno. Utilizzando il nostro strumento di condivisione delle scrivanie , è possibile ridurre il numero di postazioni di lavoro e introdurre una diversità nel tipo di postazioni di lavoro. Lavorare in un ambiente di hot desking può stimolare la collaborazione e la creatività.

Question 1

Come posso implementare con successo l'hot desking?

Accepted Answer

L'hot desking è attualmente di tendenza tra le aziende ed è un aspetto indispensabile dell'ufficio del futuro. Può essere piuttosto impegnativo passare da un luogo di lavoro abituato a scrivanie fisse a un ambiente di lavoro flessibile. Ecco alcuni consigli per rendere la transizione il più agevole possibile.

Flessibile in tutti gli aspetti

L'hot desking è di per sé la flessibilità di scegliere la scrivania in cui lavorare quando si arriva in ufficio. Ma perché limitare questa flessibilità al luogo di lavoro? Il lavoro ibrido è diventato sempre più popolare, tanto che il 60% dei dipendenti ha dichiarato che questo è diventato il modo preferito di lavorare. Sebbene il lavoro ibrido sia un'ottima soluzione per molti, il problema che si presenta è che le persone non sanno chi dei loro colleghi sarà presente in ufficio. Questo può far ristagnare la collaborazione tra colleghi.

Per fortuna, questo problema può essere risolto mettendo a disposizione dei dipendenti un sistema di prenotazione delle scrivanie, come quello di GoBright. In questo modo i dipendenti possono prenotare le scrivanie da casa, senza dover perdere tempo a cercare un posto in ufficio. Inoltre, possono vedere rapidamente quali scrivanie sono occupate e da chi, il che è utile ai fini della collaborazione.

Progettare l'ufficio del futuro

Ora che avete incorporato l'hot desking e la flessibilità nella vostra cultura lavorativa, è importante stimolare i vostri dipendenti a recarsi effettivamente in ufficio. Come si fa a creare uno spazio di lavoro che sia più attraente di quello di casa? Il design dell'ufficio è un fattore chiave in questo senso.

I vostri dipendenti vorranno lavorare in un ambiente sano e sicuro. La prima cosa da implementare nel vostro ufficio sono le scrivanie regolabili in altezza. Potete scegliere scrivanie regolabili manualmente, ma anche la tecnologia. GoBrightIl sistema di prenotazione delle scrivanie di GoBright può essere integrato con i Connects, con i quali i dipendenti possono installare l'altezza che preferiscono. Poiché i Connects sono dotati di un sistema "follow-me", non importa quale scrivania il dipendente utilizzerà in futuro. L'altezza preferita viene salvata e la scrivania si regola automaticamente al momento del check-in.

Oltre a un ambiente sano e sicuro, i dipendenti vogliono anche lavorare in modo confortevole. Ora che sono abituati a lavorare da casa, l'ufficio deve sembrare una seconda casa per loro, in modo da renderlo attraente per il lavoro. Poiché ognuno di noi ha preferenze diverse in termini di ambienti di lavoro, dovreste adattare il vostro ufficio in modo che sia adatto a tutti. A tal fine, si possono creare spazi separati, come stanze silenziose e un ufficio living sale riunioni. L'ufficio grigio standard pieno di scrivanie non è più attraente per la maggior parte dei dipendenti. In questo modo, darete ai vostri dipendenti la sensazione di essere a casa al lavoro.

Question 2

Quali sono i vantaggi dell'hot desking?

Accepted Answer

Sempre più uffici stanno introducendo l'hot desking nella loro cultura lavorativa. Il fulcro dell'hot desking è l'eliminazione delle scrivanie personali. Ciò significa che i dipendenti lavorano ogni giorno a una scrivania diversa. I vantaggi che l'hot desking offre ai dipendenti e ai datori di lavoro sono molteplici.

Migliore collaborazione e coesione sociale

L'hot desking prevede che i dipendenti prendano qualsiasi scrivania disponibile al mattino, invece di avere una scrivania fissa per loro. Questo migliora la collaborazione tra i diversi dipendenti e reparti dell'azienda. Le informazioni saranno condivise in tutta l'azienda tra persone diverse, con il risultato di una migliore conoscenza generale della situazione aziendale. Lavorare insieme a persone diverse stimola inoltre la creatività e aumenta la coesione sociale sul posto di lavoro.

Il vantaggio più importante dell'Hot Desking è che stimola la creazione di relazioni con più colleghi, con il risultato di un ambiente di lavoro migliore per tutti. In ambienti di lavoro statici, è naturale che si formino gruppi di persone che lavorano regolarmente insieme. Può essere utile prevenire questo fenomeno, stimolando la comunicazione tra colleghi di diversi reparti. Le persone inizieranno a condividere le informazioni tra loro in tutta l'azienda, migliorando la conoscenza complessiva delle attività aziendali. Inoltre, questa migliore cooperazione porterà a una maggiore creatività. I vostri dipendenti conosceranno diversi aspetti della vostra attività e saranno ispirati dai loro colleghi e dall'ambiente a pensare fuori dagli schemi.

