Question 1

Comment réussir la mise en place du hot desking ?

Accepted Answer

Le hot desking est actuellement très en vogue dans les entreprises et constitue un aspect indispensable du bureau du futur. Il peut être assez difficile de passer d'un lieu de travail habitué aux bureaux fixes à un environnement de travail flexible. Voici quelques conseils pour que la transition se passe aussi bien que possible.

Flexible dans tous les domaines

Le "hot desking" en soi, c'est avoir la possibilité de choisir le bureau sur lequel vous travaillez lorsque vous arrivez au bureau. Mais pourquoi limiter cette flexibilité au lieu de travail ? Le travail hybride est de plus en plus populaire, 60 % des employés déclarant qu'il est devenu leur mode de travail préféré. Si le travail hybride est une excellente solution pour beaucoup, le problème qui se pose est que les gens ne savent pas qui de leurs collègues sera présent au bureau. Cela peut faire stagner la collaboration entre collègues.

Heureusement, ce problème peut être résolu en fournissant à vos employés un systèmeRéservation de bureaux , tel que GoBright. Ce système permet à vos employés de réserver des bureaux à domicile, ce qui leur évite de perdre du temps à chercher une place au bureau. Ils peuvent également voir rapidement quels bureaux sont occupés et par qui, ce qui est utile pour la collaboration.

Concevoir le bureau du futur

Maintenant que vous avez intégré le hot-desking et la flexibilité dans votre culture d'entreprise, il est important d'inciter vos employés à se rendre au bureau. Comment créer un espace de travail qui soit plus attrayant que le confort de leur propre maison ? L'aménagement des bureaux est un facteur clé à cet égard.

Vos employés voudront travailler dans un environnement sûr et sain. La première chose que vous devez mettre en place dans votre bureau, ce sont des bureaux à hauteur réglable. Vous pouvez choisir des bureaux qui peuvent être réglés manuellement, mais vous pouvez aussi choisir de laisser la technologie faire le réglage pour vous. GoBrightLe systèmeRéservation de bureaux de l'entreprise peut être complété par GoBright Connects, dans lequel vos employés peuvent installer leur hauteur préférée. Comme les Connects sont dotés d'un système de suivi, le bureau que votre employé utilisera à l'avenir n'a aucune importance. Sa hauteur préférée est enregistrée et le bureau s'ajuste automatiquement lors de l'enregistrement de l'employé.

Outre un environnement sûr et sain, les employés veulent également travailler confortablement. Maintenant qu'ils ont l'habitude de travailler à domicile, le bureau doit leur donner l'impression d'être un second chez-soi afin de rendre le lieu de travail attrayant. Comme chacun a des préférences différentes en termes d'environnement de travail, vous devez adapter votre bureau pour qu'il convienne à tous. Vous pouvez le faire en créant des espaces séparés, tels que des salles de silence et un salon de bureau. Le bureau gris standard rempli de bureaux n'est plus attrayant pour la majorité des employés. De cette façon, vous donnerez à vos employés le sentiment d'être chez eux au travail.

Question 2

Quels sont les avantages du hot desking ?

Accepted Answer

De plus en plus de bureaux introduisent le hot desking dans leur culture d'entreprise. Le principe du hot desking consiste à éliminer les bureaux personnels. Cela signifie que les employés travaillent à un bureau différent chaque jour. Les avantages du hot desking pour les employés et les employeurs sont nombreux.

Meilleure collaboration et cohésion sociale

Le hot desking implique que les employés prennent le bureau qui est disponible le matin, au lieu d'avoir un bureau fixe pour eux. Cela améliore la collaboration entre les différents employés et départements de votre entreprise. Les informations sont partagées dans toute l'entreprise entre différentes personnes, ce qui permet d'avoir une meilleure connaissance globale de la situation de l'entreprise. Le fait de travailler avec des personnes différentes stimule également la créativité et renforce la cohésion sociale sur le lieu de travail.

L'avantage le plus important du Hot Desking est qu'il stimule l'établissement de relations avec davantage de collègues, ce qui se traduit par un meilleur environnement de travail pour tous. Dans les environnements de travail statiques, il est tout à fait naturel que certains groupes de personnes commencent à se former et à travailler régulièrement ensemble. Il peut être utile d'empêcher cela et de stimuler la communication entre collègues de différents services. Les gens commenceront à partager des informations entre eux au sein de l'entreprise, ce qui leur permettra d'avoir une meilleure connaissance globale des activités de l'entreprise. En outre, cette meilleure coopération favorisera l'émergence d'une plus grande créativité. Vos employés apprennent à connaître les différents aspects de votre entreprise et s'inspirent de leurs collègues et de leur environnement pour sortir des sentiers battus.

