Question 1

Wie führe ich Hot Desking erfolgreich ein?

Accepted Answer

Hot Desking liegt derzeit im Trend der Unternehmen und ist ein unverzichtbarer Aspekt des Büros der Zukunft. Es kann eine ziemliche Herausforderung sein, von einem Arbeitsplatz, der an feste Schreibtische gewöhnt ist, zu einer flexiblen Arbeitsumgebung zu wechseln. Hier sind einige Tipps, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Flexibel in allen Belangen

Hot Desking an sich bedeutet, dass man die Flexibilität hat, den Schreibtisch zu wählen, an dem man arbeitet, wenn man im Büro ankommt. Aber warum sollte man diese Flexibilität auf den Arbeitsplatz beschränken? Hybrides Arbeiten wird immer beliebter: 60 % der Arbeitnehmer geben an, dass dies ihre bevorzugte Arbeitsform geworden ist. Hybrid Working ist zwar für viele eine gute Lösung, aber das Problem besteht darin, dass man nicht weiß, wer von den Kollegen im Büro anwesend sein wird. Das kann die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen stagnieren lassen.

Zum Glück kann dieses Problem gelöst werden, indem Sie Ihren Mitarbeitern ein Schreibtischbuchungssystem wie GoBrightzur Verfügung stellen. Damit können Ihre Mitarbeiter Schreibtische von zu Hause aus buchen, so dass sie keine Zeit mit der Suche nach einem Platz im Büro verschwenden müssen. Sie können auch schnell sehen, welche Schreibtische besetzt sind und von wem, was für die Zusammenarbeit nützlich ist.

Die Gestaltung des Büros der Zukunft

Jetzt, wo Sie Hot Desking und Flexibilität in Ihre Arbeitskultur integriert haben, ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter dazu zu bewegen, das Büro tatsächlich zu besuchen. Wie können Sie einen Arbeitsplatz schaffen, der attraktiver ist als der Komfort des eigenen Zuhauses? Die Bürogestaltung ist dabei ein Schlüsselfaktor.

Ihre Mitarbeiter wollen in einer sicheren und gesunden Umgebung arbeiten. Das erste, was Sie in Ihrem Büro einführen sollten, sind höhenverstellbare Schreibtische. Sie können sich für Schreibtische entscheiden, die manuell verstellt werden können, aber Sie können auch entscheiden, dass die Technologie die Verstellung für Sie übernimmt. GoBrightDas Desk Booking System von GoBright kann mit den Connects ergänzt werden, in die Ihre Mitarbeiter ihre bevorzugte Höhe einstellen können. Da die Connects über ein Follow-me-System verfügen, spielt es keine Rolle, welchen Schreibtisch Ihr Mitarbeiter in Zukunft benutzt. Die bevorzugte Höhe wird gespeichert und der Schreibtisch passt sich automatisch an, wenn der Mitarbeiter eincheckt.

Neben einer sicheren und gesunden Umgebung wollen die Mitarbeiter auch bequem arbeiten. Da sie es gewohnt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, sollte sich das Büro für sie wie ein zweites Zuhause anfühlen, damit es attraktiv ist, dort zu arbeiten. Da jeder Mensch andere Vorlieben in Bezug auf die Arbeitsumgebung hat, sollten Sie Ihr Büro so einrichten, dass es für alle passt. Dies können Sie tun, indem Sie getrennte Räume schaffen, wie z. B. Ruheräume und ein Büro-Wohnzimmer. Das graue Standardbüro mit seinen vielen Schreibtischen ist für die meisten Mitarbeiter nicht mehr attraktiv. Auf diese Weise geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, bei der Arbeit zu Hause zu sein.

Question 2

Was sind die Vorteile von Hot Desking?

Accepted Answer

Immer mehr Büros führen Hot Desking in ihre Arbeitskultur ein. Der Kern des Hot Desking ist die Abschaffung der persönlichen Schreibtische. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter jeden Tag an einem anderen Schreibtisch arbeiten. Hot Desking bietet Arbeitnehmern und Arbeitgebern eine Reihe von Vorteilen.

Bessere Zusammenarbeit und sozialer Zusammenhalt

Beim Hot-Desking nehmen die Mitarbeiter den Schreibtisch, der ihnen am Morgen zur Verfügung steht, anstatt einen festen Schreibtisch für sich zu haben. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Informationen werden im gesamten Unternehmen zwischen verschiedenen Personen ausgetauscht, was zu einem besseren Gesamtüberblick über den Aufenthaltsort des Unternehmens führt. Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen regt auch die Kreativität an und stärkt den sozialen Zusammenhalt am Arbeitsplatz.

Der wichtigste Vorteil von Hot Desking ist, dass es den Aufbau von Beziehungen zu mehr Kollegen fördert, was zu einem besseren Arbeitsumfeld für alle führt. In statischen Arbeitsumgebungen ist es nur natürlich, dass sich bestimmte Gruppen von Menschen bilden, die regelmäßig zusammenarbeiten. Es kann von Vorteil sein, dies zu verhindern und die Kommunikation zwischen Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zu fördern. Die Mitarbeiter werden beginnen, unternehmensweit Informationen auszutauschen, was zu einem besseren Gesamtüberblick über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens führt. Außerdem wird diese bessere Zusammenarbeit zu mehr Kreativität führen. Ihre Mitarbeiter lernen verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens kennen und werden von ihren Kollegen und ihrer Umgebung dazu inspiriert, über den Tellerrand hinauszuschauen.

