Question 1

Hoe implementeer ik hot desking met succes?

Accepted Answer

Hot desking is momenteel een trend onder bedrijven en is een onmisbaar aspect van het kantoor van de toekomst. Het kan een hele uitdaging zijn om van een werkplek die gewend is aan vaste bureaus over te stappen op een flexibele werkomgeving. Hier volgen enkele tips om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Flexibel in alle aspecten

Hot desking op zich is de flexibiliteit om te kiezen aan welk bureau je werkt wanneer je op kantoor aankomt. Maar waarom deze flexibiliteit beperken tot de werkplek? Hybride werken wordt steeds populairder: 60% van de werknemers zegt dat dit hun favoriete manier van werken is geworden. Hoewel Hybride Werken voor velen een geweldige oplossing is, is het probleem dat mensen niet weten wie van hun collega's op kantoor aanwezig zal zijn. Dit kan de samenwerking tussen collega's stagneren.

Gelukkig kan dit probleem worden opgelost door uw werknemers te voorzien van een Desk Booking systeem, zoals GoBright's. Hiermee kunnen uw werknemers thuis bureaus reserveren, zodat ze geen tijd hoeven te verspillen aan het zoeken naar een plek op kantoor. Ze kunnen ook snel zien welke bureaus bezet zijn en door wie, wat handig is voor de samenwerking.

Het kantoor van de toekomst ontwerpen

Nu u hot desking en flexibiliteit in uw werkcultuur heeft opgenomen, is het belangrijk om uw medewerkers te stimuleren om daadwerkelijk naar kantoor te komen. Hoe creëert u een werkplek die aantrekkelijker is om te werken dan het comfort van hun eigen huis? Kantoorinrichting is daarbij een belangrijke factor.

Uw werknemers willen werken in een veilige en gezonde omgeving. Het eerste wat u in uw kantoor moet implementeren zijn in hoogte verstelbare bureaus. U kunt kiezen voor bureaus die handmatig kunnen worden aangepast, maar u kunt er ook voor kiezen om de technologie de aanpassingen voor u te laten doen. GoBright's Desk Booking System kan worden aangevuld met GoBright Connects, waarin uw medewerkers hun voorkeurshoogte kunnen installeren. Omdat de Connects een follow-me systeem hebben, maakt het niet uit welk bureau uw medewerker in de toekomst gebruikt. Hun voorkeurshoogte wordt opgeslagen en het bureau past zich automatisch aan wanneer de werknemer wordt ingecheckt.

Naast een veilige en gezonde omgeving willen werknemers ook comfortabel werken. Nu ze gewend zijn aan thuiswerken, moet het kantoor voor hen aanvoelen als een tweede thuis om het aantrekkelijk te maken om er te werken. Omdat iedereen andere voorkeuren heeft op het gebied van werkomgevingen, moet u uw kantoor zo inrichten dat het voor iedereen geschikt is. Dit kun je doen door aparte ruimtes te creëren, zoals stilteruimtes en een kantoorwoonkamer. Het standaard grijze kantoor vol bureaus is voor de meeste werknemers niet meer aantrekkelijk om in te werken. Zo geeft u uw werknemers het gevoel thuis te zijn op het werk.

Question 2

Wat zijn de voordelen van hot desking?

Accepted Answer

Steeds meer kantoren introduceren hot desking in hun werkcultuur. De kern van hot desking is de afschaffing van persoonlijke bureaus. Dit betekent dat werknemers elke dag aan een ander bureau werken. Hot desking heeft een aantal voordelen voor werknemers en werkgevers.

Betere samenwerking en sociale cohesie

Hot desking houdt in dat werknemers 's ochtends het bureau nemen dat beschikbaar is, in plaats van één vast bureau voor zichzelf. Dit bevordert de samenwerking tussen verschillende werknemers en afdelingen binnen uw bedrijf. Informatie wordt door het hele bedrijf gedeeld tussen verschillende mensen, wat resulteert in een betere algemene kennis van het bedrijf. Samenwerken met verschillende mensen stimuleert ook de creativiteit en vergroot de sociale cohesie op de werkvloer.

