Fallbeispiel
Die perfekte Kombination: ein innovatives Tischbuchungssystem kombiniert mit der Höhenverstellungstechnik von Steh-Sitz-Tischen
neues Arbeitskonzept
Dass die neuen Tische elektrisch höhenverstellbar sind, versteht sich von selbst. Dass sich der Büromöbelhersteller WINI für Tische mit elektrischen Verstellsystemen von LINAK entschieden hat, hat einen entscheidenden Grund: Mit dem rasanten Wachstum steigt auch der Bedarf an Arbeitsplätzen. Doch es mangelt an Platz. Da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind - vor allem die Vertriebsmitarbeiter sind viel unterwegs und ihre Tische werden oft nicht genutzt - war eine innovative Lösung für Desk-Sharing gefragt. Hier kommt ein drittes Unternehmen ins Spiel: der niederländische Raum- und Schreibtischbuchungsspezialist GoBright.
Mittlerweile arbeiten 650 Mitarbeiter für das Kosmetikunternehmen, dessen bekannteste Marken essence, Catrice und L.O.V. sind. 450 Menschen arbeiten allein in Sulzbach. Im Jahr 2004 zog das Unternehmen an diesen Standort und seitdem kamen immer wieder neue Büroflächen hinzu. Heute ist das Unternehmen an der Grenze des räumlich Machbaren angelangt. Eine gute Lösung für dieses Problem sind neue Arbeitsformen, also die Kombination von mobilem Arbeiten und Arbeiten im Büro. Denkbar ist eine Kombination aus Arbeiten in Co-Working-Spaces, unterwegs, von zu Hause oder auch im Büro. Das Konzept "New Work" soll einerseits das Platzproblem entschärfen, andererseits aber auch junge, potenzielle Mitarbeiter ansprechen, die flexibel arbeiten wollen.
Umsetzung von Meet and Work bei cosnova
Optimale Nutzung von Arbeitsplätzen
Geplant war von Anfang an ein moderner Sitz-Steh-Arbeitsplatz, der zu einem ergonomischen Arbeiten beitragen sollte. "Ergonomisches Arbeiten ist heute in Büros wichtig", sagt Jens Gädeke, Leiter der IT-Abteilung bei cosnova. Bei der Suche nach den richtigen Tischen achteten sowohl das Facility Management als auch die IT-Abteilung nicht nur auf Ergonomie, sondern vor allem auf eine intelligente Lösung für Desk-Sharing. Ein Desk Booking System sollte helfen, die Arbeitsplätze optimal zu nutzen. Das Pilotprojekt startete mit den Abteilungen Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Vertrieb. Es entstanden 100 Sitz-Steh-Arbeitsplätze, verteilt auf zwei Etagen. cosnova atmet die Open-Space-Philosophie, es gibt nur wenige Einzelbüros. Rückzugsmöglichkeiten und kleinere Besprechungsräume sind in den offenen Raum integriert.
Der innovativste Ansatz
Die Raum- und Arbeitsplatzbuchung, die Jens Gädeke vorschwebte, sollte zur Unternehmensgröße von cosnovapassen. Die Anforderungen an das System waren: eine stabile, flexible und zukunftsorientierte Lösung, bei der Hardware und Software aufeinander abgestimmt sind. Bei einer Online-Recherche stießen sie auf den Softwarehersteller GoBright. "Es war das Unternehmen mit dem innovativsten Ansatz für ein modernes Buchungssystem", berichtet IT-Leiter Jens Gädeke.
Die Verbindung zum Büromöbelhersteller WINI kam auf Anraten von GoBright zustande. cosnova entschied sich für das WINEA FLOW Sitz-Steh-Tisch-System von WINI, in das die Motor- und Steuerungskomponenten von LINAK eingebaut sind. GoBright und LINAK arbeiten eng zusammen. Die LINAK-Steuerung bietet eine Schnittstelle, damit das Buchungssystem GoBright mit den elektrischen Hubsäulen kommunizieren kann. Dadurch können die Tische mit dem GoBright Connect, dem Bedienelement, gesteuert werden.
Raum & Arbeitsplatz buchen
Aber wie funktioniert das GoBright Raum- und Arbeitsplatzbuchungssystem genau? Auf einem großen Mapping-Display im Büro sieht man alle verfügbaren und gebuchten Räume und Arbeitsplatz jeder Etage; Reservierungen können sofort auf dem Touch-Display vorgenommen werden. Alternativ können Arbeitsplatz und Räume auch über die mobile App GoBright gebucht werden - über die App können die Arbeitsplatz jederzeit und ortsunabhängig gebucht werden, eine Browserschnittstelle ist ebenfalls verfügbar. Meetingräume können auch über eine Integration in Outlook / Exchange mit verschiedenen Zusatzfunktionen gebucht werden. Erkennt der Bewegungssensor im Besprechungsraum keine Teilnehmer oder bestätigen Sie Ihre Ankunft nicht auf dem Display, wird die Buchung nach kurzer Zeit aus dem System entfernt und der Raum steht für andere Besprechungen zur Verfügung. Das Gleiche gilt für die Arbeitsplätze, hier bestätigen Sie Ihre Ankunft mit einem RFID / NF-Transponder. Der Nutzer kann den Tisch über den Desk Connect bedienen. Dieses Bedienelement ist in der Tischplatte eines jeden Tisches angebracht: Mit dem Connect können Sie die Höhe Ihres Tisches einstellen, an Ihrem Tisch ein- und auschecken und Ihre persönlichen Voreinstellungen vornehmen. Darüber hinaus zeigen die Led-Leuchten des Connect den Status des Tisches an - Grün (verfügbar), Rot (besetzt), Blau (nicht stören) oder Lila (Tisch muss gereinigt werden).
Eine einzigartige Kombination
cosnova ist mit seiner neuen Arbeitsumgebung sehr zufrieden, insbesondere mit der Kombination aus einem ergonomischen, höhenverstellbaren Schreibtisch und einem Buchungssystem. "Es sieht nicht nur gut aus und man kann ergonomisch arbeiten, sondern auch das Problem der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen wurde mit der neuesten Smart Office Technologie gelöst", sagt IT-Leiter Jens Gädeke.
Das Unternehmen
Bei cosnova liebt man Farben. Kein Wunder, denn cosnova, mit Sitz in Sulzbach im Taunus, ist ein Kosmetikhersteller. Die Kosmetikindustrie gehört wohl zu den Branchen, die an Farbvielfalt kaum zu überbieten sind. Was für die Produkte gilt, trifft auch auf die Inneneinrichtung der Büros zu. Die Unternehmensfarben Himbeerrot, Orange und Pink finden sich in kleinen Farbakzenten in den Büros wieder. Hier ein Rollcontainer in Himbeerrot, dort ein Sitzkissen in Orange oder Pink.
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