Eliminare gli sprechi di risorse con la gestione dell'occupazione

Quando i dipendenti hanno una postazione di lavoro fissa, queste scrivanie rimangono inutilizzate se il dipendente ha un giorno libero o non è presente per qualsiasi altro motivo. Si tratta di uno spreco di risorse e di spazio. Potreste essere in grado di risparmiare questi costi con l'hot desking. L'hot desking consente di utilizzare in modo ottimale le scrivanie e gli altri spazi di lavoro dell'ufficio, poiché le scrivanie inutilizzate possono essere occupate da chiunque altro. Se si combina l'hot desking con uno strumento di gestione dell'occupazione, è possibile misurare quante scrivanie sono effettivamente utilizzate. Queste informazioni possono essere utilizzate per rimodellare l'ufficio in modo da soddisfare le esigenze dei dipendenti.

Spazi di lavoro ordinati

Alle persone piace portare la propria casa in ufficio. Per questo motivo, sulle scrivanie fisse si trovano solitamente oggetti personali, come foto e cancelleria. Quando il vostro ufficio utilizza le scrivanie fisse, i dipendenti saranno maggiormente responsabilizzati nel mantenere le loro scrivanie organizzate e pulite. Dopo tutto, qualcun altro la userà dopo di loro. Ciò contribuirà a mantenere pulito lo spazio di lavoro. I datori di lavoro possono aiutare i propri dipendenti a mantenere l'ordine mettendo a loro disposizione degli armadietti in cui conservare i propri effetti personali. Potete scegliere tra armadietti normali o armadietti controllati digitalmente, come quelli di GoBright, che voi e i vostri dipendenti potete prenotare da casa.

Question 3

Quali sono gli svantaggi dell'hot desking?

Accepted Answer

Oltre ai vantaggi dell'Hot Desking, ci sono anche alcune sfide da superare. Di seguito trovate un breve elenco con i problemi più importanti dell'hot desking.

Incertezza di avere uno spazio di lavoro

Il fulcro dell'hot desking è l'assenza di postazioni di lavoro statiche. I dipendenti dovrebbero arrivare al lavoro e decidere ad hoc a quale scrivania lavorare quel giorno. Sebbene questo non crei problemi nelle aziende più piccole, può avere un impatto sui dipendenti delle aziende più grandi, soprattutto quando l'ufficio ha più piani. Il dipendente potrebbe prendere le scale per raggiungere un piano specifico, per poi scoprire che tutte le postazioni di lavoro su questo piano sono già occupate.

Questo problema può essere risolto implementando uno strumento di gestione delle scrivanie. Con un software come GoBright, i dipendenti possono prenotare una scrivania da casa tramite l'applicazione ed essere sicuri del posto in ufficio per la giornata. In questo modo, non perderanno tempo a cercare un posto adeguato in ufficio. Inoltre, GoBright offre schermi interattivi per la mappatura, sui quali i dipendenti possono vedere quali sono le scrivanie disponibili e prenotare una scrivania.

L'adattamento richiede tempo

Il principio dell'hot desking è quello di scegliere in modo flessibile la propria scrivania quando si entra nell'edificio. Questo potrebbe essere anche il più grande svantaggio dell'hot desking, se non ben pensato. Può comportare l'incertezza su dove si lavorerà quel giorno. Se questo può essere un inconveniente minore per le piccole organizzazioni con un solo piano, i problemi sorgono nelle grandi aziende. Di solito hanno più piani o addirittura edifici in cui le persone possono lavorare, con la conseguente possibilità che un dipendente arrivi a un piano solo per scoprire che è già pieno. Deve quindi cercare fisicamente un posto a sedere prima di poter iniziare a lavorare.

Utilizzando GoBright Desk Booking, è possibile prenotare la propria scrivania in anticipo, eliminando questa incertezza. La nostra piattaforma offre una mappa interattiva (nel portale e nell'app) che visualizza lo spazio di lavoro e dà ai dipendenti la possibilità di prenotare le strutture di cui hanno bisogno. Inoltre, è possibile posizionare glischermi di mappatura GoBright ai piani. In questo modo, i vostri dipendenti possono vedere in un batter d'occhio se ci sono posti disponibili e dove si trovano.

Disturbo della gerarchia

A seconda della cultura lavorativa, i dipendenti possono percepire l'hot desking come un'indesiderata rottura della gerarchia stabilita all'interno dell'ufficio. Per alcune aziende, la gerarchia non è così importante. Tuttavia, se si tratta di un aspetto importante della cultura aziendale, si potrebbe prendere in considerazione la possibilità di adattare l'approccio all'hot desking al proprio ufficio.

Question 4

Cos'è l'hot desking?

Accepted Answer

L'Hot Desking è un modo di lavorare flessibile. La maggior parte delle persone non ha bisogno della stessa scrivania ogni giorno, per tutto il giorno. Di conseguenza, le scrivanie rimangono spesso inutilizzate per alcune ore del giorno. Con l'hot desking si utilizza la scrivania solo quando se ne ha effettivamente bisogno. Utilizzando il nostro strumento di condivisione delle scrivanie, è possibile ridurre il numero di postazioni di lavoro e introdurre una diversità nel tipo di postazioni di lavoro. Lavorare in un ambiente di hot desking può stimolare la collaborazione e la creatività.

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