Het belangrijkste voordeel van Hot Desking is dat het het opbouwen van relaties met meer collega's stimuleert, wat resulteert in een betere werkomgeving voor iedereen. In een statische werkomgeving is het logisch dat er bepaalde groepen mensen ontstaan die regelmatig samenwerken. Het kan nuttig zijn om dit te voorkomen en de communicatie tussen collega's van verschillende afdelingen te stimuleren. Mensen zullen door het hele bedrijf informatie met elkaar gaan delen, wat leidt tot een betere algemene kennis van de activiteiten van het bedrijf. Bovendien zal deze betere samenwerking leiden tot meer creativiteit. Uw werknemers leren verschillende aspecten van uw bedrijf kennen en raken geïnspireerd door hun collega's en omgeving om buiten de gebaande paden te denken.

Verspilling van middelen voorkomen met bezettingsbeheer

Wanneer uw werknemers vaste werkplekken hebben, blijven deze bureaus ongebruikt als de werknemer een vrije dag heeft of om een andere reden niet aanwezig is. Dit is een verspilling van middelen en ruimte. Wellicht kunt u deze kosten besparen door hot desking. Met hot desking kunnen de bureaus en andere werkplekken op kantoor optimaal worden benut, omdat ongebruikte bureaus door iemand anders kunnen worden bezet. Als u hot desking combineert met een tool voor bezettingsbeheer, kunt u meten hoeveel van uw bureaus daadwerkelijk worden gebruikt. Deze informatie kan worden gebruikt om uw kantoor opnieuw in te richten om aan de behoeften van uw werknemers te voldoen.

Opgeruimde werkplekken

Mensen nemen graag hun thuis mee naar kantoor. Daarom hebben vaste bureaus meestal persoonlijke spullen, zoals foto's en briefpapier. Wanneer uw kantoor gebruik maakt van hot desks, zullen werknemers meer verantwoordelijkheid dragen om hun bureau georganiseerd en schoon te houden. Iemand anders zal het immers na hen gebruiken. Dit helpt om uw werkplek schoon te houden. Werkgevers kunnen hun werknemers helpen opgeruimd te blijven door hun lockers ter beschikking te stellen waarin zij hun persoonlijke bezittingen kunnen opbergen. U kunt kiezen voor gewone lockers, of digitaal bewaakte lockers zoals GoBright's, die u en uw werknemers vanuit huis kunnen reserveren.

Question 3

Wat zijn de nadelen van hot desking?

Accepted Answer

Naast de voordelen van Hot Desking zijn er ook een aantal uitdagingen die overwonnen moeten worden. Hieronder vind je een korte lijst met de meest prominente problemen van hot desking.

Onzekerheid over het hebben van een werkplek

De kern van hot desking is de afwezigheid van statische werkplekken. Werknemers worden geacht op het werk te komen en ad hoc te beslissen aan welk bureau zij die dag willen werken. Hoewel dit bij kleinere bedrijven waarschijnlijk geen problemen zal opleveren, kan het gevolgen hebben voor werknemers van grotere bedrijven, vooral wanneer het kantoor meerdere verdiepingen heeft. Uw werknemer kan de trap nemen naar een bepaalde verdieping, om er vervolgens achter te komen dat alle werkplekken op die verdieping al bezet zijn.

Dit probleem kan worden opgelost door een desk management tool te implementeren. Met software zoals GoBright's kunnen werknemers via de app vanuit huis een bureau reserveren en zeker zijn van hun plek op kantoor voor die dag. Zo verspillen ze geen tijd aan het zoeken naar een geschikte stoel op kantoor. Daarnaast biedt GoBright interactieve Mapping schermen, waarop medewerkers kunnen zien welke bureaus beschikbaar zijn en optioneel een bureau kunnen reserveren.