Vermeiden von Ressourcenverschwendung durch Belegungsmanagement

Wenn Ihre Mitarbeiter feste Arbeitsplätze haben, bleiben diese Schreibtische ungenutzt, wenn der Mitarbeiter einen freien Tag hat oder aus einem anderen Grund nicht anwesend ist. Dies ist eine Verschwendung von Ressourcen und Platz. Diese Kosten können Sie möglicherweise durch Hot Desking einsparen. Hot Desking ermöglicht eine optimale Nutzung der Schreibtische und anderer Arbeitsbereiche im Büro, da ungenutzte Schreibtische von anderen Personen besetzt werden können. Wenn Sie Hot Desking mit einem Belegungsmanagement-Tool kombinieren, können Sie messen, wie viele Ihrer Schreibtische tatsächlich genutzt werden. Anhand dieser Informationen können Sie Ihr Büro so umgestalten, dass es den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter gerecht wird.

Aufgeräumte Arbeitsbereiche

Die Menschen bringen gerne ihr Zuhause mit ins Büro. Deshalb befinden sich auf festen Schreibtischen meist persönliche Gegenstände wie Bilder und Schreibwaren. Wenn Ihr Büro Hot Desks einsetzt, müssen die Mitarbeiter mehr Verantwortung für die Ordnung und Sauberkeit ihrer Schreibtische übernehmen. Schließlich wird er nach ihnen von jemand anderem benutzt werden. Dies wird dazu beitragen, dass Ihr Arbeitsplatz sauber bleibt. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern helfen, Ordnung zu halten, indem sie ihnen Schließfächer zur Verfügung stellen, in denen sie ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren können. Sie können sich für normale Schließfächer entscheiden oder für digital überwachte Schließfächer wie GoBright, die Sie und Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus buchen können.

Question 3

Was sind die Nachteile von Hot Desking?

Accepted Answer

Neben den Vorteilen von Hot Desking gibt es auch einige Herausforderungen zu bewältigen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste mit den wichtigsten Problemen des Hot Desking.

Ungewissheit, ob ein Arbeitsplatz vorhanden ist

Der Kern des Hot Desking ist die Abwesenheit von statischen Arbeitsplätzen. Die Mitarbeiter sollen zur Arbeit kommen und ad hoc entscheiden, an welchem Schreibtisch sie an diesem Tag arbeiten wollen. Während dies in kleineren Unternehmen wahrscheinlich keine Probleme verursacht, kann es sich auf die Mitarbeiter größerer Unternehmen auswirken, insbesondere wenn das Büro über mehrere Stockwerke verfügt. Ihr Mitarbeiter könnte die Treppe zu einem bestimmten Stockwerk nehmen, nur um festzustellen, dass alle Arbeitsplätze in diesem Stockwerk bereits besetzt sind.

Dieses Problem kann durch die Einführung eines Tools zur Verwaltung von Schreibtischen gelöst werden. Mit einer Software wie der von GoBrightkönnen Mitarbeiter von zu Hause aus über die App einen Schreibtisch buchen und sicher sein, dass sie für den Tag einen Platz im Büro haben. Auf diese Weise verschwenden sie keine Zeit mit der Suche nach einem geeigneten Platz im Büro. Darüber hinaus bietet GoBright interaktive Mapping-Bildschirme, auf denen die Mitarbeiter sehen können, welche Schreibtische verfügbar sind und optional einen Schreibtisch buchen können.

Anpassung braucht Zeit

Das Prinzip des Hot Desking ist die flexible Auswahl des Arbeitsplatzes beim Betreten des Gebäudes. Dies könnte auch der größte Nachteil von Hot Desking sein, wenn es nicht gut durchdacht ist. Dies kann dazu führen, dass man nicht weiß, wo man an diesem Tag arbeiten wird. Während dies für kleinere Organisationen mit nur einem Stockwerk eine geringe Unannehmlichkeit darstellen mag, entstehen die Probleme in größeren Unternehmen. Sie verfügen in der Regel über mehrere Stockwerke oder sogar Gebäude, in denen gearbeitet werden kann, so dass es vorkommen kann, dass ein Mitarbeiter in einem Stockwerk ankommt und feststellt, dass es bereits voll ist. Er muss sich dann erst einmal einen Platz suchen, bevor er mit der Arbeit beginnen kann.

Wenn Sie GoBright Desk Booking nutzen, können Sie Ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen und diese Unsicherheit beseitigen. Unsere Plattform bietet eine interaktive Karte (im Portal und in der App), die den Arbeitsbereich visualisiert und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die von ihnen benötigten Einrichtungen zu buchen. Darüber hinaus können Sie GoBright Mapping Screens auf Ihren Etagen aufstellen. Auf diese Weise sehen Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen, ob und wo Plätze frei sind.

Unterbrechung der Hierarchie

Je nach Ihrer Arbeitskultur können die Mitarbeiter Hot Desking als unerwünschte Störung der etablierten Hierarchie in Ihrem Büro empfinden. Für manche Unternehmen ist die Hierarchie nicht so wichtig. Wenn sie jedoch ein wichtiger Aspekt Ihrer Unternehmenskultur ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Ansatz für Hot Desking an Ihr Büro anzupassen.

Question 4

Was ist Hot Desking?

Accepted Answer

Hot Desking ist eine Form des flexiblen Arbeitens. Die meisten Menschen brauchen nicht jeden Tag denselben Schreibtisch. Infolgedessen bleiben die Schreibtische oft einen Teil des Tages ungenutzt. Mit Hot Desking nutzen Sie einen Schreibtisch nur dann, wenn Sie ihn tatsächlich brauchen. Durch den Einsatz unseres Desk-Sharing-Tools können Sie die Anzahl der Arbeitsplätze reduzieren und eine Vielfalt an Arbeitsplätzen einführen, die sich durch ihre Art auszeichnet. Die Arbeit in einer Hot-Desking-Umgebung kann die Zusammenarbeit und die Kreativität fördern.

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