Éliminer les gaspillages de ressources grâce à la gestion de l'occupation

Lorsque vos employés ont des postes de travail fixes, ces bureaux restent inutilisés si l'employé a un jour de congé ou n'est pas présent pour une autre raison. Il s'agit d'un gaspillage de ressources et d'espace. Vous pouvez peut-être économiser ces coûts en recourant au hot desking. Le hot desking permet d'optimiser l'utilisation des bureaux et des autres espaces de travail au bureau, car les bureaux inutilisés peuvent être occupés par n'importe qui d'autre. Si vous combinez le hot desking avec un outil de gestion de l'occupation, vous pouvez mesurer combien de vos bureaux sont réellement utilisés. Ces informations peuvent être utilisées pour réorganiser votre bureau afin de répondre aux besoins de vos employés.

Des espaces de travail bien rangés

Les gens aiment se sentir chez eux au bureau. C'est pourquoi les bureaux fixes comportent généralement des objets personnels, tels que des photos et des articles de papeterie. Lorsque votre bureau utilise des hot desks, les employés sont davantage responsables de l'organisation et de la propreté de leur bureau. Après tout, quelqu'un d'autre l'utilisera après eux. Cela contribuera à la propreté de votre espace de travail. Les employeurs peuvent aider leurs employés à rester en ordre en leur fournissant des casiers où ils peuvent ranger leurs effets personnels. Vous pouvez opter pour des casiers ordinaires ou des casiers à surveillance numérique tels que GoBright, que vous et vos employés pouvez réserver depuis votre domicile.

Question 3

Quels sont les inconvénients du hot desking ?

Accepted Answer

Outre les avantages du hot desking, il y a aussi quelques défis à relever. Vous trouverez ci-dessous une courte liste des principaux problèmes liés au hot desking.

L'incertitude de disposer d'un espace de travail

Le cœur du hot desking est l'absence de postes de travail statiques. Les employés sont censés arriver au travail et décider ad hoc à quel bureau ils veulent travailler ce jour-là. Si cela ne pose probablement pas de problème dans les petites entreprises, cela peut avoir un impact sur les employés des grandes entreprises, en particulier lorsque le bureau comporte plusieurs étages. Votre employé peut emprunter les escaliers pour se rendre à un étage spécifique et constater que tous les postes de travail de cet étage sont déjà occupés.

Ce problème peut être résolu en mettant en place un outil de gestion des bureaux. Avec un logiciel tel que GoBright, les employés peuvent réserver un bureau de chez eux via l'application et être sûrs de leur place au bureau pour la journée. Ainsi, ils ne perdront pas de temps à chercher une place appropriée au bureau. En outre, GoBright propose des écrans cartographiques interactifs, sur lesquels les employés peuvent voir quels bureaux sont disponibles et, en option, réserver un bureau.

L'adaptation prend du temps

Le principe du hot desking est de pouvoir choisir son bureau de manière flexible dès son entrée dans le bâtiment. Cela peut aussi être le plus grand inconvénient du hot desking, s'il n'est pas bien pensé. Cela peut entraîner une incertitude quant à l'endroit où vous allez travailler ce jour-là. Si cela peut être un inconvénient mineur pour les petites organisations n'ayant qu'un seul étage, les problèmes se posent dans les grandes entreprises. Celles-ci disposent généralement d'un plus grand nombre d'étages, voire de bâtiments, où les employés peuvent travailler, d'où la possibilité qu'un employé arrive à un étage pour constater qu'il est déjà plein. Il doit alors chercher physiquement un endroit où s'asseoir avant de pouvoir commencer à travailler.

En utilisant GoBright Réservation de bureauxvous pouvez réserver votre bureau à l'avance, éliminant ainsi cette incertitude. Notre plateforme propose une carte interactive (sur le portail et dans l'application) qui visualise l'espace de travail et donne aux employés la possibilité de réserver les installations dont ils ont besoin. En outre, vous pouvez placer GoBright MappingScreens dans vos étages. Ainsi, vos employés peuvent voir en un clin d'œil s'il y a des places disponibles et où elles se trouvent.

Perturbation de la hiérarchie

En fonction de votre culture d'entreprise, les employés peuvent ressentir le hot desking comme une perturbation indésirable de la hiérarchie établie au sein de votre bureau. Pour certaines entreprises, la hiérarchie n'est pas si importante. Cependant, lorsqu'il s'agit d'un aspect important de votre culture d'entreprise, vous pouvez envisager d'adapter l'approche du "hot desking" à votre bureau.

Question 4

Qu'est-ce que le hot desking ?

Accepted Answer

Le Hot Desking est un mode de travail flexible. La plupart des gens n'ont pas besoin du même bureau tous les jours, toute la journée. Par conséquent, les bureaux restent souvent inutilisés pendant une partie de la journée. Avec le hot desking, vous n'utilisez un bureau que lorsque vous en avez réellement besoin. En utilisant notre outil de partage de bureau, vous pouvez réduire le nombre de postes de travail et introduire une diversité dans le type de postes de travail. Travailler dans un environnement de hot desking peut stimuler la collaboration et la créativité.

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