Aanpassing kost tijd

Het principe van hot desking is het flexibel kiezen van je bureau bij binnenkomst. Dit kan ook het grootste nadeel zijn van hot desking, als het niet goed doordacht is. Dit kan leiden tot onzekerheid over waar je die dag gaat werken. Terwijl dit voor kleinere organisaties met slechts één verdieping een klein ongemak kan zijn, ontstaan de problemen bij grotere bedrijven. Die hebben meestal meer verdiepingen of zelfs gebouwen waar mensen kunnen werken, wat tot gevolg heeft dat een werknemer op een verdieping aankomt en merkt dat die al vol is. Zij moeten dan fysiek op zoek naar een plaats om te zitten voordat zij aan het werk kunnen gaan.

Wanneer u gebruik maakt van GoBright Desk Booking kunt u vooraf uw bureau reserveren, waardoor deze onzekerheid verdwijnt. Ons platform biedt een interactieve kaart (in de portal en in de app) die de werkruimte visualiseert en medewerkers de mogelijkheid geeft om de faciliteiten te boeken die ze nodig hebben. Daarnaast kunt u GoBright MappingScreens op uw vloeren plaatsen. Zo kunnen uw medewerkers in een oogwenk zien of er plaatsen beschikbaar zijn en waar deze zich bevinden.

Hiërarchie verstoring

Afhankelijk van uw werkcultuur kunnen werknemers hot desking ervaren als een ongewenste verstoring van de gevestigde hiërarchie binnen uw kantoor. Voor sommige bedrijven is de hiërarchie niet zo belangrijk. Als het echter een belangrijk aspect van uw bedrijfscultuur is, kunt u overwegen de aanpak van hot desking aan te passen aan uw kantoor.

Question 4

Wat is hot desking?

Accepted Answer

Hot Desking is een manier van flexibel werken. De meeste mensen hebben niet elke dag hetzelfde bureau nodig, de hele dag door. Daardoor blijven bureaus vaak delen van de dag ongebruikt. Met hot desking gebruik je een bureau alleen wanneer je het echt nodig hebt. Door onze tool voor het delen van bureaus te gebruiken, kun je het aantal werkplekken verminderen en kun je diversiteit introduceren in het soort werkplekken en kun je diversiteit introduceren in het soort werkplekken. Werken in een hot desking omgeving kan samenwerking en creativiteit stimuleren.

Hot Desking

Ontdek uw voordelen

Voordelen voor gebruikers

Voordelen voor werkgevers

Geld besparen op de hybride werkplek

GoBright Hot Desking Functies

Integraties

Hoe de workflow van onze klant is verbeterd met Hot Desking

De meest innovatieve oplossing voor moderne desk sharing

Een specifieke reeks eisen mogelijk gemaakt met GoBright

Ben je nieuwsgierig?

Vind je antwoord

Duik in onze "Desk Booking" artikelen

De ins en outs van de GoBright Interact - en komende upgrades

Problemen aan je bureau melden voor een soepele desk sharing

GoBright Werkplekreservering in Microsoft Teams

Binnenkort beschikbaar! GoBright || Integratie van Microsoft Teams

5 feiten over het Smart Hybrid Future Office

Verbetering toegankelijkheid Portal: pictogrammen status werkplek en ruimtes

Reserveringsinstructies voor werkplekken en ruimtes

Steelcase werkt samen met GoBright om de toekomst van werk te stroomlijnen

Flexibel reserveren - Reserveringsperioden voor werkplekken

Pop-up bij beweging van de muis

Heb je een vraag? Hier vind je de antwoorden op de meest gestelde vragen.

Een goudmijn voor alle IT en Facility Managers. Verdiep je in de technische details van onze producten en oplossingen.

Wil je op de hoogte blijven van alle Smart Office ontwikkelingen en onze oplossingen? Schrijf je dan nu in.